淺議在企業(yè)內部信息溝通機制的建設對PDCA循環(huán)發(fā)展模式的意義

于海洋

關鍵詞：企業(yè)內部信息溝通機制 PDCA循環(huán)

一、引言

近年來，行業(yè)在推動高質量發(fā)展進程中，以信息化支撐和服務企業(yè)經營管理需要， 深入挖掘卷煙營銷、專賣、物流、政務等各項業(yè)務與“互聯(lián)網+”、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等創(chuàng)新技術深度融合的精益管理體制，有效提升企業(yè)經營網絡化、管理高效化、服務便捷化水平，為企業(yè)高質量發(fā)展提供更好的技術保障。但在推動信息溝通傳遞、落實執(zhí)行、結果反饋方面閉環(huán)效果不佳，工作中存在“上熱中溫下涼”逐級遞減現(xiàn)象。基于此項問題，筆者結合工作實際，以PDCA循環(huán)發(fā)展模式為依托，從管理角度對信息化體系建設進行一些思考。

二、PDCA循環(huán)發(fā)展模式的基本內涵

PDCA循環(huán)是美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明循環(huán)。全面質量管理的思想基礎和方法依據(jù)就是PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)的含義是將質量管理分為四個階段，即計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。在質量管理活動中，要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，然后將成功的納入標準，不成功的留待下一循環(huán)去解決。

三、企業(yè)內部信息溝通機制現(xiàn)狀

一是結果運用與計劃環(huán)節(jié)貼合度不高。現(xiàn)如今階段性工作開展成果匯報，多以文件報告樣式呈現(xiàn)。受員工素質、溝通機制、信息時效性等多方面因素影響，工作開展結果在形成反饋意見過程中，存在1.反饋方式流于形式。針對面廣量大的反饋結果，現(xiàn)有反饋報告形式傳統(tǒng)、套化，缺少具有代表性問題的針對性反饋與深度挖掘;2.反饋內容大而化之。由于傳統(tǒng)觀念影響，工作匯報總結往往成績大于問題，問題短板稍稍帶過，為上層設計帶來難度，難以促進工作水平高效提升。3.反饋人員一知半解。由于缺少對工作階段性的集體討論與研究，反饋人員容易從個人角度出發(fā)，未能深層次了解工作落實真實情況，以至工作亮點找不清、問題短板找不準。以結果為導向的頂層設計效果未能實現(xiàn)最大化。

二是現(xiàn)行信息與往期信息整合度不高。由于部門獨立性，且各業(yè)務部門存在自己的經營任務與目標，往往不愿意讓業(yè)務骨干在資源整合上花費大量時間，在一定程度上導致信息整合不能全面反映業(yè)務需求、活動效率低、決策慢，以至工作推動力不足。加之信息人員結構不穩(wěn)定與崗位調動變化等因素，各部門在信息整合工作中，缺少橫縱兩項間信息流通和共享，各類信息資源零散化、階段性工作信息脫節(jié)、歷史工作成果參考度不高，各類工作信息無法發(fā)揮出參考指導的最佳效果。

三是未能形成整體共享信息機制。基層信息員隊伍網絡不健全，信息人才相對匱乏，各部門缺少信息工作負責人。存在工作信息采集力度不大，效率不高，整合不深，參考度低的問題。以至在考察信息化所支撐的業(yè)務工作中，暴露出業(yè)務條塊間存在斷層、執(zhí)行效率出現(xiàn)瓶頸、工作成果無法精準、快速響應工作需要的信息系統(tǒng)閉塞性缺陷。

四、解決路徑探析

一是端正思想，提高認識。從“講政治、講大局”高度出發(fā)，提高全員對信息報送工作的認識，把做好信息工作傳遞與整合作為顧全大局、守紀律的重要體現(xiàn)，堅決摒棄各種錯誤與模糊認識，在工作開展過程中做到高度重視、認真負責。

二是建立合理化建議機制。從格式、方式、語言方面著手，確定一套企業(yè)內部溝通規(guī)范，避免信息差別。構建制度化、規(guī)范化的企業(yè)內部溝通渠道，使廣大員工與管理者能保持實質性溝通，達到參與管理、下情上達、意見公開的目的。

三是建立部門信息溝通平臺。明確各部門信息專員，成立機關、營銷、專賣三部門的信息協(xié)作小組，明晰專職于信息收集、整理、匯報的工作職責，建立以會議制度與政務信息報送為平臺的溝通渠道，確定以PDCA循環(huán)為指導的工作程序。促進三大機構信息小組在：P計劃環(huán)節(jié)中，對企業(yè)管理溝通活動進行計劃、組織、實施和控制，為各部門和企業(yè)的戰(zhàn)略制定者提供相關的決策資料;D執(zhí)行環(huán)節(jié)中，對計劃方案進行雙向溝通，促進工作計劃目的明晰，執(zhí)行落實到地;C：根據(jù)工作實際，定期或不定期對工作落實情況進行溝通，并對信息溝通的效果進行評估與總結;A：匯總工作成果，羅列成績與不足，并提出進一步改進溝通效果的對策建議，讓管理者掌握到真實的工作進展情況，促進工作更高質量的完成與完善。