機(jī)械制造業(yè)基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)內(nèi)部控制探討

黃慧宇

摘 要：隨著供給側(cè)改革政策不斷落實(shí)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入新時(shí)期。在這樣經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，很多制造業(yè)原料價(jià)格都在不斷上漲，造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)空間壓縮，對(duì)機(jī)械制造企業(yè)影響較大。因此，要深挖采購(gòu)環(huán)節(jié)潛力，而機(jī)械制造企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)管理，可以使內(nèi)部控制效果增強(qiáng)，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，而信息化手段的提升是具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文就將立足于機(jī)械制造業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)ERP信息系統(tǒng)及具體運(yùn)用于控制內(nèi)部采購(gòu)進(jìn)行闡述，最后提出相關(guān)的控制方法。

關(guān)鍵詞：機(jī)械制造;ERP系統(tǒng);內(nèi)部控制

一、引言

在企業(yè)管理過(guò)程中，內(nèi)部控制是十分重要的一環(huán)，企業(yè)內(nèi)部控制包括對(duì)各種生產(chǎn)要素、工作流程和財(cái)務(wù)情況的監(jiān)管，能夠保證企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)和管理效率提升。通過(guò)合法有序運(yùn)行，能夠提升企業(yè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。ERP信息系統(tǒng)是國(guó)際上先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，通過(guò)現(xiàn)代化、智能化與科技化創(chuàng)新，有效杜絕供之前沒(méi)有管控好而造成的企業(yè)成本上升問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)機(jī)械制造企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

二、ERP系統(tǒng)概述

（一）ERP信息系統(tǒng)定義

ERP信息系統(tǒng)也就是企業(yè)內(nèi)部的資源計(jì)劃系統(tǒng)，ERP信息系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、物流和庫(kù)存等各個(gè)情況進(jìn)行信息整合，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理理念創(chuàng)新，能夠統(tǒng)一管理員工和業(yè)務(wù)一體化，將所有資源集中在ERP信息系統(tǒng)中，讓企業(yè)管理效率和人力資源得到有效配置，使企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)效果明顯增強(qiáng)。在ERP信息系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，十分強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部流程規(guī)范化、高效化和標(biāo)準(zhǔn)化;通過(guò)ERP信息系統(tǒng)有效利用，實(shí)現(xiàn)了不同企業(yè)之間的協(xié)同管理與合作共贏。所以說(shuō)，ERP信息系統(tǒng)是企業(yè)重要的管理工具，對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

（二）ERP信息系統(tǒng)特點(diǎn)

ERP信息系統(tǒng)有較強(qiáng)的系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，它能夠在提高企業(yè)效率的過(guò)程中，使管理者管理模式更加高效，節(jié)約大量時(shí)間和精力。通過(guò)有效的集成、共享和實(shí)施，能夠讓企業(yè)在復(fù)雜多樣環(huán)境下得到精簡(jiǎn)，給企業(yè)帶來(lái)蓬勃生機(jī)，使其發(fā)展更加符合當(dāng)前時(shí)代要求。

ERP信息系統(tǒng)首先要求公司必須建立標(biāo)準(zhǔn)的操作體系，輔以良好的企業(yè)文化，才能讓ERP信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)流能實(shí)時(shí)共享與及時(shí)反饋。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠讓多種生產(chǎn)資源更加清晰地展現(xiàn)出來(lái)。利用這樣優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)ζ髽I(yè)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行掌控，最終實(shí)現(xiàn)有效決策。

（三）ERP信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

通過(guò)對(duì)企業(yè)成本以及最終實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)環(huán)節(jié)管控，能夠凸顯ERP信息系統(tǒng)有效性;對(duì)ERP信息系統(tǒng)內(nèi)部預(yù)算管理，子模塊報(bào)告以及分析子模塊等多個(gè)功能的具體綜合運(yùn)用，能夠很好地實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)管理。ERP信息系統(tǒng)是一個(gè)全生態(tài)鏈系統(tǒng)，從產(chǎn)品設(shè)計(jì)、材料采購(gòu)以及生產(chǎn)工序管理等多環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)管理，對(duì)產(chǎn)品全面質(zhì)量控制，提升工作效率以及成本核算準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)有效提升。

