基于創(chuàng)新理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

王平

【摘 要】隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的發(fā)展也應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息化。在實(shí)際中，檔案管理工作與社會(huì)的發(fā)展水平嚴(yán)重脫節(jié)。鑒于這樣的環(huán)境下，企業(yè)或者單位在今后的發(fā)展過(guò)程中，需要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，遵循社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的基本發(fā)展規(guī)律，創(chuàng)新理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;創(chuàng)新理念

新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，適應(yīng)不了時(shí)代發(fā)展的要求。檔案工作者必須認(rèn)清形勢(shì)的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，更好地為國(guó)家的利益服務(wù)，為全社會(huì)服務(wù)。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)不但需要運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，還要求檔案管理人員在管理觀念上加快觀念轉(zhuǎn)變，不斷解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，只有如此才能使得文書檔案管理信息化效用達(dá)到最大發(fā)揮。以下就文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

1、提高了辦公效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求資料收集完整齊全，避免漏寫或漏抄。在用筆規(guī)范及字跡方面要求嚴(yán)格，在分類和統(tǒng)計(jì)方面要做到準(zhǔn)確無(wú)誤。而在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理之后，在文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等方面就變得十分方便快捷，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞都變得簡(jiǎn)單易行，有效的提高了辦公效率。

2、方便資源的共享

傳統(tǒng)的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成了文件和信息難以快速查找。在運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征管理發(fā)展到內(nèi)外部特征合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，把檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，這極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)還可以了解其他檔案工作部門的概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)，真正做到了資源共享。

3、保存具有穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的最大優(yōu)點(diǎn)就是保存時(shí)間久。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，而纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易受到破壞，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成無(wú)法挽回的損失。采用信息化的電子文件后就可有效避免這類情況的發(fā)生。電子檔案載體的普遍特點(diǎn)是存取和讀取方便快捷且易于傳遞，儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。隨著電子技術(shù)的發(fā)展及讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，工作中可以根據(jù)不同的需要選擇不同的電子載體。

4、有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

公文辦理過(guò)程中，常會(huì)發(fā)生辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況，傳統(tǒng)的文件傳遞是靠郵政系統(tǒng)，由于傳送時(shí)間受到距離長(zhǎng)短的限制，加之文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，這就給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成了很多不便。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理后，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效的提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

二、檔案管理信息化建設(shè)的思路

1.健全檔案管理制度。對(duì)檔案管理工作的基本狀況進(jìn)行實(shí)際分析，制定相應(yīng)的策略，設(shè)立檔案保管期限制度，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)制化管理;成立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，保證電子檔案管理制度可以有序進(jìn)行。成立專業(yè)的檔案管理小組，合理劃分工作職責(zé)，針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)探討，及時(shí)對(duì)借閱檔案進(jìn)行監(jiān)督管制，制定切實(shí)可行的管理制度，規(guī)范管理模式，真正做到規(guī)范化管理。

2.提高管理意識(shí)。檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定檔案管理的整體質(zhì)量。提高電子檔案管理水平，積極組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，重視培養(yǎng)復(fù)合型人才，多方位對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，激發(fā)管理人員工作激情，發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理人員的法制觀念。把醫(yī)院檔案管理制度滲透到管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)積累和傳承各種檔案信息資料。

3.科學(xué)合理應(yīng)用電子檔案。加深計(jì)算機(jī)電子檔案管理，減少檔案的儲(chǔ)存空間，操作簡(jiǎn)便，易于保存，也能很大程度上節(jié)約人力、物力、財(cái)力，提高檔案管理的工作效率。用現(xiàn)代化電子信息對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，將檔案管理工作劃分為若干項(xiàng)目，針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理，擴(kuò)大檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容和范圍，節(jié)省檔案管理時(shí)間，提高管理效率。

4.提高安全意識(shí)，開(kāi)展定期檢查。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的檢查力度，做好檔案信息資源把關(guān)工作，確保檔案信息符合基本要求。針對(duì)性開(kāi)展思想方面的教育工作，讓管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，了解檔案管理工作的重要性，敢于承擔(dān)自身的責(zé)任。積極做好各項(xiàng)檔案保存事項(xiàng)，做好日常管理工作，在監(jiān)督管理下推動(dòng)電子檔案的管理工作，從觀念上重視檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)管理信息化的途徑

1.檔案工作者要建立多樣性的檔案服務(wù)模式。信息環(huán)境下，檔案工作者要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用予以高度重視，以摒棄傳統(tǒng)的被動(dòng)式的檔案管理為主動(dòng)式的檔案管理，使檔案管理工作落實(shí)到服務(wù)層面，將檔案服務(wù)落實(shí)到實(shí)際工作中，并采取多樣化的服務(wù)形式，以使得檔案服務(wù)落實(shí)到位。檔案管理的服務(wù)化，就使得原有封閉式的檔案管理在信息技術(shù)的支持下開(kāi)放化，以滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的需求。檔案管理的目的并不是將檔案資料封閉起來(lái)，而是要為社會(huì)提供服務(wù)，所以，檔案管理服務(wù)化就是將檔案工作向社會(huì)延伸，落實(shí)到社會(huì)實(shí)踐中，使得檔案信息得以合理利用。

2.檔案信息化建設(shè)中要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案信息化建設(shè)使得傳統(tǒng)的文本管理轉(zhuǎn)向信息化管理，就必然對(duì)檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創(chuàng)新理念，基于信息技術(shù)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構(gòu)建非常必要。制定檔案信息化管理規(guī)范，檔案管理工作按照規(guī)范執(zhí)行，同時(shí)根據(jù)檔案管理工作實(shí)際將行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)明確。將檔案管理工作落實(shí)到信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為載體延伸到各個(gè)職能部門，形成溝通網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行，使檔案管理部門獲得高效準(zhǔn)確的信息。

3.應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案管理予以優(yōu)化。云計(jì)算技術(shù)逐漸滲入到檔案管理工作中，使得檔案信息化建設(shè)跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐。檔案管理中應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，就是應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件對(duì)檔案資料在“云”端管理，檔案資料存儲(chǔ)在“云”端的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，所有的檔案信息資料因此而實(shí)現(xiàn)了集成化管理。應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，就是檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理之后傳輸?shù)健霸啤倍说臄?shù)據(jù)庫(kù)中。如果用戶需要檔案資料，登錄到“云”端進(jìn)入到一站式檢索界面就可以獲得相關(guān)的服務(wù)，由此保證了檔案信息管理質(zhì)量，提高了檔案資源的使用效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的過(guò)程中強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案的處理效果，這對(duì)管理人員的素質(zhì)也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計(jì)算機(jī)，同時(shí)還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，保障檔案資料的安全性和及時(shí)性，因此需要提高檔案雇你人員的培訓(xùn)力度，促進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，使其不斷的適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]傅露霞，路立龍.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].機(jī)電兵船檔案，2010，（03）.

（作者單位：國(guó)網(wǎng)河北省電力有限公司檢修分公司）