辦公室行政事務(wù)管理中存在的問題研究

邢亞磊 王靜 徐剛 馮海燕

摘 要：企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要管理項(xiàng)目，對(duì)企業(yè)最終經(jīng)營質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用?；诖?，本文將分析企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的特點(diǎn)，并研究提升企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量的方法，其中主要包括提升企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理人員的服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理模式以及制定完善的企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理制度三方面內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：企業(yè)經(jīng)營 行政管理 服務(wù)意識(shí)

隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營中的要求逐漸提升，這就需要企業(yè)改變傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式，根據(jù)目前時(shí)代發(fā)展的要求以及現(xiàn)狀，制定相應(yīng)的管理措施。企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，主要負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)在經(jīng)營過程中的日常工作展開處理，是最基本也是最重要的管理環(huán)節(jié)。因此，在企業(yè)實(shí)際經(jīng)營的過程中，需要重視企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理，本文將重點(diǎn)研究提升企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量的方法。

一、提高服務(wù)意識(shí)，注重服務(wù)的主動(dòng)性

辦公室作為貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策、反饋群眾意見、綜合協(xié)調(diào)內(nèi)外、督促檢查工作的中樞機(jī)構(gòu)。服務(wù)意識(shí)是每一位工作人員在平時(shí)的工作中所必須具備的。在具體的工作中首先要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要立足于改革和發(fā)展的大局，圍繞中心工作，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、預(yù)見性和計(jì)劃性，凡事想的遠(yuǎn)一點(diǎn)，謀的深一點(diǎn)，既想領(lǐng)導(dǎo)之所想，更要想領(lǐng)導(dǎo)之未想，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供素材。二要逐步實(shí)現(xiàn)由事務(wù)型服務(wù)向政務(wù)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。通過辦文、辦會(huì)、辦事這三個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)把好工作程序關(guān)、文件質(zhì)量關(guān)和依法行政關(guān)。要牢固樹立為改革服務(wù)、為發(fā)展的思想，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，發(fā)揚(yáng)銳意進(jìn)取、勇于創(chuàng)新的精神，根據(jù)新形勢(shì)新任務(wù)的要求，積極主動(dòng)地想問題、謀思路，不但要善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，更要在求真務(wù)實(shí)和創(chuàng)造性的執(zhí)行中解決問題。

二、加強(qiáng)綜臺(tái)協(xié)調(diào)能力，確保政令暢通

綜合協(xié)調(diào)能力的高低是辦公室工作人員綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。綜合協(xié)調(diào)貫穿于辦公室工作的各個(gè)方面，這個(gè)作用發(fā)揮的好不好。關(guān)系到工作能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作是承上啟下的橋梁和紐帶，要按照各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求思考、籌劃、安排和處理問題，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，統(tǒng)一思想，形成共識(shí)。更要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓工作部署，抓科學(xué)決策，抓工作落實(shí)，同領(lǐng)導(dǎo)保持一致，確保政令暢通。做好協(xié)調(diào)工作，要求我們必須了解全局、熟悉教學(xué)規(guī)律，按程序辦事，提高辦事效率，在日常工作中體現(xiàn)創(chuàng)新。圍繞本單位工作重點(diǎn)，既要按部就班，踏實(shí)工作，又要未雨綢繆，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。在重大問題的處理上，要增強(qiáng)敏銳性，發(fā)揮“主心骨”作用。重大會(huì)議、重大活動(dòng)的安排上，要不斷提高工作計(jì)劃性，做到長計(jì)劃，短安排，計(jì)劃性和靈活性相結(jié)合。辦公室工作無小事，既要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，又要努力防止和克服求穩(wěn)怕變、求穩(wěn)怕亂的思想，以創(chuàng)新的精神，深入研究新情況，不斷解決新問題，努力拓寬新思路。

三、辦公室人際關(guān)系的協(xié)調(diào)

通常，確定要做的工作和如何做，是管理工作中最簡單的任務(wù)，而最重要的則是管理的主觀或人事方面。由于辦公室工作的各個(gè)方面都是有著職責(zé)的人在負(fù)責(zé)，行政管理中的共性問題，首要就是職責(zé)人呢的問題。因此，信任、公正、耐心和常識(shí)是對(duì)解決人的問題的人的基本要求。成功的辦公室管理者要博得下屬的尊敬和忠心以確保部門的最高工作效率，必須具有一定的個(gè)人品質(zhì)。那就是下屬作為朋友對(duì)待，使自己成為單位一員而又絲毫無損于管理職位的尊嚴(yán)。管理者對(duì)人不能過于親近，因?yàn)檫^于親近往往導(dǎo)致于寬厚，過于寬厚又會(huì)導(dǎo)致失去尊重和信任。當(dāng)然冷淡和采取過分嚴(yán)格的紀(jì)律同樣也是不能成功的。因?yàn)檫@樣管理者要求服從以犧牲合作為代價(jià)，一種能使管理員成為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人而不是一個(gè)工頭的態(tài)度應(yīng)是介于這兩個(gè)極端之間，這種態(tài)度能贏得最大的合作，辦公室管理者在處理時(shí)會(huì)破壞其部門工作高效運(yùn)行的日常問題時(shí)，必須做到公正、坦率。必須要有思想準(zhǔn)備，樂于了解問題的雙方，并公平合理地解決問題，在接近下屬時(shí)，必須善于聽取忠告，在處理下屬個(gè)人的、私人的問題時(shí)，必須有耐心、寬容，最后還必須信守諾言。

