淺議海外工程建設項目文檔信息化策略

嚴峰 高華 韓紅衛

隨著計算機技術、網絡技術、通信技術、遠程傳輸等現代信息技術的迅猛發展，推動了國內、國外辦公自動化和信息資源利用網絡化的進程，同時也為實現文檔一體化信息管理奠定了基礎。在信息化發展條件下，企業必須充分應用計算機網絡技術，來提高文檔管理的質量和效率。由于企業海外項目地域分布較多，合同模式復雜，不同資源國政策環境和法律不盡相同，工程資料管理如何實現合同要求與當地法規、國內規范和企業規定的統一，如何利用信息化手段，科學規范高效運行，使文檔一體化管理，是企業海外項目文檔管理面臨的重要課題。

一、海外文檔一體化信息管理存在問題

工程項目文檔管理存在竣工資料管理中職責不明確、規章制度不健全、整編標準不統一、檔案管理未完全納入合同管理、檔案工作與工程建設不同步、竣工資料的齊全準確及時性不夠等問題，海外工程項目文檔管理缺乏統一的規范和標準，相關的法律法規也不健全。另外，由于海外項目在國外多地辦公，文件與檔案實體在檔案形成地各自保存、分散管理，因此，沒有做到統一管理，安全保管，也沒有利用網絡通信、文檔電子化、管理系統平臺方法，來解決海外項目文檔一體化信息管理方式，企業都形成了自己的文檔管理體系和管理模式。主要問題如下：

1.統建系統、自建系統以及各業務系統未能完全對接融合；

2.檔案信息化人才匱乏，與檔案信息化發展和專業化要求不適應；

3.檔案信息化建設基礎設施不完善不配套；

4.歷史檔案數字化處理進度較慢；

5.境內外總承包項目文檔一體化管理體制特別是信息化機制尚未形成。

二、文檔一體化信息管理實施途徑

海外文檔一體化信息管理主要是基于計算機信息網絡對電子文件、電子檔案的管理為實現目的，是應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程，涉及到管理技術、制度、流程、原則、方法等多方面內容，每個方面都是相互關聯、相輔相成、相互作用的。因此，必須從企業海外工程項目管理的實際工作出發，協調相關部門，共同采取科學的管理方法，推進海外文檔一體化信息管理進程。

1. 平臺管理：在檔案管理工作中，要建立海外項目電子文件歸檔管理系統平臺，它是辦公自動化系統的組成部分。在工程建設過程收集整理資料時，就應按照有關電子文件歸檔管理的規定在系統平臺上進行數據信息錄入及整理，逐步實現電子文件實時歸檔，網上移交。主要包括著錄項內容、歸檔接收、整理編目、數據加工、歸檔鑒定等功能。歸檔管理過程中應保證電子文件元數據和背景信息的完整性。

2. 數據管理：它是對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命過程實施連續管理，是一個完整的過程，涉及到電子文件的流程、管理規則、管理方法及質量要求。因此，要求對電子文件的生成、流轉、保管、利用等每個環節的實施過程進行監控管理，及時發現和糾正問題，不斷調整管理策略，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。在電子文件形成之前，就將電子文件數據管理融合到檔案管理系統中，制定統一編碼體系、統一文件形成要求、統一數據存儲結構、統一文件格式、統一訪問控制機制、統一文件查詢利用規則等。前段控制原則是確保電子文件檔案完整安全、真實可靠、長期可讀的有效原則，是實現電子文件全過程管理的重要保障。由于電子文件、檔案本身具有動態因素，電子文件形成過程中，其版本、狀態、數量等都在動態變化中，電子文件的存儲格式也有變化、使電子文件管理處于變化之中。因此，要實現前段控制及全過程控制，就必須實現動態管理。

3.風險管理：加強風險識別和隱患治理，制定風險防范措施，制定符合海外項目特點和當地需求的各類文檔風險應急預案并演練。海外檔案風險防控是防止人為因素、自然災害對檔案工作人員和檔案資料可能造成的損害，提高對各種險情的應急救援能力，達到快速有效救援，減少損失，切實維護檔案工作人員和檔案資料的實體安全。防范經營風險，為合同糾紛、變更索賠等提供原始憑證和見證資料。著眼常態運行、應急運行和容災運行的匹配，提升容災風險防范能力和水平。要將容災納入文檔應急預案，通過技術、管理等手段，識別風險，整改隱患，確保安全。

4.備份管理：為確保檔案實體、信息兩安全的同時，保證檔案不失控、不梗阻、不流失，通過互聯網TCP/IP協議，將生產中心的數據備份到異地異國。備份時必須備份到300公里以外，并且不能在同一地震帶，不能在同地電網，不能在同一江河流域，避免發生大災大難，通過異地進行數據回退。即開通“異地備份”通道，隨時隨地做好備份工作；技術人員也自作備份，確保檔案數據雙保險。當然，異地備份，如果想做接管需要專線連接，一般需要在同一網段內才能實現業務的接管。

5.規范管理。海外文檔是各個職能部門產出的各種不同門類、不同載體的文件檔案，要提高海外文檔歸檔質量，充分發揮各個職能部門文件、檔案的整體效果，必須通過規范文檔一體化管理流程，統一文檔登記內容和檔案著錄項目，建立綜合管理文件、檔案管理的標準，對文件、檔案類目的劃分和設置進行規范，運用檔案管理信息系統對文件、檔案進行文檔一體化信息管理，統一歸檔標準，實現電子檔案與紙質檔案一一對應，實行雙套保存制度。

6.實時管理。應用系統平臺建設，對海外項目文檔進行實時歸檔，確保文檔完整。對文件、檔案的管理通過運行管理系統在線實時歸檔，實現文件的一次輸入、多途徑的輸出和網絡共享。從電子文件形成源頭抓起，以提高檔案歸檔質量。

總之，企業對海外項目文檔一體化管理研究，是適應新形勢和新技術發展的需要，充分利用信息網絡技術，科學有序地推進海外文檔一體化信息管理進程，發揮企業海外檔案工作的服務功能。