規范財務檔案管理 提高財務管理水平

王曉艷

財務檔案是對企業經營狀況的正確整理與記錄。如果一個企業能對其財務狀況做好詳細的計劃與整理，能對企業的長遠發展起到至關重要的作用。本文從規范化財務檔案管理的作用出發，對財務檔案管理的現狀以及在管理中存在的問題進行分析，最后詳盡闡述了如何提高財務管理水平，希望能對財務管理水平的提高有所幫助。

一、財務檔案管理的作用

首先，經濟基礎決定上層建筑。企業都是以賺取利益為目的的，經濟基礎的穩定發展在企業的正常運轉中有著舉足輕重的作用。提到經濟自然與財務密不可分，財務檔案不僅記錄了企業經濟運營狀況，更能為企業的經濟狀況提供參考，便于企業根據自身的經濟條件進行資金周轉，企業制訂出合理的開支計劃，有利于企業進行正常的社會活動，安排生產計劃和投資計劃。

其次，財務檔案的規范化管理有利于企業領導進行正確決策。當領導需要時，可以有明確的財務檔案作為參考。檔案的整理需要會計工作者具備縝密的心思和認真細心的工作態度，因為財務檔案對企業的發展作用不容小覷，是企業探討發展狀況的重要資源，更是維護企業正常工作秩序的重要憑證。

二、財務檔案管理的現狀分析

（一）財務檔案管理中的新突破

按照目前的發展形勢，財務檔案在管理方面取得了很大突破。如今，伴隨著科學技術發展水平的提高與進步，財務檔案的管理工作與計算機互聯網等信息技術結合起來，使財務檔案管理的效率有所提高，并且財務數據的錯誤率有所下降，從而提高了財務檔案管理的質量。

（二）財務檔案管理中的不足

財務檔案管理過程中還存在著許多不足之處。主要表現在以下幾個方面：

財務檔案管理制度約束力不強。財務檔案管理制度的約束力不強，導致出現一系列問題。財務檔案在管理過程中出現丟失現象，有的管理者對檔案管理工作可能還存在經驗不足等諸多問題，所以在管理過程中難免會出現信息遺漏，或者信息丟失的現象;在工作中會有投機取巧的現象，不按照國家的相關規定進行。例如，有的企業打印設備不合格，不按規定時間進行檢查報修，導致檔案存放的時間過短，再去翻閱時會出現字跡模糊、難以識別的問題。

財務檔案管理人員能力的問題。雖然很多企業能意識到檔案管理對企業的重要性，但他們往往不能落到實處，對內部工作人員的要求過低，不能及時發現工作中的錯誤，所以時間久了，工作人員的工作能力和積極性也會降低;同時檔案管理中馬虎大意的現象仍時有發生，以至于主要財務信息在封存后仍會出現信息的外漏。此外，對管理人員缺乏培訓或是在沒有完全了解設備信息的情況下就直接進行工作，結果也就可想而知了。高科技型財務檔案系統雖已出現，但應用型人才或現有人才能力不足，就無法體現它的價值。只有當專業人員能夠很好地使用操控，才能使它的價值得到最大的發揮。

難以實現信息化管理目標。進入21世紀以來，信息化水平有所提高，但是在企業內部財務檔案管理人員仍不能做到與時代發展緊密結合，檔案信息化建設有待加強。

三、提高財務檔案管理水平的措施

（一）建立健全財務檔案管理機制

建立合理有效的制度是順利開展工作的關鍵。當然制度也不是盲目制定的，它應與企業的發展狀況和發展機制相結合。一般而言，財務檔案管理方面的機制主要可以從三個方面說起，首先是檔案信息保密機制，涉及公司財產經營狀況的重大信息不可隨意泄露;其次是儲存機制，相關工作人員應對重要的信息進行收集整理并保存，以便需要時可以及時查閱;最后當然也是最重要的一點就是密封制，它與前面所講的保密機制仍存在著不同，因為檔案一般都是要長期保存的，所以密封起來很重要，可以確保它的完好無損，以防重要財務信息丟失或者外泄。同時，要求員工內部做好學習，向優秀員工看齊，互相監督互相學習，以免出現違背相關工作機制的行為。

（二）加大對管理人員的培訓力度

我們都知道財務檔案管理也是一項非常艱巨的工作，所以對這方面工作人員的選擇需要領導認真斟酌。財務檔案管理必須做到心細，經驗豐富，大腦反應迅速，隨機應變能力強，并且具有較高的管理與領導能力。所以這就需要加大對員工的培訓力度，提高他們的工作積極性。可以聘請資歷較深或者經驗較豐富的專家進行授課，經常性地給財務檔案管理方面的工作人員進行指導，便于他們及時發現工作中的不足并加以及時改正。財務檔案中的內容涉及眾多的數據信息，尤其是相對于大規模的企業而言，企業中的信息量巨大，如果缺少有效的管理模式，對企業的長遠發展會造成難以想象的后果。另外，財務檔案管理小組內部應及時開交流會，分享工作經驗，提高學習能力，對舊式的檔案管理模式進行改進，及時引進新的高效的管理模式，與當今時代緊密結合，學會運用新的科學技術水平，打造出不一樣的檔案管理思路。

（三）創造良好的檔案管理環境

工作環境好了，檔案管理工作做起來就會順利很多。環境主要分為自然環境和社會環境。對檔案管理的工作而言，自然環境方面要求做到為檔案管理人員提供良好舒適的工作環境;站在檔案資料的角度來說，應對重要的檔案信息采用正確的方法進行保存，并要有完備的消防設備，對于已整理好的檔案資料應配備與之相關的檔案袋和檔案柜，用于保存特定的檔案，并做好分類。另外，一般用于存放在檔案中的文件大多數都是比較重要的文件，不可對外公開，所以應做好檔案的保密工作，為重要的檔案資料創造良好的保密環境，以防信息外泄，爭取實現檔案管理的高水平高效率要求。

（作者單位：黑龍江省伊春市伊春區財政集中支付中心）

參考文獻：

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