事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

劉卿

摘 要：檔案是一個(gè)單位發(fā)展歷史的反映，為單位的發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。文章主要闡述了事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的重要的作用和意義。分析認(rèn)為，事業(yè)單位檔案管理要厘清檔案管理工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;優(yōu)化措施

前言

檔案管理就是收集、整理、保管檔案信息，進(jìn)而開(kāi)展服務(wù)活動(dòng)的總稱，檔案管理工作比較復(fù)雜，需要對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編制、檢索、統(tǒng)計(jì)等。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，事業(yè)單位的改革也不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理信息和內(nèi)容也逐漸增多，科學(xué)的檔案管理能夠使人們更加直觀的查閱檔案信息，促進(jìn)工作效率的提升。但是目前事業(yè)單位檔案管理工作中還存在著一定的問(wèn)題，需要采取有效的措施加以優(yōu)化和改進(jìn)。

1 事業(yè)單位檔案管理狀況

事業(yè)單位中缺乏科學(xué)完善的檔案管理體系，檔案管理制度不夠規(guī)范，事業(yè)單位的檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)無(wú)據(jù)可循，檔案資料的收集范圍不夠明確，歸檔工作不能按照規(guī)定進(jìn)行，保存管理等雜亂無(wú)章，嚴(yán)重影響檔案管理的效率以及效果。有些事業(yè)單位即使有檔案管理制度，但是在實(shí)際工作中沒(méi)有有效落實(shí)，存在著很大的隨意性，執(zhí)行力度不夠，檔案管理制度的權(quán)威性不強(qiáng)。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展與普及，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用提高了人們的信息處理效率，已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)生活中。但是對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)沒(méi)有被科學(xué)合理地應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理依舊是人工操作，錯(cuò)誤率比較高。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的工作地點(diǎn)也比較簡(jiǎn)陋，檔案室建設(shè)陳舊落后，辦公環(huán)境差，缺少檔案管理的保護(hù)措施，對(duì)于檔案的收集、整理、保管等工作是極為不利的。檔案管理人員的素質(zhì)能力是影響檔案管理效果的重要因素，但是很多事業(yè)單位對(duì)于檔案工作的專業(yè)性關(guān)注程度不足，檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)性不強(qiáng)，一些工作人員甚至沒(méi)有接受到專業(yè)的教育培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理的知識(shí)了解不多。工作中存在著消極散漫，應(yīng)付了事的現(xiàn)象，檔案管理的效率大為降低。同時(shí)檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性不強(qiáng)，人員變動(dòng)比較頻繁，使得當(dāng)管理穩(wěn)定性也受到極大的影響。

2 檔案管理優(yōu)化措施

2.1樹(shù)立新理念，構(gòu)建科學(xué)體系 ?事業(yè)單位的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)的發(fā)展就需要有完善的檔案管理制度，這是事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)。將檔案工作列入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程和單位發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃管理及科技、教學(xué)管理中。檔案工作明確以一位單位的領(lǐng)導(dǎo)分管，及時(shí)解決檔案工作中的問(wèn)題。建立與單位工作相適應(yīng)的綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)，是直屬的獨(dú)立職能部門(mén)。單位各種載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，檔案管理機(jī)構(gòu)需要發(fā)揮自己的監(jiān)督指導(dǎo)作用，形成單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，納入有關(guān)工作程序并作為考核干部工作實(shí)績(jī)的內(nèi)容之一。文件形成單位實(shí)行予立卷制度。制定文件材料的歸檔范圍。建立檔案的接收整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷(xiāo)毀、庫(kù)房管理等制度。

2.2引進(jìn)現(xiàn)代管理方式 ?當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理工作的開(kāi)展也需要積極使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升。現(xiàn)階段已經(jīng)有很多事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理方式提高了重視程度，并在積極創(chuàng)建信息化的檔案管理模式。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案管理工作的信息化管理，就是要實(shí)現(xiàn)人工到計(jì)算機(jī)操作的轉(zhuǎn)變，提高管理效率的提升。配備復(fù)印設(shè)備，使用計(jì)算機(jī)管理檔案，進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)對(duì)比分析等工作，采用縮微復(fù)制技術(shù)管理或保管檔案。積極開(kāi)展多種形式的檔案信息咨詢服務(wù)。積極開(kāi)展檔案的宣傳工作，配合單位中心工作舉辦展覽陳列等。

2.3強(qiáng)化專業(yè)技能 ?檔案管理人員是檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)能力對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的效果有著極為重要的影響。根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需要，配備檔案專職人員，具有大專以上學(xué)識(shí)水平的人員占檔案管理人員總數(shù)的50%以上;其中至少有一名為檔案專業(yè)畢業(yè)。具有中級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員占30%以上，其中至少有一名為高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù);受過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)的人員達(dá)到90%以上。檔案管理人員在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。檔案人員做到熱情主動(dòng)、及時(shí)提供檔案信息變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。

2.4強(qiáng)化內(nèi)部設(shè)施建設(shè) ?事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理室進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，有適應(yīng)工作需要的檔案專用庫(kù)房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和必要的設(shè)備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應(yīng)該從檔案室穿越，檔案室內(nèi)不能設(shè)置消防栓。檔案室應(yīng)避免日光的直射，使用人工照明時(shí)需要選擇防爆燈，避免長(zhǎng)時(shí)間用電發(fā)生火災(zāi)。同時(shí)，還需要保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風(fēng)。檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測(cè)量?jī)x器，隨時(shí)掌握濕度變化，并進(jìn)行調(diào)節(jié)。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，因此相關(guān)單位必須將重點(diǎn)放在檔案管理工作上，加強(qiáng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)與宣傳意識(shí)、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實(shí)施、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、實(shí)施檔案管理一體化、做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度，從而達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

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[2]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（13）：116+119.

（作者單位：山東省單縣發(fā)展和改革局）