民營企業(yè)檔案管理研究

吳驍 張海坤 鄔斌

摘 ?要：隨著我國當(dāng)前經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)步，社會的快速發(fā)展行進(jìn)。民營企業(yè)對檔案管理的投入和建設(shè)，對其發(fā)展起著非常重要的作用。民營企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作，對其內(nèi)部各個部門之間緊密聯(lián)系與溝通有著很重要的作用。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè);檔案管理;企業(yè)管理

1.民營企業(yè)檔案管理概述

我國各個類別企業(yè)隨著突飛猛進(jìn)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，趨向于多元化企業(yè)形式，其中民營企業(yè)占有比例越來越來重要。所以對民營企業(yè)檔案管理工作的完善和提高專業(yè)水平對民營企業(yè)的整體發(fā)展和生存有很大的遠(yuǎn)見作用，接下來對民營企業(yè)檔案管理的內(nèi)容、模式及相關(guān)性質(zhì)進(jìn)行闡述。

1.1民營企業(yè)檔案管理的內(nèi)容研究

近年來內(nèi)外公司和技術(shù)競爭和發(fā)展趨勢下，傳統(tǒng)民企檔案管理水平已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段民企的發(fā)展需求，由此激發(fā)了民營企業(yè)檔案管理的發(fā)展及核心價值體現(xiàn)。對民營企業(yè)檔案管理的概述;民營企業(yè)檔案管理的目標(biāo)和價值是企業(yè)發(fā)展架構(gòu)中的主要環(huán)節(jié);民營企業(yè)檔案管理模式的多變性對不同類型企業(yè)的實際應(yīng)用;民營企業(yè)檔案管理的多元化對企業(yè)實際作用和價值的分析。

1.2民營企業(yè)檔案管理的主要模式

（1）目前階段民營企業(yè)檔案管理模式中，集中管理是其主要模式之一。企業(yè)設(shè)立相關(guān)檔案管理部門，對其部門進(jìn)行集中管理。建設(shè)企業(yè)部門之間相關(guān)數(shù)據(jù)的應(yīng)用及分析，部門信息之間的溝通和共享，在集中管理模式中較為安全的運行。

（2）相對于集中管理，部分人員部門不完善的民營企業(yè)在采用檔案分散管理的模式。在資源人力儲備不足的情況下，集中管理部門缺失，由企業(yè)內(nèi)部各個部門自行進(jìn)行檔案管理分配。相對于集中管理模式，分散管理模式缺乏中心部署工作能力，內(nèi)容較繁瑣，效率相對不足，但在資源、人力、時間方面有一定的節(jié)約，也是其優(yōu)點。

（3）除了集中管理和分散管理兩種模式以外，還有一種結(jié)合了集中管理模式和分散管理模式之間的優(yōu)點與長處產(chǎn)生的檔案管理模式但這種模式的建立和運行需要企業(yè)自身具備一定的基礎(chǔ)。這種綜合性檔案管理模式需在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立管理中心部門供相關(guān)工作人員完善總體的檔案工作，同時這種綜合性檔案管理模式要求企業(yè)各部門完善被分配來的各項檔案管理要求。這種分散發(fā)揮，完善每個部門的檔案工作的點，是統(tǒng)一為檔案管理中心部門服務(wù)，從而幫助和解決整體企業(yè)檔案管理工作。

1.3民營企業(yè)檔案管理的性質(zhì)

關(guān)于民營企業(yè)檔案管理性質(zhì)可以歸納為兩種，一種是民營企業(yè)檔案管理從自身構(gòu)架和其特點在企業(yè)管理模式中的作用。民營企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理工作性質(zhì)中較為普遍和基礎(chǔ)，檔案管理工作的基礎(chǔ)價值和核心價值是為企業(yè)內(nèi)部整體發(fā)展而服務(wù)，體現(xiàn)了其對企業(yè)整體的服務(wù)性。檔案管理中的規(guī)定性是傳統(tǒng)的檔案管理價值體現(xiàn)，這是管理檔案工作以來都會具備的基礎(chǔ)功能。除了上述基礎(chǔ)性，服務(wù)性及規(guī)定性以外，對應(yīng)不同規(guī)模，不同性質(zhì)的民營企業(yè)，其產(chǎn)生的功能效益也不同。檔案管理內(nèi)容的共享性和私密性，在企業(yè)發(fā)展過程中起到相輔相佐的功能。對企業(yè)發(fā)展運行中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，在安全考慮下必須具有私密性;在企業(yè)內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系和相關(guān)數(shù)據(jù)信息交流通過檔案管理的共享性而運作，是更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展和壯大。所以檔案管理的私密性和共享性兩者缺一不可。

