機(jī)要文件管理工作的相關(guān)要點(diǎn)

史慧

【摘 ?要】機(jī)要文件管理工作是一項(xiàng)保密性和時(shí)效性很強(qiáng)的工作，在具體管理工作中應(yīng)建立適合實(shí)際工作的管理制度、規(guī)范機(jī)要文件的管理環(huán)節(jié)、加強(qiáng)機(jī)要文件的電子化管理，并注重機(jī)要文件管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，以確保機(jī)要文件的安全保密和管理效率。

【關(guān)鍵詞】機(jī)要文件;管理;要點(diǎn)

機(jī)要文件管理是一項(xiàng)政治性、時(shí)效性和保密性很強(qiáng)的工作，應(yīng)遵循一定的原則，以保證文件的安全性和保密性。機(jī)要文件的管理應(yīng)注重文件管理的質(zhì)量，保證文件的原始憑證性，充分發(fā)揮機(jī)要文件的作用。

1制定適合實(shí)際工作的管理制度

機(jī)要文件主要是發(fā)揮其憑證和參考的作用。制定相應(yīng)的制度，對(duì)于消除文件流失隱患，確保機(jī)要文件的安全保密有著積極的意義，因此應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行有效的保密法和單位保密管理實(shí)施細(xì)則制定有約束性和針對(duì)性的管理制度，制度應(yīng)當(dāng)既便于業(yè)務(wù)工作又保證保密;在日常工作過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況不斷完善制度，制定符合實(shí)際工作的制度。根據(jù)機(jī)要文件的特點(diǎn)，應(yīng)制定以下制度：

（1）機(jī)要文件管理員工作操作規(guī)程。按照機(jī)要文件的特點(diǎn)和類別，制定對(duì)應(yīng)的程序和步驟，機(jī)要管理人員在日常工作時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按操作規(guī)程辦理業(yè)務(wù)。

（2）機(jī)要文件登記制度。詳細(xì)記載與文件相關(guān)的信息，記錄文件傳遞的每一個(gè)環(huán)節(jié)，掌握機(jī)要文件的走向，做到有據(jù)可查。

（3）建立常態(tài)化自查制度。每日清點(diǎn)當(dāng)日接收、發(fā)放機(jī)要文件的情況，核實(shí)持有文件是否與登記的臺(tái)賬對(duì)應(yīng)，做到日事日畢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保機(jī)要文件的保密安全。

（4）制定督促檢查的制度。保密部門定期對(duì)機(jī)要文件的流轉(zhuǎn)管理情況進(jìn)行檢查，對(duì)不足之處提出整改措施，確保機(jī)要文件的安全。

2規(guī)范機(jī)要文件的管理環(huán)節(jié)

機(jī)要文件管理的工作環(huán)節(jié)主要有清點(diǎn)、簽收、登記、發(fā)放、清退、借閱、存檔和銷毀等環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)都環(huán)環(huán)相扣，相互聯(lián)系，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能導(dǎo)致泄密事件的發(fā)生。因此，在每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中，都應(yīng)嚴(yán)格遵守機(jī)要文件管理制度。各環(huán)節(jié)具體操作要求如下：

（1）清點(diǎn)及簽收。在簽收機(jī)要通信局投遞來(lái)的機(jī)要件時(shí)應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)件數(shù)，檢查機(jī)要件封口是否完好，有無(wú)破損、啟封、拆取內(nèi)裝文件的痕跡，清點(diǎn)無(wú)誤應(yīng)簽署姓名和日期。

（2）登記。收到機(jī)要文件登記時(shí)應(yīng)將文件的來(lái)文單位、簽收日期、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)、密級(jí)和保密期限等全部要素逐項(xiàng)登記齊全，為便于管理，涉密文件與非密文件應(yīng)分開登記。

（3）發(fā)放。發(fā)放機(jī)要文件要及時(shí)準(zhǔn)確，發(fā)放時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件內(nèi)容，按部門職能分發(fā)，注意文件中提到的要求報(bào)送截止時(shí)間或者開會(huì)時(shí)間等時(shí)效性要求，發(fā)放文件時(shí)做好提醒，涉密文件應(yīng)當(dāng)注意文件的知悉范圍。

（4）清退和借閱。為保證機(jī)要文件的安全性，應(yīng)當(dāng)定期清點(diǎn)、催退文件，可以列出清單催退，文件歸還后再次使用應(yīng)當(dāng)辦理借閱手續(xù)，機(jī)要人員應(yīng)把好借閱關(guān)，做好登記。

（5）存檔和銷毀。清退和使用完畢的文件應(yīng)分類、立卷和歸檔，作為檔案資料以后利用，無(wú)存檔價(jià)值的按保密要求審批后銷毀。

3加強(qiáng)機(jī)要文件的電子化管理

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息化的迅速發(fā)展，高效便捷的辦公自動(dòng)化手段已經(jīng)普遍應(yīng)用，機(jī)要文件管理也應(yīng)從單一的紙質(zhì)管理，逐漸向電子化管理轉(zhuǎn)變。電子化管理可以提高工作效率，節(jié)約時(shí)間成本，對(duì)于機(jī)要文件的現(xiàn)代化管理有著重要的意義。

