當前醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的思考

榮玉真

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，如何利用信息技術(shù)進行人事檔案管理成為醫(yī)院衛(wèi)生機構(gòu)的研究重點。分析人事檔案管理工作效率低的原因和人事檔案管理發(fā)展中遇到的問題，提出推進檔案管理信息化建設(shè)的方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案管理；信息化建設(shè)

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事決策的依據(jù)，是醫(yī)療系統(tǒng)人事管理部門的重要組成部分，醫(yī)院的人事檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著密不可分的關(guān)系。新的時期，醫(yī)院人事管理部門必須要深化人事檔案管理的供給側(cè)改革，提高人事管理工作的供給質(zhì)量和效率。

一、當前醫(yī)院進行人事檔案管理信息化建設(shè)的原因

首先，當今社會是信息時代，也是科技時代。利用信息技術(shù)可以提高人們處理數(shù)據(jù)的效率和速度，使人事檔案管理更加科學化，這是醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)進行人事檔案管理信息化建設(shè)的原因。其次，如果人工對人事檔案進行管理，會在管理中受到很多人為因素的影響，例如：員工的情緒、負責程度及工作效率等。這些人為因素給人事檔案管理工作帶來很大的困難。因此，利用現(xiàn)代科學技術(shù)，對人事檔案管理進行信息化建設(shè)是其發(fā)展趨勢之一。最后，對人事檔案管理進行信息化建設(shè)可節(jié)約人工成本，實現(xiàn)集約化管理，提高效率。人事檔案管理借助于網(wǎng)絡(luò)進行管理，增加了信息的安全性，防止人為泄漏個人信息。實現(xiàn)集約化管理，醫(yī)療機構(gòu)可以精減一些管理崗位，減少人力管理成本。此外，對于個人信息的修改來說，人工修改會耗費大量的人力，信息化管理系統(tǒng)具有高效的優(yōu)勢，可以極大提高工作效率。因此，對煩瑣的人事檔案工作進行信息化處理很關(guān)鍵。基于以上原因，醫(yī)療機構(gòu)對人事檔案進行信息化管理十分必要。

二、醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展中遇到的問題

（一）管理人員隊伍建設(shè)落后

醫(yī)院人事檔案管理中存在管理人員工作水平較低、隊伍建設(shè)落后的狀況，這種情況的發(fā)生，主要是因以下三方面的影響。首先，在醫(yī)院人事檔案管理中，由于檔案是跟隨個人的工作而變動的，增加了管理難度。其次，一些醫(yī)療機構(gòu)不重視管理人員的培養(yǎng)工作，在選拔和招聘中，不注重選擇標準，影響了管理人員的整體素質(zhì)。最后，在管理人員中，很多人不是專業(yè)的管理人員，往往身兼數(shù)職，使得工作不能落實，管理工作效果較差。

（二）對檔案管理工作重視程度低

醫(yī)院人事檔案管理效率較差的原因主要是工作人員對管理工作的重視程度較低，主要體現(xiàn)在兩個方面。作為醫(yī)療機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)人員，其主要工作是引領(lǐng)企業(yè)發(fā)展，為機構(gòu)的發(fā)展提供指導(dǎo)，但是許多領(lǐng)導(dǎo)忽視了人事檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)錯誤，使得檔案管理效率較差。對于人事檔案的管理人員來說，缺乏制度規(guī)范，在思想上對檔案管理沒有充分認識，更加降低了檔案管理工作的效率。

（三）人事檔案管理手段落后

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作都依靠互聯(lián)網(wǎng)進行操作，而很多醫(yī)療機構(gòu)沒有組織工作人員進行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，沒有引進先進的管理手段，還是采取以前的紙質(zhì)管理，管理人員需要翻閱大量的文件才可以對個人有全面了解，這就導(dǎo)致工作效率的降低。傳統(tǒng)的手工管理方式也可能會由于人為錯誤操作導(dǎo)致?lián)p壞，使時間較早的人事檔案信息丟失，對醫(yī)療機構(gòu)造成更大的損失。

三、推進檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）合理使用資金，開發(fā)管理平臺

目前，各個企業(yè)為了提高檔案的利用效率，加強對人事檔案的管理，加大了信息化建設(shè)。為了保障建設(shè)，首先要做到合理使用資金，不能過度浪費，要學會合理分配，將資金完全用于建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)和平臺開發(fā)。另外，當前醫(yī)院要招聘一些專業(yè)的技術(shù)維護人員，開發(fā)管理平臺，衛(wèi)生機構(gòu)應(yīng)購買較好的硬件設(shè)備，以支持信息化進程。信息化建設(shè)的實現(xiàn)必須要借助于各種硬件設(shè)備，通過這些設(shè)備搭建管理平臺。因此，醫(yī)院必須要購進先進的設(shè)備，保證設(shè)備的處理效率，滿足工作需求，發(fā)揮管理平臺的實際作用。

（二）建立獨具特色的信息數(shù)據(jù)庫，做到資源共享

每個醫(yī)院都有各自的人事檔案管理部門，他們的管理方式大體相同，但是為了實現(xiàn)信息化管理，必須要開發(fā)有自己特色的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，收集員工的信息，并建立管理平臺。另外，由于醫(yī)院中涉及多個角色之間的關(guān)系和關(guān)聯(lián)，其人事結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在數(shù)據(jù)庫的建立中，要注意個人信息的完善。同時，為了保證檔案信息的正確性，要注意在進行資料修改時，要有依據(jù)的修改，這樣才是有用的信息。現(xiàn)階段各個醫(yī)院不是獨立工作的，有些信息必須要和其他機構(gòu)共享，因此，必須要注意管理平臺的信息共享。

（三）進行身份驗證，加強信息保護力度

在人事檔案管理中，有時會發(fā)生信息泄露問題。如果一旦發(fā)生了信息泄漏問題，不僅會影響個人，甚至會威脅醫(yī)院的發(fā)展。為了加強信息安全性，必須要安排專門的工作人員，加強對數(shù)據(jù)庫的管理，一旦發(fā)現(xiàn)外界威脅，就要及時進行維護和管理，解決相關(guān)問題。可以在檔案管理過程中，設(shè)置一些權(quán)限保護，對訪問者的身份進行確認后，才可以允許相關(guān)管理人員進行訪問。人事檔案信息有時也會發(fā)生變化，需要進行刪除或添加信息，在這個過程中，系統(tǒng)可以只允許管理人員進行操作。在技術(shù)管理員修改的過程中，管理員必須要有較高的覺悟，保證不會泄漏個人信息，對個人信息進行更好的保護。

（四）注重人才培養(yǎng)，提高團隊素質(zhì)

基于現(xiàn)階段醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理工作人員工作水平較低的現(xiàn)狀，為了保證人事檔案管理工作的開展，必須要提高人員素質(zhì)。在人事檔案管理過程中，管理人員要注重學習，提高對檔案管理工作的重視程度，提高個人能力，進而保證整體隊伍素質(zhì)的提高。其次，人事部門要組織學習，給管理人員學習的機會，幫助他們提高個人能力，使其更好地進行人事檔案管理工作。

（作者單位：山東省單縣終興鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院）