信息時代下檔案管理工作路徑的探討

朱昶敏

摘要：現代網絡的普及化、信息化，以及新興媒體的出現，不僅給人們日常的工作、生活帶來了便捷，同時也推動了各行各業的發展。就檔案管理而言，網絡信息化帶來了顛覆式的升級改造，主要體現在新理念、新信息、新技術等方面，更不用說工作方式的巨大改變。本文旨在通過論述網絡信息時代對檔案管理工作帶來的影響和作用，厘清檔案管理在時代變化中面對的難題，并提出相應的解決方案和路徑。

關鍵詞：信息化時代;制度;網絡化;創新;共享

信息網絡的普及，推動了社會日新月異的變化。在此背景下，作為一個檔案工作者，最大的困惑，就是如何將檔案工作與信息網絡結合起來，利用信息網絡的特點，對檔案管理工作進行升級改造，使檔案工作與時俱進，更高效、便捷地服務于大眾，充分實現檔案工作的價值。基于此，筆者認為，在信息化時代，只有不斷優化檔案管理工作，強化信息化建設，并充分利用網絡下載的APP實用工具，以及新媒體的優勢，才是一個優秀檔案工作者走出自我，創新未來最好的路徑和出路。

一、檔案管理工作在信息時代所呈現的內容及特點

（一）檔案管理工作在信息時代所呈現的內容

就過去而言，檔案管理工作是一種傳統的、流程式的作業，將紙質文件進行整理存儲，以便查找和分析參考。傳統的檔案管理方式存在很多不足之處，如文件檔案存儲需要較大的空間，有些材料受時間、空間、體積等的影響，可能不被收錄，可能在收藏過程中遺失，后期查找檢索也麻煩和費時。在信息化時代，檔案管理工作則發生了顛覆式的變化，基礎就是實現了數字化管理，所有的音像資料、文史文獻、證書、圖像等，都可以轉換成數字化信息，存儲無需專門的空間位置，可以同時生成多個備份無須擔心丟失，隨處可連接、自動檢索查詢，給工作和生活帶來了極大的便利。

（二）檔案管理工作在信息時代下的主要特點

1.現代網絡的普及，許多單位的檔案管理工作也實現了信息化管理，已無需紙質文件，實現了無紙化辦公，這樣不僅減少了空間、費用，而且還優化了管理的方式，節省了傳遞的時間。信息的即時共享，讓管理變得更輕松，檢索更便捷。

2.在信息化時代，檔案管理工作變得便捷，但值得檔案主管注意的是，單位的情況與國家檔案管理要求要相匹配。對相應的法律法規、條文、政策等等，檔案工作人員不要遵循基本的要求，并根據本單位的實際情況進行完善，做到有章可循，有據可查，絕不能超越國家檔案制度這根底線。

3.在信息時代，檔案管理工作已變得輕松、快捷，但是檔案工作人員要善于挖掘信息化的優勢，總結工作過程中的創新點，不斷對檔案工作進行梳理、優化，掌控其檔案管理的數字化、網絡化特點，讓檔案工作不斷提升其準確性和高效性。

以上檔案管理工作的三個主要特點，說明了在網絡信息化時代雖存在一定的弊端，但利大于弊。作為一名優秀的檔案工作者，只有順應社會的發展，不斷創新，勇于開拓，積極探討，才能更好的促進和管理好檔案的工作，才能更好的順應時局的變化。

二、檔案管理工作在信息網絡時代下的改進措施

（一）完善檔案管理制度建設是關鍵所在

網絡時代理，雖然讓信息資源得以共享，大大提升了社會的進步，經濟的發展，但是社會是一個體系，沒有游戲規則，容易亂分寸。有一句說得好，沒有規矩不成方圓。檔案工作也是如此，我們只有對其管理工作進行科學的規劃、創新的管理，特別是更好的融入現代化檔案管理制度，在流程化管理上以制度進行約束，對相關的工作的每一個節點進行把控，才能更好的讓檔案管理在現代化信息時代健康有序的發展。

具體展開來講，就是對基檔案所保存時間、方式方法，以及按相關制度公開的條款、程度都要對其進行的界定，讓檔案管理工作能夠有章可循，出現問題時可及時查詢相關出亂的環節。當然，所在單位還是要根據自身的實際情況，在不超越國家檔案管理底線的大背景之下，可對相應的制度進行明細的補充，讓檔案管理更加的規范，更加的順暢有序。

從某一方面來講，制度是需要進行規范的，好的檔案工作是需要好的規范來管理的。在工作實際只，一個優秀的檔案工作者，只有把檔案工作進行規范化、標準化的管理，才能更好的實現檔案的保管最大化，價值最大化，檢索利用最大化。