2.民營企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1民營企業(yè)法人文化素質(zhì)層次不齊，企業(yè)入門門檻較低。大多數(shù)民營企業(yè)普遍傾向于實現(xiàn)自主運營，權(quán)利集中于創(chuàng)業(yè)者個人，讓其既是決策者又賦予管理職責(zé)。相對于大多數(shù)民營企業(yè)檔案管理水平的高低，跟企業(yè)創(chuàng)業(yè)者及法人對管理制度方法的熟識度又直接關(guān)系。因此首先其沖要解決企業(yè)決策者對檔案管理的重視和認(rèn)知問題，一般決策者只是在意一些短期累的利益，不愿意對檔案管理部門投入相應(yīng)的人力和財力，認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作可有可無。2.2民營企業(yè)決策者對檔案管理部門相關(guān)經(jīng)費投入較少，檔案工作的價值效益不是明顯直接的，是間接和隱蔽的。不要總是以獲得短期收益為企業(yè)發(fā)展指標(biāo)，只重視對生產(chǎn)銷售工作的大量投資，對于檔案管理工作投入較少。是沒有對檔案管理工作能給企業(yè)內(nèi)部發(fā)展帶來良性發(fā)展有一個清晰的認(rèn)知，企業(yè)要有長遠(yuǎn)的打算和發(fā)展，要客觀認(rèn)知檔案管理工作，要使企業(yè)良性的發(fā)展規(guī)模化。

2.3檔案管理部門，對于一些民營企業(yè)決策者眼里而言，視為一種能不斷精簡或者兼職的組織。對從事檔案管理工作的人員較為被動，感受不到企業(yè)平等的職位意識，因此使得開展檔案管理工作難以有起色，更別提檔案管理部門的發(fā)展對企業(yè)的效益。要杜絕這種思想，增強(qiáng)企業(yè)認(rèn)識，通過相關(guān)企業(yè)內(nèi)部制度加深對檔案管理工作的認(rèn)知和遵守，讓全員行動參與進(jìn)來，不要讓檔案管理只是一張紙或是一種形式。

2.4大多數(shù)民營企業(yè)對檔案管理工作過程中的制度存在缺陷，沒有形成有效的管理，浪費資源人力，沒有給企業(yè)帶來增值服務(wù)。檔案管理工作經(jīng)歷了50多年的發(fā)展，具體到管理工作中每個方面進(jìn)行了調(diào)整和完善，通過效益和推廣在企業(yè)部門相應(yīng)工作得到一定的發(fā)展。但由于認(rèn)知的不全面，管理模式的不先進(jìn)及相關(guān)工作技術(shù)的限制，目前階段檔案管理只局限于在企業(yè)組織內(nèi)的一些學(xué)術(shù)交流及資源共享等活動，并沒有徹底發(fā)揮出檔案管理的強(qiáng)大作用。企業(yè)需不斷的完善自身檔案管理工作，通過科學(xué)的管理和運行，建立規(guī)范化的檔案管理模式和解決方案，對檔案管理體系的有效完善不斷優(yōu)化其工作流程，協(xié)調(diào)輔助企業(yè)各部門工作，使企業(yè)良性發(fā)展。

3.民營企業(yè)檔案管理的建議

管理檔案是一項長期而繁瑣的工作，只有不斷堅持和不斷完善才能體現(xiàn)對企業(yè)良性發(fā)展的增值服務(wù)。對做好檔案管理工作有這幾個方面可以學(xué)習(xí)運用：

（1）加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。民營企業(yè)檔案管理進(jìn)行一個指標(biāo)明確從而形成在整個企業(yè)中不可或缺的專業(yè)管理部門。從企業(yè)建立到發(fā)展過程，成立檔案管理部門使企業(yè)相關(guān)資料規(guī)范化保存下來，形成獨特的企業(yè)文化。

（2）加強(qiáng)建設(shè)民營企業(yè)檔案體系。企業(yè)從建立初期建立檔案制度和管理完善規(guī)范，對檔案資料存檔分類，安排專業(yè)較強(qiáng)的管理人員，建立科學(xué)健全的檔案管理部門。避免檔案管理人員工作的流動性，加強(qiáng)企業(yè)文化思想教育，給與相應(yīng)的福利保證。

（3）對民營企業(yè)檔案管理要有側(cè)重點。把企業(yè)對檔案管理投入資金重點放在與企業(yè)利益關(guān)系較大的檔案管理工作中，準(zhǔn)確的把握住能帶來實際效益的檔案資源。對于整個企業(yè)檔案管理，需要企業(yè)分清主次，了解重點，有利于提高企業(yè)自身的檔案管理水平，還能使檔案管理增值服務(wù)最大化。

4總結(jié)

中國社會改革開放以來前所未見的經(jīng)濟(jì)大形勢大環(huán)境使得各類民營企業(yè)遍布中華大地，逐漸成為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)開發(fā)中的中流砥柱。當(dāng)今社會優(yōu)勝劣汰，一個有競爭力，有盈利能力的企業(yè)才能在社會中生存。民營企業(yè)的檔案管理涉及到企業(yè)人事檔案、內(nèi)部運作內(nèi)容指標(biāo)、合作商及客戶資料、企業(yè)資金鏈等信息，一個擁有較高水平的檔案管理部門企業(yè)對其企業(yè)效益和健康發(fā)展有直接的影響。

參考文獻(xiàn)

[1] ?喬麗. 民營企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的問題與對策[J]. 蘭臺世界，2011（1）.

作者簡介：吳驍，男，1999.01.06，湖北孝感，漢，武警警官學(xué)院，本科，學(xué)員，管理科學(xué)與工程;

鄔斌，男，2000.02.01，河南固始，漢，武警警官學(xué)院，本科，學(xué)員，管理科學(xué)與工程;

張海坤，男，1999.05.21，四川南充，漢，武警警官學(xué)院，本科，學(xué)員，管理科學(xué)與工程。