軍改以來聲像檔案收集工作存在的問題及對策

王樂天 孫國峰 李曉鋒

聲像檔案是館藏檔案的重要組成部分，但由于聲像資料產生、流轉與載體的特殊性，其收集、鑒定、整理和利用一直是檔案資源體系建設的薄弱環節。隨著我軍規模結構和力量編成改革的展開，原有立檔單位撤并降改，大量聲像資料并未向檔案館移交，很多聲像資料因其分布散、載體類型雜、缺乏系統性，造成內容無法考證、資料隨意處置甚至是銷毀。因此，加強對聲像資料的收集、鑒定和整理便成為檔案部門一項緊迫的課題。

一、改革期間聲像檔案收集工作存在的問題

一是收集不及時。根據軍隊改革期間檔案移交管理有關要求，移交檔案資料范圍包括照片檔案、錄音檔案、錄像檔案，且檔案數據必須確保真實完整、安全可用。實際收集中，由于聲像檔案產生時機與內容的不確定性、歸檔方式與歸檔范圍無明確規范，往往不能及時歸檔，進而產生文件資料流失、丟失、隨意銷毀、相關信息不完整等問題。

二是方式較被動。由于檔案部門收集的聲像檔案數量較少，很少開展服務利用，造成了檔案工作人員對什么樣的聲像資料應該歸檔不清楚，可操作性不強。另外，由于檔案工作人員接觸面窄，與形成聲像檔案的單位或部門聯絡少，收集工作往往是被動的，無從下手，不能及時組織收集。

三是權屬不明晰。《檔案法》第十條規定“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交。集中管理。任何個人不得據為己有”。在實際收集工作中，特別是征集照片檔案時，很多拍攝者認為照片是由其創作的，版權應歸其所有，還存在拍攝者據此不向檔案部門移交應歸檔保存的照片檔案的情況。

四是缺乏檔案意識。對于公文，人們能夠意識到有價值的應該歸檔，而對于聲像資料，無論是檔案工作者還是文件產生者都缺乏足夠的認識，往往認為聲像資料不是檔案，無需歸檔。此外，由于聲像資料大多能反映部隊活動的一個過程甚至全貌，涉密程度較深，在歷次保密安全檢查清理中，還存在隨意銷毀問題，導致聲像檔案資料流失多，積累少。

二、加強聲像檔案收集工作的對策辦法

一是提高思想認識。要切實提高部隊官兵，特別是領導機關、檔案部門和檔案工作者對聲像檔案收集工作認識，通過宣傳教育，使得官兵能夠認識到什么樣的資料是檔案，同時加強相關法律法規和標準建設，確保通過法律手段實現包括聲像資料在內的各類文件歸檔。

二是明確收集范圍。聲像檔案的收集，應以反映本單位基本情況、主要職能、重大活動和歷史面貌為側重點，確保對國防和軍隊建設、本單位工作、歷史研究具有保存和利用價值的聲像資料納入歸檔范圍。檔案部門應掌握本單位重大活動的起止時間，在活動開始前提出聲像資料、電子文件、紙質文件的歸檔范圍與著錄方法，在活動進行中實施檢查，在活動完畢后著手收集整理鑒定歸檔。在收集過程中，應著重從以下兩方面入手：

1、加強對重大活動中產生的聲像資料收集。在戰役演習、搶險救災、維穩維和、軍事訓練、會議集訓、業務活動、科學研究、視察檢查、軍地協作等活動中產生的具有保存價值的聲像資料應予歸檔。

2、加強對具有憑證查考作用的聲像資料收集。本單位在各項工作活動中形成的和承辦上級、同級、下級、地方單位的具有查考價值的聲像資料均應歸檔;本單位形成的在維護國家、軍隊和個人權益等方面具有憑證價值的聲像資料均應歸檔;個人在履行職務活動中形成的對國家、軍隊、本單位具有查考和保存價值的文件材料均應歸檔。

