基于創新理念實現檔案管理信息化

王平

【摘 要】隨著信息化時代的到來，檔案管理的發展也應實現信息化。在實際中，檔案管理工作與社會的發展水平嚴重脫節。鑒于這樣的環境下，企業或者單位在今后的發展過程中，需要提高對檔案管理工作的認識，遵循社會和經濟的基本發展規律，創新理念，實現檔案管理的信息化發展。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;創新理念

新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。隨著科技的發展，現有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調卷，適應不了時代發展的要求。檔案工作者必須認清形勢的變化，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，更好地為國家的利益服務，為全社會服務。

一、文書檔案信息化管理的優點

檔案管理信息化系統的實現不但需要運用先進的檔案管理技術，還要求檔案管理人員在管理觀念上加快觀念轉變，不斷解放思想，開拓創新，只有如此才能使得文書檔案管理信息化效用達到最大發揮。以下就文書檔案信息化管理的優點進行了詳細闡述。

1、提高了辦公效率

傳統的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整齊全，避免漏寫或漏抄。在用筆規范及字跡方面要求嚴格，在分類和統計方面要做到準確無誤。而在應用計算機軟件進行檔案管理之后，在文件資料的收集、儲存、分類、統計和查閱等方面就變得十分方便快捷，無論是起草文件還是辦理傳遞都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。

2、方便資源的共享

傳統的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息難以快速查找。在運用了計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征管理發展到內外部特征合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，把檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統建立互聯，這極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。同時，通過網絡服務這個寬廣的平臺還可以了解其他檔案工作部門的概況、工作的重點和檔案管理信息動態，真正做到了資源共享。

3、保存具有穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的最大優點就是保存時間久。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，而纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成無法挽回的損失。采用信息化的電子文件后就可有效避免這類情況的發生。電子檔案載體的普遍特點是存取和讀取方便快捷且易于傳遞，儲存時間長，受外部環境影響小不易損壞，具有很強的穩定性。隨著電子技術的發展及讀取電子文件的設備日趨成熟，工作中可以根據不同的需要選擇不同的電子載體。

4、有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

公文辦理過程中，常會發生辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況，傳統的文件傳遞是靠郵政系統，由于傳送時間受到距離長短的限制，加之文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，這就給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成了很多不便。在應用計算機網絡技術進行管理后，可直接通過網絡進行傳遞，有效的提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、檔案管理信息化建設的思路

1.健全檔案管理制度。對檔案管理工作的基本狀況進行實際分析，制定相應的策略，設立檔案保管期限制度，對檔案進行規制化管理;成立獎勵機制，充分調動管理人員的積極性，保證電子檔案管理制度可以有序進行。成立專業的檔案管理小組，合理劃分工作職責，針對檔案管理中出現的問題及時探討，及時對借閱檔案進行監督管制，制定切實可行的管理制度，規范管理模式，真正做到規范化管理。

2.提高管理意識。檔案管理人員的工作水平決定檔案管理的整體質量。提高電子檔案管理水平，積極組織檔案管理人員的業務培訓，納入人才培養計劃，重視培養復合型人才，多方位對檔案管理人員進行考核，充分調動工作人員的積極性，激發管理人員工作激情，發揮管理人員的主觀能動性，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。把醫院檔案管理制度滲透到管理工作的每個環節，通過積累和傳承各種檔案信息資料。

3.科學合理應用電子檔案。加深計算機電子檔案管理，減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，也能很大程度上節約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。用現代化電子信息對檔案進行精細化管理，將檔案管理工作劃分為若干項目，針對每個項目進行管理，擴大檔案的存儲內容和范圍，節省檔案管理時間，提高管理效率。

4.提高安全意識，開展定期檢查。加強對檔案管理工作的檢查力度，做好檔案信息資源把關工作，確保檔案信息符合基本要求。針對性開展思想方面的教育工作，讓管理人員加強對檔案管理的重視程度，了解檔案管理工作的重要性，敢于承擔自身的責任。積極做好各項檔案保存事項，做好日常管理工作，在監督管理下推動電子檔案的管理工作，從觀念上重視檔案管理工作的現代化進程。

三、創新檔案管理理念實現管理信息化的途徑

1.檔案工作者要建立多樣性的檔案服務模式。信息環境下，檔案工作者要轉變檔案管理理念，對信息技術的應用予以高度重視，以摒棄傳統的被動式的檔案管理為主動式的檔案管理，使檔案管理工作落實到服務層面，將檔案服務落實到實際工作中，并采取多樣化的服務形式，以使得檔案服務落實到位。檔案管理的服務化，就使得原有封閉式的檔案管理在信息技術的支持下開放化，以滿足社會對檔案資源的需求。檔案管理的目的并不是將檔案資料封閉起來，而是要為社會提供服務，所以，檔案管理服務化就是將檔案工作向社會延伸，落實到社會實踐中，使得檔案信息得以合理利用。

2.檔案信息化建設中要實施標準化管理。檔案信息化建設使得傳統的文本管理轉向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創新理念，基于信息技術實施標準化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構建非常必要。制定檔案信息化管理規范，檔案管理工作按照規范執行，同時根據檔案管理工作實際將行業技術標準明確。將檔案管理工作落實到信息技術，以網絡為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網絡，實現檔案管理的網絡化運行，使檔案管理部門獲得高效準確的信息。

3.應用云計算技術對檔案管理予以優化。云計算技術逐漸滲入到檔案管理工作中，使得檔案信息化建設跟得上時代發展的步伐。檔案管理中應用云計算技術，就是應用專業的檔案管理軟件對檔案資料在“云”端管理，檔案資料存儲在“云”端的檔案數據庫中，所有的檔案信息資料因此而實現了集成化管理。應用云計算技術，就是檔案信息經過數字化處理之后傳輸到“云”端的數據庫中。如果用戶需要檔案資料，登錄到“云”端進入到一站式檢索界面就可以獲得相關的服務，由此保證了檔案信息管理質量，提高了檔案資源的使用效率。

四、結束語

檔案管理的過程中強化信息技術的應用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網絡安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性，因此需要提高檔案雇你人員的培訓力度，促進檔案管理工作的信息化進程，使其不斷的適應當前社會的發展。

參考文獻：

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[2]傅露霞，路立龍.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].機電兵船檔案，2010，（03）.

（作者單位：國網河北省電力有限公司檢修分公司）