在檔案分類方法中婦幼檔案管理探究

【摘要】：檔案作為記錄人們社會實踐活動的原始資料，必須按照一定的方法進行管理。檔案分類法是最常見使用最多的管理方法之一，它是管理檔案的手段和工具。婦幼檔案管理是關系到婦女兒童健康保健的重要資料，在管理中也可采用分類法進行管理法。本文主要以婦幼檔案的管理為研究對象，并展開對其意義和創新方法的研究，為婦幼檔案管理提供借鑒。

【關鍵詞】：分類法 檔案管理 婦幼檔案

在檔案管理的實踐中，分類管理方法是最常用的，也是最適合在檔案管理中應用的方法之一。它適用于全部的檔案管理，在零散和薄弱狀態下的婦幼檔案的管理中，更適用分類法管理檔案。

一、婦幼檔案分類管理法的內涵

檔案管理中的分類法主要是將全部的檔案按照一定的科學方法和原則進行分類，便于保存查閱。這種科學的方法和一定的原則包括來源內容性質，年代組織機構等行程在檔案管理中的分類法。每個分類法都有自身的優缺點。在整體的檔案管理歸納中可根據工作需要采用不同的分類方法。檔案分類法較之其他的方法在傳統檔案管理中更具有高效便捷的優勢可節約空間空間和時間外，還可節省人力財力和物力。隨著信息時代的到來，信息化不斷應用在檔案管理中，大檔案系統不斷被應用，由此分類法在信息時代的檔案管理中仍具有很強的適應性。在信息化檔案管理中分類法的應用，可體現為檔案檢索工具的標準化和工具化。分類法應用于婦幼類檔案管理中可按照檔案的內容特點來劃分和歸納檔案資料，并保持檔案之間的問題或主體的邏輯關系，從而達到婦幼檔案管理的規范化。

二、婦幼檔案管理的作用

1.是發展婦幼健康事業的要求

醫院中的綜合檔案管理包含的內容豐富涉及的范圍較廣泛，因此要保證婦幼檔案的突出性和可查閱性必須要進行分類管理。通過對婦幼檔案進行分類管理建立分類體系可配合醫院社區和保健工作單位對婦幼健康的普查。便于政府工作部門和醫院等機構調閱閱和查找相關數據。

2.有利于發揮婦幼檔案信息的最大作用

一方面，婦幼答案對于我國醫療衛生和婦幼保健都具有一定的參考價值，富有答案在醫院社區等單位處于零散和弱勢的狀態。只有將婦幼檔案按分類法進行有效管理整合資料，才能發揮婦幼檔案的作用。另一方面，當前婦幼檔案管理處于薄弱環節，管理和保存上存在著多問題。用分類法進行檔案管理計規范，老婦有檔案的管理又保證了元始婦幼檔案資料和文件的完整性。

三、婦幼檔案管理的創新方法和手段

在婦幼檔案分類管理中應重點對分類管理制度人才和信息化水平三個方面來實踐婦幼檔案創新方法：

1.建立健全婦幼檔案管理分類制度

把婦幼檔案管理中的分類法納入到健康教育管理中，并不斷完善。根據檔案學的管理原則，按照分類法的規范對檔案進行收集整理和歸檔，并建立相關制度。工作人員要按照工作制度進行檔案管理工作。要建立適合婦幼檔案管理的賞罰機制。鼓勵其他關于婦幼方面的工作人員參與到婦幼檔案管理中來，同時要以疾病預防和資料搜集整理為出發點，更好地建立健全婦幼檔案管理制度。

2.新設備改善環境

在信息化時代，檔案管理已經進入了電子信息技術管理時代，在這樣的大背景下，檔案管理工作在設備上要不斷跟進更新。保證檔案管理規范便捷。婦幼檔案管理在整個檔案管理系統中常常處于被忽略的狀態，因此，在管理系統的更新上和技術設備更新上往往不受重視，造成了婦幼檔案管理的系統和設備更新較滯后。是要規范化婦幼檔案的管理必須及時更新系統和設備，做好系統升級優化和硬件的保護和維修等工作。二是要改善檔案的存放環境。檔案庫房是保存檔案的場所，直接影響到檔案的管理效果。因此，在保存紙質檔案時，要注意防潮防蟲防霉防火等一系列防范措施。在保存聲像檔案要注意防磁和防高溫等環境問題和數據的丟失等問題。

3.加強檔案管理人員的培養

檔案管理人員除了具備專業的檔案知識之外，還要掌握計算機應用知識以及醫療保健知識等。因此婦幼檔案管理人員可通過多種渠道對婦幼檔案工作人員進行崗位培訓，從而提高業務素質和職業技能。保重婦幼檔案管理的規范化。

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作者簡介：馬莉（1978-），女，黑龍江省哈爾濱市人，哈爾濱市南崗區婦幼保健計劃生育服務中心，研究方向：檔案管理