三、我國(guó)機(jī)械制造業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)內(nèi)部控制的意義

（一）對(duì)于材料需求量的內(nèi)部控制

通過(guò)對(duì)材料需求的內(nèi)部控制，能夠系統(tǒng)地了解材料價(jià)格和庫(kù)存情況。通過(guò)ERP系統(tǒng)構(gòu)建的產(chǎn)品工藝BOM單，同時(shí)結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)訂單、材料采購(gòu)周期進(jìn)行生產(chǎn)材料儲(chǔ)備，如果沒(méi)有計(jì)劃儲(chǔ)備材料，可能會(huì)造成大量浪費(fèi)。通過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)應(yīng)用，企業(yè)內(nèi)部信息技術(shù)得到很好的整合;通過(guò)整合工藝畫(huà)圖軟件、工業(yè)生產(chǎn)流程管理軟件以及倉(cāng)庫(kù)管理軟件，讓庫(kù)存和生產(chǎn)之間得到有效匹配，對(duì)控制材

料采購(gòu)需求量是具有極大參考價(jià)值的。

（二）對(duì)于供應(yīng)商以及價(jià)格選擇

通過(guò)ERP系統(tǒng)信息化技術(shù)應(yīng)用，對(duì)于供應(yīng)商及價(jià)格選擇可以更加立體，能夠有效對(duì)比選擇，找出更加適合企業(yè)供應(yīng)商。對(duì)于原料來(lái)說(shuō)，不同的機(jī)械制造業(yè)產(chǎn)品方向不同，所以要根據(jù)綜合采集原料供應(yīng)商的全面數(shù)據(jù)進(jìn)行分類分析，并按照實(shí)際要求對(duì)企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)。在預(yù)算方面，要與采購(gòu)價(jià)格相匹配，這樣能夠節(jié)省更多成本，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。同時(shí)，ERP信息系統(tǒng)構(gòu)建起的企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)是對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全流程管理，即不僅僅是采購(gòu)初期的比價(jià)，還有所供應(yīng)的材料品質(zhì)、供料的及時(shí)性等方面的綜合評(píng)價(jià)。合格供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)采購(gòu)付款具備指導(dǎo)意義。

（三）采購(gòu)付款控制

采購(gòu)付款方式和付款時(shí)間對(duì)于企業(yè)資金管理十分重要，所以要合理地根據(jù)ERP信息系統(tǒng)來(lái)選擇付款方式和時(shí)間。通過(guò)有效的采集和分析材料入庫(kù)信息，同時(shí)結(jié)合合格供應(yīng)商庫(kù)相關(guān)信息，對(duì)材料采購(gòu)額、采購(gòu)支付節(jié)點(diǎn)進(jìn)行綜合分析，令當(dāng)前采購(gòu)付款有效得以控制。當(dāng)然，企業(yè)內(nèi)部也是要制定有關(guān)的采購(gòu)付款執(zhí)行細(xì)則文件，針對(duì)不同供應(yīng)商設(shè)定支付標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使企業(yè)內(nèi)部原料采購(gòu)和內(nèi)部控制管理有效運(yùn)行。通過(guò)信息技術(shù)，從ERP系統(tǒng)大數(shù)據(jù)分析角度得出最標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)的結(jié)果，進(jìn)一步保證企業(yè)采購(gòu)付款流程的科學(xué)性與合理性。