三是創新收集方法。傳統的檔案收集受到檔案實體占用空間較大的制約，一般強調進行鑒定，而數字聲像資料及附屬電子文件存儲載體的占用空間與其數量對比可忽略不計，這也就為大量保存這類資料提供了便利。

收集時，應確保與聲像資料相關的電子文件、紙質文件等材料一并收集，應確保收集的數字文件的可讀性。具體收集方法為：

1、日常工作經常收集

在日常工作中，需要利用數碼相機、數碼攝像機、錄音筆對一些場景進行拍照、攝影，對一些對話需要錄音。這些數字文件隨后會保存到計算機中。為避免這些文件被隨意處置，特別是刪除，保密檔案室工作人員應該結合保密工作對這些文件經常性收集，同時在收集時可督促文件產生者將數字文件的內容、時間、涉及人物等信息一并提交。經常性收集工作可結合個單位的辦公自動化系統、集中文印系統、集中管控系統，從系統中自動收集。

2、階段活動定時定向集中收集

演習集訓、會議、視察檢查、維和等活動具有明確階段特點的活動，應該在活動開始前由檔案工作人員制定收集的具體內容、著錄的具體信息、移交的具體時間。一般在活動結束后一個月內由活動組織者移交給本單位檔案室。

四是完善相關制度。應明確檔案工作人員利用工作時間、使用單位設備、完成單位賦予任務時產生的照片、錄音、錄像等各類資料的版權歸屬問題，明確規定包括聲像資料在內的各類文件歸檔范圍與時間，在適當時間由文件產生、辦理的單位和個人移交至檔案部門或者檔案工作人員，由檔案工作人員鑒定歸檔，使聲像檔案收集有據可依、有法可依。

三、聲像檔案收集工作的延伸

隨著計算機技術的成熟，以數字形式記錄聲像信息逐漸普及，數字聲像資料遠多于傳統載體的聲像檔案資料。對于數字聲像資料，可以將傳統的先鑒定后收集的模式改為現收集后鑒定，避免了檔案的流失。收集后結合利用案例，通過人工智能技術進行輔助鑒定，可以節省大量人力、增加鑒定的客觀性和準確性。

一是以智能化提高整理鑒定效率。傳統的聲像資料在整理之前一般要進行鑒定，這些鑒定大多是由檔案工作人員獨立完成，缺乏與文件產生人員的溝通。另外，聲像檔案實體需要占用大量的保管空間，為節約存儲空間，需要耗費大量人力物力對聲像資料進行鑒定，由于鑒定者能力水平參差不齊、對事件的理解角度不同、對鑒定內容的專業知識掌握不足，鑒定結果也不盡如人意。隨著館藏量的增加、應用案例的增多，數字聲像檔案載體存儲體積小，以及對視頻、音頻、圖片人工智能分析技術成熟等特點，使鑒定工作逐漸弱化，未來將引入計算機自動化鑒定，以取代主觀性強、不科學的人工鑒定。對數字聲像檔案和其相關電子文件進行整理時，實行計算機自動分類和多角度分類，同時，引入數字文件元數據概念，通過全文檢索、圖像文字識別、圖像內容檢索、音頻視頻文字內容識別、音頻視頻內容檢索等技術的運用，提高查詢和鑒定效率。

二是以利用促進整理鑒定。對于模擬信號類聲像檔案，可沿用傳統編目方法，但不再進行分類，而是著錄了檔號、題名、日期、時間、地點、人物、責任者、數量等信息，利用多角度查詢軟件實現目錄級檢索。積極開展圖像音頻識別、圖像視頻內容檢索等研究工作，并結合人工智能分析技術，實現更深層次的檢索與內容分析。

三是以培養專業人員推動整理鑒定人才隊伍建設。軍隊從事聲像檔案領域人才數量少，知識結構還需要不斷優，不能滿足軍隊發展的需要。立足軍隊聲像檔案事業發展的現實，需重新調整聲像檔案人才培養方向，強化專業人員的綜合能力，推動整理鑒定人才隊伍建設。