淺談對企業(yè)合同檔案管理工作的認識

晏彩霞

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展壯大以及企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營工作中的發(fā)展需要，合同檔案在企業(yè)生產(chǎn)工作和經(jīng)濟活動中的地位越來越重要，它是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，是維護企業(yè)合法權益的最基本依據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

一、企業(yè)合同檔案工作的重要作用

企業(yè)合同檔案是記錄和反映企業(yè)合同的簽訂、履行以及合同變更、轉讓、終止等活動全過程的真實記錄和客觀反映。企業(yè)合同一經(jīng)簽訂，就擁有了法律效力，其條款中明確規(guī)定了雙方所擁有的權利、應盡的義務、應履行的責任及其相互關系，這種關系是建立在法律范疇內(nèi)，為法律所制約的。從合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約責任等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一特殊作用，在市場經(jīng)濟體制下，合同檔案是維護企業(yè)合法權益的最直接、最有效的方法和手段。在公司日常項目執(zhí)行過程中，通過完善合同檔案的簽訂，可以在合同執(zhí)行中明晰責任、規(guī)避風險。在出現(xiàn)糾紛時，合同檔案可提供法律依據(jù)，從而避免或減少企業(yè)的經(jīng)濟損失，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、提高經(jīng)營服務水平起到重要作用。

二、企業(yè)合同檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)合同檔案難以及時歸檔。

1.合同承辦流程周期長。企業(yè)合同分為工程類合同、生產(chǎn)類合同、設備類合同、經(jīng)營類合同以及服務類合同等。不同類合同由不同業(yè)務部門承辦，各業(yè)務人員對業(yè)務熟悉程度不同，所擬定和承辦的合同時間有所不同，而且合同在起草、審核、審批及簽訂時，需要經(jīng)過一系列復雜的環(huán)節(jié)，有些合同甚至要送交到對方單位去簽訂，辦理流程復雜、形成周期長，形成的合同受內(nèi)外因素的影響，容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而不能按期移交歸檔，給檔案部門的收集工作帶來一定困難。

2.合同長期滯留業(yè)務部門。有些合同由于業(yè)務人員對檔案工作重要性認識不足，歸檔意識不強，還有些是業(yè)務人員覺得移交檔案室自己用起來不方便，為了自己工作上利用便利而不愿意移交，而檔案人員又不清楚這些合同是否辦理完畢，甚至不知道業(yè)務部門形成了哪些合同，這些合同長時間滯留在業(yè)務人員手上，有的甚至拖至一年或一年以上不移交，業(yè)務人員一更換，造成了合同檔案中途丟失的現(xiàn)象。

3.檔案人員不熟悉業(yè)務。有些企業(yè)在各部門均設置兼職檔案人員，合同由這些兼職檔案人員負責收集歸檔，而兼職檔案人員都有自己的業(yè)務工作，他們對自己的業(yè)務很上心，而對歸檔工作卻是意識淡薄，總是拖拖拉拉，檔案人員不主動去催交，他們就不會主動來歸檔，致使合同不能按檔案管理規(guī)定的時間移交歸檔。

（二）企業(yè)合同檔案歸檔缺乏規(guī)范性。合同檔案的歸檔包括雙方從合同簽訂到終止整個過程中形成的具有保存價值的全部文字材料，如合同承辦情況、合同過程執(zhí)行情況、合同最終履行情況等等都要歸檔保存。但在實際歸檔工作中，業(yè)務部門往往只將合同的文本或補充協(xié)議送交檔案部門，一些合同會簽文件、合同談判記錄、紀要、相關資質(zhì)文件以及合同變更索賠等相關文件都未歸檔。有些合同不是企業(yè)法人親自簽訂，而是委托代理簽訂的，但法人授權委托書及身份證復印件都未歸檔，一些企業(yè)由于合同承辦人員缺乏合同業(yè)務相關的基礎知識，造成合同內(nèi)容缺乏完整性，合同格式不規(guī)范，合同中出現(xiàn)錯字，錯誤編號等現(xiàn)象，使合同文本不規(guī)范，給合同執(zhí)行過程中帶來不必要的麻煩，影響了合同歸檔的質(zhì)量。