對此，以個人多年檔案工作而言，需要嚴格把握檔案文件的立卷、歸檔、存儲的時效性，同時要明確完成對檔案的電子檔的入存、備份，并進行合理的、分門別類的歸檔工作。在工作中，我們要特別注意區分相似、相近文化的歸檔，嚴格對標題、代碼的每一個數字進行標識，不不該歸檔的絕不不混入，應歸檔的一個也不留失。如此，在進行檔案管理中，即提高了檔案的利用價值，又使立卷歸檔美觀、保存完整無缺，又不雜亂無章。

（二）完善體制的做好檔案的重心

在當今社會，信息化時代下的各行各業的高速發展令人難以想象，有時別看一條小小的流通微信、短信或微博等等新聞，傳播之快，傳播人數之廣，是以往人們想都不敢想象的。所以，一個單位的能力是有限的，這就需要不同的單位積極配合，比如開設大型的公共檔案管理中心，檔案網絡共享中心等等，實現信息互通有無，分工合作，這樣做的好處就大大拓展了檔案管理的空間范圍。

那怎么才能更好的解決這個體制的問題呢？個人認為，這需要政府，所在單位能在一定的程度之上對信息自動化系統進行統一的規范化管理，比如建立集中化的信息系統，公共信息化管理平臺，由政府或相關單位進行管理，這樣，不僅對檔案管理人員的技術提升邁向現代化管理有一定的作用，而且還對軟、硬件的選擇進行了相應的規范化管理，促進檔案管理工作體系的進一步完善，讓檔案管理工作者積極轉變傳統的理念，在新時代發展中超越自我，勝任自身工作。

（三）檔案信息數據庫建設是創新檔案工作的難點

目前，我國現階段很多企事業單位在文件處理轉向數字化、網絡化階段還處在過渡中，需要一個過程。若想信息化時代下，檔案管理工作大邁步向前，首沖其沖就要建立一個檔案信息數據資源庫。

我們知道，數字化只是簡單的阿拉伯數字的組合體，像1和2這兩個數字組成的，用不連續的數位表示的二進制代碼。但是信息化時代下的檔案管理則與這個有了本質上區別，信息化時代的檔案管理工作，我們可以簡單地稱之為“信息化檔案管理工作”。這個工作對于數據庫系統建設來說，它可理解是檔案信息管理的核心。雖然建立數據庫有點理論化，且在一定程度上不僅需要費用支持，在時間上則更是需要一個長期的過程，我們應該秉著從原始到低級再到高級過程的轉變。

與此同時，我們在對數據庫建設的過程中，務必把其檔案管理工作與網絡化計算機管理相嫁接，并對其進行相應的管理，二者有機結合，相互協調，相互促進，并把綜合數據及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣，檔案管理才能進一步地形成網絡開發式，以及分布式的數據庫，使信息化檔案管理工作不斷地得以升華。

（四）檔案工作員素質的提升是加強檔案管理工作的核心

現在，一些單位管理檔案工作的人員其素質參差不齊，整體水平不是很高。特別是有的單位的檔案管理人員未受過專業性的培訓，技術水平很差，對檔案的收集、歸檔，整理等僅限于流程式的管理，沒有任何創新。更有甚者，有的單位其檔案工作人員還是兼職檔案管理工作，平時沒有時間來顧及檔案創新的管理，對數字化、網絡化管理沒有接觸，這樣，所在單位的檔案工作就處于半癱瘓狀態，只是上級來檢查才走一下過場。

其實，檔案管理是一門非常專業的管理，個人認為，當下就是要對檔案工作人員進行系統的培訓，惟增強檔案工作人員分析問題和駕馭知識的能力，培養更多的復合型管理人才，以滿足檔案管理工作的要求。而對于所在單位，也要有相應的激勵措施，譬如人文管理、KPI獎勵機制、保密機制等，這樣做的好處可以使檔案管理工作進步和社會、企事業前段時間發展需要有與之相適應的管理隊伍，使檔案管理工作更好的滿足國家規定的要求，并與所在的企業相匹配，借此保證檔案工作的過程中不會出現紕漏。

三、結語

總結本文，我們就可以簡潔地總結出以下三點：1、信息化時代下檔案管理工作不能是單一的、機械式的管理，更多的要融入信息化、共享化;2、若想提升檔案管理工作，所在單位要結合自身的特點，按照國家檔案管理的底線要求，科學規劃、科學管理是關鍵;3、檔案人員的素質是做好檔案管理工作的最核心的一環，什么事都離不開人，離開了人談管理都會失去意義。作為一名優秀的檔案工作者，只有自身提高其職業道德的培養，強化專業化水平和技能，將完善的獎懲制度納入檔案管理之中，激發檔案工作者的熱情，才能更好的為有效發揮檔案信息的重要作用提供保障。

參考文獻：

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