（1）機(jī)要文件電子化的趨勢(shì)。首先，機(jī)要文件的載體種類日趨多樣化，如光盤、U盤、移動(dòng)硬盤、存儲(chǔ)卡等具有存儲(chǔ)功能的大容量介質(zhì)在日常工作中應(yīng)用非常普遍。其次，文件流轉(zhuǎn)形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)傳遞。

（2）電子化機(jī)要文件的保密管理。機(jī)要文件的電子化為工作帶來(lái)方便的同時(shí)，也增加了機(jī)要文件的泄密隱患。要做好機(jī)要文件電子化的保密管理工作，加強(qiáng)保密意識(shí)、提高思想覺悟。要將保密工作落實(shí)到以下具體工作中：1.應(yīng)當(dāng)配備保密措施可靠的軟件及相應(yīng)的硬件，處理電子機(jī)要文件的辦公計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝正版軟件，及時(shí)更新殺毒軟件和防火墻;處理機(jī)要文件的計(jì)算機(jī)應(yīng)當(dāng)設(shè)置符合要求的密碼，應(yīng)設(shè)有專門的身份認(rèn)證系統(tǒng)。2.控制機(jī)要文件傳遞的安全性和電子文件的使用權(quán)限，在需要向外單位傳遞和接收電子機(jī)要文件時(shí)應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查和保密檢查，確保機(jī)要文件的保密性。

4機(jī)要管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（1）選拔機(jī)要人員。機(jī)要文件管理的崗位應(yīng)當(dāng)安排責(zé)任心強(qiáng)和熱愛機(jī)要工作的人員，管理機(jī)要文件的人員需要細(xì)心縝密、任勞任怨的工作精神。

（2）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，勝任本職工作。機(jī)要文件管理員應(yīng)通過(guò)多渠道多形式的學(xué)習(xí)，提高自身文化素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)，樹立正確的價(jià)值觀和責(zé)任感，將工作態(tài)度和能力與機(jī)要文件管理緊密相連;牢記工作職責(zé)和肩負(fù)的使命，加強(qiáng)文件管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，做到懂制度、業(yè)務(wù)精。

（3）通過(guò)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。單位應(yīng)積極尋找培訓(xùn)機(jī)會(huì)，對(duì)機(jī)要人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高機(jī)要人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)其職責(zé)意識(shí)。

（4）注重保密意識(shí)的增強(qiáng)。對(duì)機(jī)要管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)保密培訓(xùn)和教育，通過(guò)舉辦專題講座、案例講解、觀看警示教育片、印發(fā)宣傳材料，經(jīng)常開展多種形式的宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)機(jī)要人員的保密意識(shí)，在工作中隨時(shí)繃緊保密之弦，建立強(qiáng)烈的責(zé)任感。

（5）提高機(jī)要管理人員的工作積極性。在工作中給予適當(dāng)精神獎(jiǎng)勵(lì)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)機(jī)要人員的積極性、創(chuàng)造性和主觀能動(dòng)性，讓機(jī)要管理人員更加熱愛機(jī)要本職工作。

5管理人員具備的意識(shí)

5.1服務(wù)意識(shí)

被動(dòng)服務(wù)歷來(lái)是機(jī)要秘書工作的表現(xiàn)形式。作為高校的機(jī)要秘書，必須變被動(dòng)為主動(dòng)，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不分份內(nèi)份外，只要能做到的，盡自己的最大努力做好點(diǎn)滴事，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為全校師生服務(wù)。

5.2奉獻(xiàn)意識(shí)

機(jī)要工作責(zé)任大，精神壓力大，任務(wù)繁瑣，與其他工作相比，它是一個(gè)“重要的工作，冷門的崗位”。但作為機(jī)要秘書，在公與私、苦與樂(lè)、得與失等各種落差面前，要守得住寂寞、擋得住誘惑，踏踏實(shí)實(shí)地做好機(jī)要工作。

6加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密措施是實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理現(xiàn)代化的保障

嚴(yán)格機(jī)要文件的現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理和檢索，是機(jī)要文件現(xiàn)代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理和檢索，可大大地提高工作效率，為日常工作提供便利條件。為此，我們必須認(rèn)清形勢(shì)，加強(qiáng)和改進(jìn)高校機(jī)要工作，這對(duì)于保持高校穩(wěn)定，鞏固和發(fā)展高校的大好形勢(shì)，保證高校各項(xiàng)工作順利開展，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。

結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，特別是高校和外界科技交流與合作渠道的日益增多，給高校機(jī)要工作帶來(lái)了許多新情況、新問(wèn)題。為此，我們必須認(rèn)清形勢(shì)，加強(qiáng)和改進(jìn)高校機(jī)要工作，這對(duì)于保持高校穩(wěn)定，鞏固和發(fā)展高校的大好形勢(shì)，保證高校各項(xiàng)工作順利開展，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)山西省電力公司陽(yáng)泉供電公司）