四、機(jī)械制造業(yè)基于ERP系統(tǒng)的采購(gòu)內(nèi)部控制方法

（一）加強(qiáng)對(duì)于材料需求量的內(nèi)部控制管理

在新時(shí)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，需要在ERP系統(tǒng)發(fā)展理念下，通過(guò)信息化、智能化與科學(xué)化手段，對(duì)當(dāng)前整個(gè)機(jī)械制造業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行采集并分析，對(duì)業(yè)務(wù)流程和和資金使用情況進(jìn)行控制，有效降低人為干擾，提升業(yè)務(wù)可信度和參考性。同時(shí)，存在多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的制造業(yè)，要深入到單個(gè)項(xiàng)目層面進(jìn)行管控，輔以信息化技術(shù)，讓每一個(gè)細(xì)節(jié)和環(huán)節(jié)都能有序進(jìn)行，形成有效的管理閉環(huán)。例如，企業(yè)生產(chǎn)目標(biāo)計(jì)劃，合理庫(kù)存量的預(yù)估和材料入庫(kù)時(shí)點(diǎn)的選擇。通過(guò)這樣的分析，才能夠更加切合機(jī)械制造業(yè)需求實(shí)際，從而提高采購(gòu)科學(xué)性，提升企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理效率。

（二）加強(qiáng)對(duì)于供應(yīng)商及價(jià)格選擇的內(nèi)部控制

通過(guò)對(duì)供應(yīng)商和價(jià)格招投標(biāo)，可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制有序運(yùn)行。在實(shí)踐中，可以通過(guò)運(yùn)用ERP系統(tǒng)對(duì)所需采購(gòu)材料價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，結(jié)合對(duì)比分析和多元分析手段，實(shí)現(xiàn)多維度分析，根據(jù)所得出的材料品質(zhì)、企業(yè)信譽(yù)以及企業(yè)規(guī)模等綜合指標(biāo)來(lái)選擇合適供應(yīng)商。同時(shí)，參考?xì)v史交易情況，如材料使用質(zhì)量反饋、供貨時(shí)效等，運(yùn)用多角度考核方式選擇合適供應(yīng)商;企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)將自身對(duì)供應(yīng)商的考察要求，結(jié)合應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)存量數(shù)據(jù)及新增數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商的招投標(biāo)提供決策依據(jù)。

（三）加強(qiáng)對(duì)于采購(gòu)付款的ERP內(nèi)部控制管理方法

通過(guò)ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部管控，能夠使內(nèi)部崗位控制和人員管理更加系統(tǒng)科學(xué)，企業(yè)主要是在審批、采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)加大監(jiān)督管理，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)付款控制效率提升目標(biāo)。在崗位分工設(shè)置上，一定要對(duì)采購(gòu)付款多個(gè)方面進(jìn)行約束，嚴(yán)格遵循不相容職務(wù)相分離原則，尤其是在審批和監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)，對(duì)整個(gè)機(jī)械制造企業(yè)的采購(gòu)管理要進(jìn)行有效控制。當(dāng)然，對(duì)材料的檢驗(yàn)是必不可少的，企業(yè)根據(jù)自身情況對(duì)采購(gòu)材料進(jìn)行檢查，可以是全面檢查，也可以是抽樣檢查，保證最終機(jī)械制造業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量。同時(shí)，考核獎(jiǎng)懲制度一定要落實(shí)，發(fā)現(xiàn)不合理情況要堅(jiān)決處理;對(duì)采購(gòu)管理的績(jī)效考核重點(diǎn)應(yīng)該放在是否根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)需求來(lái)選擇材料及數(shù)量，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)問(wèn)題。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著供給側(cè)改革不斷推進(jìn)，我國(guó)當(dāng)前制造業(yè)轉(zhuǎn)型已成必然。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，制造企業(yè)必須要通過(guò)有效手段與之適應(yīng)，提升自身競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。機(jī)械制造業(yè)需要應(yīng)用信息化手段，即ERP系統(tǒng)，構(gòu)建完善的內(nèi)部采購(gòu)控制管理流程，提升材料管控能力，進(jìn)一步提升資金有效使用;在科學(xué)指導(dǎo)思想下，借鑒更多優(yōu)秀的ERP系統(tǒng)建立經(jīng)驗(yàn)，并與自己企業(yè)情況相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部采購(gòu)科學(xué)化、系統(tǒng)化與智能化管理。

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