數字化技術在社保檔案管理中的應用分析

摘?要：數字化技術在我國社保檔案管理工作中已得到廣泛應用，它不僅能提高我國社保檔案管理工作效率和準確性，還有利于減輕檔案管理工作人員的工作負擔和任務，為此，本文主要分析了數字化技術在社保檔案管理中的具體應用，以更好促進社保檔案管理工作開展。

關鍵詞：社保;檔案管理;數字化技術;應用

一、 數字化技術在社保檔案管理中應用優勢

（一）預測征管信息

在社保檔案管理中應用數字化技術能夠預測征管信息，發揮出數字化技術的應用意義，由于社保檔案管理范圍較為廣泛，如文書類、業務類，社保檔案管理人員在應用傳統方法征管信息時，無法預測參保人員的信息，難以制定科學的工作計劃，極容易出現工作疏漏。但應用數字化技術預測征管信息時，系統能夠形成完善的數字檔案，檔案管理人員能夠根據這一信息預測各地區的工作情況，以便之后的信息補充工作。并且社保檔案管理人員在應用數字化技術時，能夠快速的了解各部分信息整理情況，為之后的工作奠定良好的基礎。

（二）完善內控管理

數字化技術應用到社保檔案管理中，能夠具有完善內控管理的優勢，社保檔案數字化系統中包含大量內容，如：經辦人員信息、審批人員信息等，可以從數字化系統中了解各項業務的詳細信息，這一部分信息為內控管理提供了重要信息。在內控管理中，社保檔案管控人員可以在內控系統中檢查工作，發揮出監督管理的意義。另外，檔案管理人員通過這樣方式管理，工作人員能夠在工作中形成自我管理意識，達到完善內控管理的實際意義。

二、 社保檔案管理中數字化技術的應用分析

（一）優化檔案管理規范性

為了在社保檔案管理工作中合理應用數字化技術，可以優化檔案管理規范性，以達到提高社保檔案管理質量的目的，具體可以從以下兩個方面進行分析。第一，為了約束社保檔案管理工作人員的工作方式，避免出現檔案管理工作疏漏問題，進而管理者可以構建完善的監督管理機制，但由于監督管理機制的管理范圍較廣，需要先總結整理現階段管理制度中存在的問題，之后進行管理制度調整。例如：管理人員可以在單位中設置意見箱，員工可以向管理者提出意見，幫助管理者了解管理制度中的不足。另外在檔案管理中，管理者可以還可以設置獎懲制度，一旦在內控管理工作中發現工作疏漏，能夠快速對其處罰。但由于這部分數據量較大，難以做到全面性管理，為了提高工作的規范性，可以在應用數字化技術時優化工作流程，避免出現工作流程重復的問題。第二，在優化檔案管理規范性時，需要合理制定業務系統、辦公系統、財務系統等，并加強各系統之間的聯系性，發揮出數字化技術的應用意義。例如：管理人員需要先明確各個系統之間的聯系性，在應用之前為員工講解系統應用方法，達到提高規范性的目的。

（二）提高管理人員的綜合能力

社保檔案管理中應用數字化技術時，社保管理人員的綜合能力直接影響檔案管理質量，具體可以通過以下幾個方面來了解。為了推進社保檔案管理工作進一步發展，需要定期開展培訓工作，優化整體社保檔案管理團隊的綜合能力。例如：管理人員可以聘請數字化檔案管理專家，為員工講解數字化技術的應用方式。但在這一過程中，為了避免員工出現不重視培訓工作的問題，可以在培訓前、培訓中、培訓后考察員工的數字化技術能力，達到提高員工學習積極性的目的，為之后的社保檔案管理工作開展奠定良好的基礎。第二，為了達到優化整體檔案管理團隊的目的，可以應用淘汰機制，將考核成績綜合到一起，定期淘汰掉成績最末的社保檔案管理員，保障社保檔案管理工作能夠穩定運行，達到滿足數字化技術發展的目的。另外，在提高管理人員綜合能力時，管理者可以設置互幫互助小組，例如：管理人員可以將檔案管理人員分為幾個小組，引導其學習數字化技術專業知識，提高社保人員的綜合能力，為之后的社保檔案信息化管理工作發展奠定良好的基礎。

（三）加強數字文件整理

數字文件整理能夠提高社保檔案管理效率，為了達到這一目的，需要合理應用數字化技術。第一，社保檔案管理工作受到傳統方法的影響，存在大量紙質、照片、錄像等文件，為了提高檔案信息化整理的效率，需要管理者組織開展數字文件整理工作。例如：合理應用掃描法進行信息整理，按照類別進行信息錄入，達到推進檔案電子化整理效率的目的。但在這一過程中，為了提高信息整理質量，需要管理者明確數字文件整理的標準，并在這一過程中嚴格把控數字文件質量，避免出現二次整理的現象，達到加快數字檔案建設效率的目的。第二，在進行數字文件整理時，為了發揮出數字化技術的應用意義，管理者可以先聘請信息技術專家，按照社保檔案管理形式設置信息錄入系統，保障各個類別的資料都能夠得到準確的收集，發揮出社保檔案管理的實際意義，并且為社保檔案信息查找奠定良好的基礎。

三、 結束語

綜上所述，在社保檔案管理中應用數字化技術時，為了提高檔案整理效率，需要管理者先了解現階段社保檔案管理中存在的問題，之后將數字化技術融入管理工作中，又針對性的進行管理方式調整，發揮出數字化技術的實際意義。另外，為了發揮出數字化技術的應用意義，社保檔案管理人員需要形式自主學習意識，積極進行數字文件整理工作，將檔案信息整理到信息化的系統中，推進社保檔案管理工作運行發展。

參考文獻：

[1]張孟瑀.數字化技術在社保檔案管理中的應用及展望[J].勞動保障世界，2016（6）：55.

[2]王旭.數字化技術在社保檔案管理中的主要應用[J].民營科技，2016（1）：142.

作者簡介：鄭艷玲，唐山市曹妃甸區人力資源和社會保障局。