四、利用信息平臺(tái)，快速作出反應(yīng)

信息是領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”，積極收集和報(bào)送各種信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握情況，做出科學(xué)決策提供較好的服務(wù)。在認(rèn)真研究形勢(shì)、鉆研業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，快捷、及時(shí)、有針對(duì)性地，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)問題、事關(guān)大局的重要情況、重要的社情民意，重大突發(fā)性事件，做出反應(yīng)，準(zhǔn)確反饋信息。信息工作是在認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)查找不足中進(jìn)行的，要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策之所需，站在全局的高度，多方面、多層次對(duì)問題進(jìn)行研究，廣開思路，收集信息，使其盡量全面地反映工作的復(fù)雜性與迅變性。真實(shí)性是信息的生命，要實(shí)事求是，喜憂兼報(bào)。要加強(qiáng)對(duì)信息的宏觀綜合，提煉出有參謀、咨詢、決策價(jià)值的高質(zhì)量信息。要善于發(fā)現(xiàn)新信息，把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，搶占先機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)正確判斷形勢(shì)，科學(xué)決策提供高質(zhì)量的信息參考服務(wù)。

五、注重團(tuán)結(jié)協(xié)作，形成管理“團(tuán)隊(duì)”

辦公室工作好壞，體現(xiàn)著人員間配合與協(xié)調(diào)與否，只有經(jīng)常進(jìn)行溝通、主動(dòng)配合，思想上同心，目標(biāo)上同向，工作上同干，才能做到同舟共濟(jì)，形成合力，體現(xiàn)整體形象，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)整體戰(zhàn)斗力。在管理上要推行人性化管理，其目的就是通過最大限度發(fā)揮個(gè)體作用，形成整體活力，更好的推進(jìn)工作。為此，要從三個(gè)方面加以認(rèn)識(shí)。一要挖掘潛能。辦公室工作具有特殊性和較強(qiáng)的專業(yè)性，從人員文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、身體條件、辦事能力、性格特點(diǎn)上分析各有不同。堅(jiān)持以人為本、推行人性化管理，就是通過認(rèn)真了解每一個(gè)人的想法，掌握每一個(gè)人的特點(diǎn)，發(fā)揮每一個(gè)人的特長，激發(fā)每一個(gè)人的潛能，使每一個(gè)崗位人員個(gè)體作用得以充分展示和發(fā)揮，促進(jìn)工作不斷創(chuàng)新。二要激發(fā)活力。辦公室是服務(wù)、協(xié)調(diào)的綜合機(jī)構(gòu)，涉及的事務(wù)紛繁復(fù)雜，從事的工作枯燥繁瑣。唯有在辦公室采取“人性”的方式方法強(qiáng)化管理，努力營造尊重勞動(dòng)、尊重知識(shí)、尊重人才、尊重創(chuàng)造的氛圍，為人的全面發(fā)展創(chuàng)造良好的政策環(huán)境、工作環(huán)境和生活環(huán)境，才能讓每一個(gè)人愛崗敬業(yè)，愉快的工作，充分展現(xiàn)自己的才能，始終保持健康向上、積極進(jìn)取的精神面貌。三要推進(jìn)工作。管理的目的在于優(yōu)化，在于更好。一個(gè)服務(wù)優(yōu)、效率高、運(yùn)轉(zhuǎn)正常的辦公室，能夠充分體現(xiàn)人員水平、展現(xiàn)整體形象、密切干群關(guān)系、擔(dān)負(fù)起黨和群眾的橋梁紐帶作用。在辦公室推行人性化管理，要充分尊重個(gè)人，積極引導(dǎo)個(gè)人在集體中充分發(fā)揮能力，努力為推進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作，塑造良好形象，堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展，做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的關(guān)注程度越來越高，如何提升企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量，成為有關(guān)人員關(guān)注的重點(diǎn)問題。本文通過研究提升企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量的方法發(fā)現(xiàn)，對(duì)其進(jìn)行研究，能夠有效提升企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理效率，同時(shí)還能提升企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的全面性。由此可以看出，研究提升企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的方法，能夠?yàn)榻窈笃髽I(yè)辦公室行政事務(wù)管理的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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