論高校檔案管理工作的創新方略

秦璇

摘要：高校檔案管理是大學的重要管理內容。我國的高校數量多、發展快，但是在檔案管理方面還是存在許多問題，檔案管理的發展相對比較滯后。為了幫助高校開展檔案管理的創新發展，本文重點研究了高校檔案管理的創新策略，希望能夠有所幫助和推動。

關鍵詞：高校檔案管理;創新方略;管理制度;人才隊伍

1、前言

隨著對檔案的越來越重視以及高校的改革創新發展，高校檔案管理工作在新時代有了新要求。在高校檔案管理工作中，學校的實際情況在不斷變化，新的檔案管理理念、技術也在不斷出現，高校檔案管理的創新發展是必由之路。

2、高校檔案管理創新的含義及意義

2.1高校檔案管理創新的含義

高校檔案管理的創新發展主要從三個層面進行，一是創新高校檔案管理理念，高校檔案管理以服務為主，連接學校、學生與社會;二是高校檔案管理形式要進行創新，逐漸脫離原有的手工管理方式，逐漸走向信息化管理;三是高校檔案管理內容的創新，不僅僅拘泥于紙質檔案的管理，需要綜合管理學生的各項信息等各種檔案資源[1] 。

2.2高校檔案管理創新的意義

高校檔案管理創新發展是高校創新發展的一個重要組成部分，是高校在新時代發展的重要推進力之一，為高校及學生的發展提供檔案資源支撐。通過高校檔案管理的創新發展，能夠有效的提高高校檔案管理的質量與效率，提升高校檔案管理的服務質量，促進高校教育的發展，促進高校學生檔案資源的安全保證，為學生的發展提供一個安全、高校的檔案資源環境。

3、高校檔案管理中存在的問題

中國高校檔案管理工作一直是高校管理中不太受重視的工作環節。高校檔案管理存在落后的管理思想，片面的管理制度和缺乏管理人才等問題。

3.1高校檔案管理理念相對落后

檔案管理長久以來在高校的管理工作中么有得到足夠的重視，學校的管理人員一般將主要的精力投放在其他領域，對于檔案的態度也是用時才會重視，缺少對檔案功能的主動研究與拓展。由于管理上的意識薄弱，高校檔案管理長期處于傳統的管理模式，高校檔案的管理創新自然處于落后發展的位置，滯后于高校的整體發展。

3.2高校檔案管理制度不完善

目前，高校檔案管理系統大多仍舊采用傳統的管理方式，檔案管理制度已經逐漸固化，缺少靈活應變，檔案管理制度存在許多局限性。高校檔案管理的機構設置一般比較簡單，檔案管理隊伍薄弱，管理意識與管理積極性都不高，檔案管理工作常常有形無實，難以發揮高校檔案管理的作用[2] 。

3.3缺乏管理人才

檔案管理工作是一項具備專業性和復雜性的工作，但是在高校檔案管理的過程中，一般缺少足夠優秀的人才來進行管理工作。高校檔案管理工作的地位不高，管理工作與個人的績效福利難以掛鉤，使得檔案管理發展性較低，難以吸引優質人才進入，進而形成死循環，高校檔案管理人才越來越匱乏。

4、高校檔案管理的創新戰略

在新時代背景下，通過創新的檔案管理理念，建立科學的發展觀，建立服務型管理組織，提高檔案管理的有效性，改革和創新高校檔案管理：加強人才培養，建立信息檔案系統等。

4.1創新檔案管理理念，加強重要性認識

高校檔案管理的創新發展必須首先從思想上進行轉變，以思想的改變推進行動與實踐的進步。首先，是高校的管理人員必須進行檔案管理思想的轉變，逐漸認清檔案管理對于學校和學生的重要性，注重檔案的日常管理，加大檔案管理的投入，主動探索檔案管理發展新方向，推進檔案管理工作新模式;其次，要逐步改變檔案管理人員的觀念，加強認識，檔案管理工作要結合學校的發展以及學校師生的發展，同時也要兼顧社會效益，不斷改進工作方式，提升檔案服務水平;最后，是要改變學生的思想，重視自己的檔案，有興趣的也可以進行檔案專業的學習，成為高校檔案管理的后備人才。