（三）企業(yè)合同檔案得不到重視。一些企業(yè)的領導對檔案工作重視不夠，認為檔案工作不是企業(yè)主要工作，不能給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟效益。因此，檔案人員多配備為兼職人員，這些兼職人員把檔案工作作為輔助工作，對檔案工作投入精力不足，又沒有經(jīng)過合同及檔案專業(yè)知識的培訓，對合同檔案的歸檔要求，歸檔范圍、合同檔案的分類等業(yè)務不熟悉，業(yè)務人員交什么檔案人員收什么，全不全，規(guī)范不規(guī)范均提不出明確要求，同時由于檔案人員不懂合同業(yè)務的相關知識，把與合同有關的文件材料沒有作為合同的一個整體組在一起，既沒有進行系統(tǒng)的、科學的分類，也沒有按照檔案管理要求進行排序、編號，編目等，造成合同檔案在使用過程中查找困難，不能有效提供利用。

三、對企業(yè)合同檔案管理工作的建議

（一）建立規(guī)范的合同管理程序，確保有序歸檔

1.建立合同管理臺帳。企業(yè)合同承辦部門應按照檔案管理的規(guī)定，建立規(guī)范的合同管理臺帳，將每一份合同的名稱、合同編號、簽訂日期、合同金額、付款情況、履行情況以及合同變更、終止、索賠等有關信息逐一記錄在合同臺帳上，并及時做好臺帳內(nèi)容的更新工作。檔案人員根據(jù)臺帳記錄的相關內(nèi)容，一方面清楚業(yè)務部門形成了哪些合同，另一方面根據(jù)臺帳記載的相關信息收集應歸檔的合同文件，既保證合同檔案的齊全完整性，又便于同一合同形成的相關文件組在相同的案卷中。

2.統(tǒng)一合同蓋章工作。合同經(jīng)雙方法定人簽字并加蓋印章后即為完成。因此，抓好合同蓋章工作是收集合同檔案的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)可以規(guī)定各業(yè)務部門所形成的合同全部由企業(yè)文書人員統(tǒng)一蓋章，文書人員在對合同蓋章時將合同名稱和承辦部門進行編號登記，檔案人員把登記蓋章的情況作為跟蹤合同檔案的依據(jù)，收集應歸檔的合同文件，能夠確保企業(yè)合同檔案收集的齊全完整性和準確系統(tǒng)性。

3.定期辦理移交工作。企業(yè)應規(guī)定合同承辦部門自合同簽訂生效后，一個星期內(nèi)將合同文本向檔案部門移交歸檔，對于合同在履行過程中所形成的文件材料，由合同業(yè)務部門隨時收集并保存，于年底前歸檔，檔案人員在接收合同檔案時，要認真檢查合同檔案內(nèi)容是否真實、齊全、完整，應歸檔文件上有關單位或負責人的簽字、蓋章手續(xù)是否齊全，合同文件資料是否與實際合同內(nèi)容相一致。對于不真實、不準確的文件資料一律退回，補充完善后再接收，以確保歸檔合同的質(zhì)量。

（二）健全完善的合同檔案制度，確保歸檔規(guī)范

沒有規(guī)矩，不成方圓。要使合同檔案規(guī)范化和科學化，就要建立完善的合同檔案管理制度，使合同歸檔工作有章可循。因此企業(yè)要根據(jù)自身業(yè)務內(nèi)容所產(chǎn)生的合同種類，制訂《合同檔案歸檔制度》，將合同歸檔職責、歸檔時間、歸檔范圍、移交手續(xù)、借閱利用程序以及檢查考核等內(nèi)容制定在歸檔制度中，并將制度執(zhí)行情況納入有關部門及人員年度考核中。做到各業(yè)務部門及檔案人員分工明確，職責清晰，交接規(guī)范有序，才能保證合同檔案收集齊全，有效歸檔。

參考文獻：

1.企業(yè)合同檔案管理淺析（周卓穎）蘭臺世界2014.

2.淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性（李瑩）公共管理2015.