行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策

周媛媛

摘要：在行政單位的管理工作中，會計檔案發揮著極為重要的作用，是表現行政事業單位經濟業務能力的原始材料，同時也是最具保存價值的圖文資料。在當前這個科技化的環境中，各個單位都在對數字化的管理模式進行應用，不僅提升了會計檔案的管理質量，同時也降低了相關管理人員的工作壓力，但是在實際的調查中發現，事業單位會計檔案管理工作中還存著一些不容忽視的問題，相關工作人員應該結合實際情況，提出一些相應的改革措施。

關鍵詞：行政事業單位;會計檔案管理;問題;解決措施

引言

近年來，在社會主義市場經濟的迅猛發展下，我國行政事業單位的公益性質發揮得淋漓盡致，會計檔案管理作為記錄經濟活動，規范行政事業單位發展，規避違法亂紀行為的重要載體，強化管理在新形勢下具有重要意義。鑒于此，文章著重分析研究了當前行政事業單位下會計檔案管理存在的問題，并對其提出了幾點有效的解決策略，旨在為促進會計行業的良性發展獻力。

1行政事業單位會計檔案管理中存在的主要問題

1.1管理上不夠細致

對于行政事業單位會計檔案管理工作，其管理內容不夠細致的問題，主要體現在以下幾點：一是對于會計憑證，相關人員未能及時裝訂，而是將其隨意放置在辦公桌上，或者是存放在一個紙盒內，缺乏規范性;二是一些活頁賬簿缺乏封面，并且也未能按照規定來進行裝訂成冊，導致會計報表的分散存放的情況嚴重;三是當會計檔案進行立卷的時候，未能按照保管期限進行立卷歸檔，只是統一將其裝進檔案盒中;第四是不少事業單位，對于保密內容有強調過度的問題，對于會計檔案的使用設定了嚴格的限制，降低了檔案的利用率。

1.2會計檔案監督機制不夠完善

當前行政事業單位在會計檔案管理制度缺少嚴格的監督機制，一些事業單位在接受相關會計業務以及審計工作的過程中，很少將其規范化管理當作重要檢查事項，由于對會計監督工作方面的疏忽，會出現一些行政事業單位人員借此機會對會計檔案進行篡改以此來達到自己的目的，當前有很多經濟欠發達地區經常出現這類事情，造成了大量公款被挪用，致使事業單位的公益性難以得到真正的發揮，由于缺少相互制約監督的機制，更是容易滋生出會計檔案造假等情況的發生。

1.3經費投入問題

作為行政事業單位內部的一項重要組成，檔案主管部門與財務部門，應該就經費投入的問題，展開合理地商討，并且做出明確的規定，針對會計檔案管理人員、場所、設施等，結合經濟環境進行明示。一方面，要杜絕單位領導出現隨時安排的工作問題，針對那些沒有作出經費預算保障的開支，要集中商討，分析其合理性;另一方面，相關責任人員則是要從經費開支的角度，對單位領導、財會人員的會計檔案管理認識進行強化，讓其對這方面的經費投入，建立一個正確的認識。

2強化行政事業單位會計檔案管理工作的措施

2.1健全會計檔案的管理制度

在對事業單位會計檔案管理制度進行健全時，一要建立相應的制度，對會計檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔程序和整理方法，都應該作出準確的說明;二要對會計檔案的保管、保密制度進行完善，利用科學化的手段，明確檔案保護的相關職責，確保其不會發生丟失、損壞和泄密的問題;然后是要就會計檔案的管理工作內容，建立相應的責任制度，明確相關人員的崗位責任，確保會計檔案的收集、歸檔和保管工作能夠落到實處;三要針對會計檔案的管理人員，要設立合理的獎懲措施，尤其是在會計檔案管理的工作崗位上，行政事業單位的領導，不妨利用定期組織檢查的工作，以及不定時抽查的手段，了解實際的崗位情況，發現問題，要在第一時間進行公示、糾正，確保獎懲工作的同步性。

2.2完善會計檔案監督機制

加強會計檔案管理監督工作是提升行政事業單位會計檔案管理水平的又一重要舉措，行政事業單位的管理人員需要重視會計檔案管理工作的有效開展，并對其展開合理的監督環節，通過建立會計檔案管理監督工作機制，對檔案管理中的立卷、歸檔、保存、查閱、銷毀等工作進行監督，不僅要結合單位的具體會計業務內容來合理規范立卷，還要及時規范檔案管理內容，對會計憑證要進行及時的整理裝訂。特別是在會計電算化的情況下，還要對會計賬頁進行分類處理，并且財政部門以及審計和稅務等部門在對其業務進行審查的過程中，需要特別將會計檔案管理作為重點檢查內容，督促整個行政事業單位形成重視會計檔案管理的良好風氣。除此之外，還要加強社會監督，通過設置意見欄和電話歡迎廣大群眾對會計檔案管理方面的監督和意見的反饋，通過社會大眾的監督來形成一種良好的會計檔案管理風氣。

2.3加大會計檔案管理的經費投入

加大對會計檔案管理方面的投資是行政事業單位有效應對會計檔案管理工作的必經之路。單位的管理者需要重視會計檔案管理工作的價值，并付出實踐，在完善工作機制和監督機制的基礎上加大對會計檔案管理工作的投資力度，不僅要加強對硬件方面的投資，包括檔案管理環境的設置以及陳列架的檢查維修，還要加強對軟件方面的投資，保護會計檔案資料數據的安全完整，通過加大資金的投入，聘用專業的計算機檔案管理人才來對當前事業單位的檔案資料進行有力的保護，還要引進西方發達國家的專業檔案管理軟件來應用到自身的體系當中，轉變以往檔案管理中存在的不足，從而在技術上提升行政事業單位檔案管理水平，保證其檔案管理工作可以充分的發揮出自身最大的價值。除此之外，行政事業單位管理者需要嚴格執行經費管理工作，保證用于會計檔案管理方面的經費得以完全投入到其檔案管理中，避免出現資金被不明挪用等情況的發生，行政事業單位內部還需要成立會計檔案資金監督小組，每隔一段時間讓小組內成員對上一階段資金的使用情況與檔案管理的支出進行核對，保證每一筆資金都能夠記錄到會計檔案管理中，若是資金支出核對過程中發現超出預算支出限額的，需及時向上級反映并進行深入調查。

結語

總而言之，加強會計檔案管理工作是新時期下行政事業單位良性發展的大勢所趨，更是行政事業單位內部經濟活動運行的重要憑證，加強會計檔案管理工作不僅要充分帶動工作人員的積極性和思想意識，更是要通過完善管理制度，建立完善的監督機制等各個方面來保證會計檔案管理工作的各級開展，促使會計檔案管理工作在行政事業單位中可以發揮其自身最大的價值。

參考文獻

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