4.2建立面向服務的管理組織，提高檔案管理的有效性

高校檔案管理的創新發展，離不開組織機構的創新發展。高校的相關管理人員需要結合學校與社會的檔案需求，進行檔案管理機構的創新，逐漸轉變為以服務為主的服務型檔案管理機構。高校檔案管理不能墨守成規，要改變以往的管理模式，以現階段的高校檔案管理的實際需求為導向進行創新發展。高校檔案資源作為社會資源的一部分，需要發揮其效能，不能簡單的堆放在檔案室，靈活運用檔案資源，為學校的創新發展提供檔案信息支撐，為學生的研究活動提供檔案資源服務。高校檔案管理機構的設置應該也進行相應的改變，機構的設置更加靈活和豐富，為學校的校園文化建設提供支持，利用豐富的檔案資源充實校園資源，促進校園資源的多元化，營造靈活開放與欣欣向榮的高校檔案環境。在校園的檔案資源管理工作中，其管理不再局限于學生檔案、學習資源等，校園優秀師生事跡、校園重大活動等相關資源也可以作為校園檔案管理的重要管理內容，通過收集整理以及宣傳普及來增強高校檔案資源的服務功能[3] 。進一步理順檔案管理部門與專業檔案工作部門的關系，建立以檔案管理部門為主體，主管部門的高校檔案資源建設監督制度，改變檔案資源的分散管理狀況。文件管理是對文件進行集中統一管理，以最大限度地分配文件資源。建立規章制度，規范管理，加強制度建設，制定和公布專業檔案管理制度，明確檔案部門和主管部門在專業檔案的形成，明確流通和管理方面的關系和責任。建立新的檔案流通機制，確保各種專業檔案的完整性和標準化。檔案管理模式的改革必須堅持以人為本的核心理念，最大限度地滿足全社會用戶和學校的需求，真正發揮檔案自身價值的特殊作用。

4.3加強人才隊伍建設，建立信息檔案系統

大學檔案管理人員需要先進的管理理念和扎實的管理技術，以更好地適應大學檔案管理。首先，高校檔案管理人才培養應該放在檔案管理的首位，逐步建立高素質的高校檔案管理人才隊伍;其次，高校還可以引進一批具有先進管理理念和先進技術的優秀人才，將先進的管理理念融入高校檔案管理中;最后，需要改進高校檔案管理隊伍的薪酬福利制度，薪酬福利與管理績效掛鉤，獎懲分明，使大學檔案管理人員能夠積極學習，積極創新，積極服務。建立政治實力雄厚，業務實力雄厚、作風正確、務實務實、紀律嚴明的專業隊伍[4] 。為了適應新形勢，檔案管理員必須改進他們的計算機網絡，學習用計算機處理檔案信息，并能夠從計算機數據庫中記錄和檢索文檔信息。同時，鼓勵圖書館員利用工作時間參加各種繼續教育課程，如計算機課程培訓和存檔。檔案工作必須積極融入高校檔案信息網絡建設，目前，高校廣泛使用計算機等通信設備和現代辦公設備進行文件管理。實現更快、更準確地收集、處理、傳輸和存儲檔案信息。實現文件管理的現代化和自動化。這一變化也反映了人力資源創新在實際工作中的重要性。這種創新行為不僅使檔案工作者擺脫了無聊的手工管理方式，而且極大地提高了人力資源的利用率。它還逐步實現了檔案信息資源的共享，體現了檔案信息價值的最大化。

5、結束語

通過高校檔案管理理念的創新，改革和創新高校檔案管理，加強人才培養，建立信息檔案系統，告別高校檔案管理中存在的問題。有必要將檔案的收集和分類與不斷創新相結合，以提高整體管理能力。有必要主動提供服務，以便充分反映文件的價值，并提高文件管理水平。

參考文獻：

[1] 張彧馨.淺談高校檔案管理[J].教育，2016：103.

[2] 成珊珊.論高校檔案管理工作的創新方略[J].科學與財富，2017（16）：156-156.

[3] 楊建梅.高校檔案管理工作的服務創新[J].呂梁教育學院學報，2018，v.35;No.103（01）：96-97.

[4] 李陽.高校檔案管理工作創新芻議[J].科教導刊-電子版（中旬），2017（8）

（作者單位：漢中職業技術學院）