計算機技術在辦公自動化中的應用

楊喬琳

摘要：近年來，計算機技術發展最快，計算機技術在一些領域的發展日益成熟，這使得計算機在許多領域得到了應用和發展。計算機已經在辦公領域得到了很好的應用，計算機技術作為實現辦公自動化的重要技術，發揮著重要的作用。本文簡單介紹了計算機技術和辦公自動化的概念、意義及其應用，以供借鑒。

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;應用

1辦公自動化及計算機技術概念

1.1辦公自動化概念

計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

由上可知：辦公自動化是指在行政機關工作中，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。

1.2計算機技術概念

計算機技術是研究計算機的設計與制造，利用計算機進行信息獲取、表示、存儲、處理、控制等的理論、原則、方法。

計算機技術側重于研制計算機和研究使用計算機進行信息處理的方法和技術手段。

2計算機技術應用于辦公自動化的意義

2.1提高工作效率

企業運用計算機技術，能準確、及時的收集和處理各種信息，只有準確、快速的獲取市場信息，企業才能掌握先機，及時做出反應，提高企業的綜合競爭力。以計算機技術為核心，辦公自動化采用現代化的網絡通信技術以及多種辦公設備，快速、全面、廣泛的使用、存儲、加工、整理各種信息資源，構建企業內部的辦公自動化信息系統，實現企業內部資源的共享，提高辦公效率。

2.2有效節約企業成本

計算機技術在辦公自動化中的合理應用可以為社會節約大量的辦公成本和資源。在傳統的辦公室工作中，文件辦理都是以紙質形式進行流轉辦理，借助計算機設備資源的共享和維護，實現無紙化辦公，使用計算機技術搭建的辦公自動化信息系統，有效提高了辦公人員的工作質量，有效節約人力資源成本，更好地避免人為失誤造成的不必要經濟損失。

2.3加強內外聯系

在計算機出現以前，公司各下屬單位、部門想要實現溝通交流比較困難，受到辦公工作區域限制，想要實現工作之間的交流需要經過一系列流程才能夠達到。而將計算機技術例如電子郵件、QQ、微信等即時通信、文件共享、OA協同平臺和手機APP等，應用到辦公中，公司各下屬單位、各部門之間的交流實現了及時與快捷，隨時隨地都能夠進行業務學習與交流。

3計算機技術在辦公自動化中的應用

3.1深化資源設備

辦公自動化的主要工作是對信息資源進行使用、存儲、加工、整理，而計算機技術的使用是配合開展工作的關鍵。使用一系列的服務器、存儲和網絡產品，構成公司辦公自動化協同平臺系統的硬件環境，再購買知名廠家的辦公軟件，搭建成一個獨立完整的辦公自動化協同系統，更好地為公司辦公自動化提供服務。

3.2實現文檔管理的自動化

文檔管理是企業辦公過程中的一個重要事項，所以在辦公自動化的實現過程中首先需要在文檔管理方面實現自動化。而文檔管理自動化水平的提升與計算機技術的應用以及優化存在著密不可分的關系，只有在計算機技術的應用和支撐之下才可以為文檔管理自動化實現提供輔助工具。

通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔。

辦公人員在接收到文件之后，在經過一系列辦公流程處理之后原始文件會形成電子信息，并完成文檔歸檔。歸檔文件錄入檔案系統后，設置不同級別用戶的查詢權限。這樣的方法能夠在一定程度上提高辦公的安全性，同時還可以最大化地發揮計算機技術在辦公自動化中的應用價值。

3.3構建信息平臺，實現自動化工作流程

目前，許多企業已經利用計算機技術建立信息交流和發布平臺，我們生活中常見的有電子公告、電子論壇、電子出版物等，企業可以發布規章制度、通知公告等，在信息平臺上，使企業員工能夠隨時了解企業的情況。通過該信息平臺，還可以為員工提供公司文件制度和人員電話號碼等信息查詢，實現企業內部信息資源的共享。

計算機技術在辦公自動化中的應用還可以實時監控整個辦公過程，協調部門之間的工作內容，從而提高企業人力、物力和財力的利用率。企業將會有很多工作流程，如文檔報告、文檔審批等，這些都是固定的工作流程。通過計算機技術，可以實現自動化工作流程，優化資源配置。在企業系統平臺上，還可以設置會議管理、物品管理和車輛管理等，實現事務自動化管理。

4結束語

計算機技術在辦公自動化中的應用，改變了傳統的辦公工作模式，提高了工作人員的辦公效率，極大節約了企業成本。隨著科學技術的不斷發展，計算機技術將會在辦公自動化方面發揮更加重要的作用，為企業獲取更多的經濟效益和社會效益。