高職院校文書檔案標準化建設(shè)分析

劉洋

摘要：文書檔案管理工作一直以來都可以被看作是高職院校在日常運作和發(fā)展過程中非常重要的一部分。本文針對高職院校文書檔案標準化的建設(shè)進行分析，為推動高職院校的未來可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高職院校;文書檔案;標準化建設(shè)

高職院校在日常運作和發(fā)展過程中，檔案工作一直以來都是其中非常重要的一部分。在檔案管理工作的具體開展過程中，文書檔案在其中所占據(jù)的地位非常重要。特別是在當前我國近年來職業(yè)技術(shù)教育的整體發(fā)展勢頭越來越迅猛，發(fā)展速度也越來越快。所以無論是對于一些新組建而成的院校或者是正在發(fā)展中的職業(yè)技術(shù)院校而言，在自身發(fā)展的同時，更多的是要意識到檔案管理在高職院校日常運作過程中的重要性。高職院校要想實現(xiàn)規(guī)?；陌l(fā)展，就必須要保證文書檔案的建設(shè)具有標準化和規(guī)范化的特征，這樣才能夠滿足當前高職院校在日常運作時對文書檔案的標準化建設(shè)要求。

1通過制度對公文制發(fā)進行規(guī)范

高職院校在日常運作和發(fā)展過程中，文書檔案管理工作在其中的重要性不言而喻。文書檔案管理工作的有序開展，不僅可以保證高職院校在日常管理過程中的高效性，而且還可以保證各項院校工作的順利開展。特別是在現(xiàn)代社會的發(fā)展背景下，高職院校在制定和落實文書檔案標準化建設(shè)方案時，要與實際情況進行結(jié)合，這樣才能夠在實踐中積極采取有針對性的措施，實現(xiàn)文書檔案標準化的建設(shè)。為了保證文書檔案建設(shè)的標準化和規(guī)范化，在具體建設(shè)過程中，要將文書檔案的產(chǎn)生作為出發(fā)點。在這一基礎(chǔ)上，要結(jié)合實際情況，將“國家行政機關(guān)公文處理辦法”作為基礎(chǔ)，這樣有利于制定和落實符合高職院校的規(guī)章制度。在針對規(guī)章制度進行制定和具體落實時，要與實際情況進行結(jié)合，對公文用紙質(zhì)量的幄面尺寸進行明確的規(guī)定。通常情況下，在具體操作過程中，都會選擇利用國際通用標準型A4型的紙張，在排版時要盡可能利用橫寫橫排的方式，同時需要在左側(cè)位置進行裝訂處理。在針對公文進行制發(fā)時，為了保證簽發(fā)手續(xù)的履行，必須要結(jié)合實際情況，構(gòu)建和落實符合實際要求的審批權(quán)限。除此之外，還需要注意的一點就是，在針對公文標題進行制定和落實時，要保證標題的準確性和有效性。另外，主送單位和抄送單位都要確定下來，要保證落款與公文的一致性，對日期還要確定。在公文上所有的文字描述都必須要保證清晰和牢固，無論是草擬的公文內(nèi)容，或者是各種不同類型的記錄，報表等。無論以任何一種形式呈現(xiàn)出的公文內(nèi)容，都必須要保證公文的清晰度和準確性。

在各種不同類型的公文處理過程中，無論是在上面的批注或者是其他的文字，切忌不可以使用一些容易褪色的筆、墨、紙，這樣做的根本目的是為了最大限度保證公文內(nèi)容的字跡具有鮮明的特征，同時還方便日后的保存和利用。與此同時，在針對文書檔案標準化建設(shè)時，還要對各種不同文種的使用情況進行科學(xué)合理的判斷和分析。在具體操作過程中，不僅要保證格式在擬定和落實時的規(guī)范化和標準化，而且還要避免利用一些不規(guī)范的文字，這樣可以促使標準化、現(xiàn)代化的檢索方式可以在實踐中得到合理利用。由此可以看出，對于公文的制發(fā)而言，只有通過制度的制定和落實，才能夠為公文的質(zhì)量提供有效保障。其實對于文書檔案而言，公文可以看作是文書檔案的前身，文書檔案這一理念的提出以及在實踐中的落實，其實大多數(shù)情況下，是在經(jīng)過不斷的演變之后，從公文的角度出發(fā)，逐漸演變成當前的文書檔案。所以公文的制發(fā)效果，將會直接對文書檔案的質(zhì)量產(chǎn)生影響，所以在針對公文進行處理時，要保證制度化的標準，這也是實現(xiàn)文書檔案標準化建設(shè)的必要前提條件。

2通過制度對公文管理進行確定

高職院校在日常運作和發(fā)展過程中，要意識到文書檔案在其中的重要性。文書檔案的標準化建設(shè)，將會直接影響到院校各項工作的開展情況。所以對于管理者而言，要結(jié)合實際情況，采取有針對性的措施，實現(xiàn)文書檔案的標準化建設(shè)。在具體操作過程中，為了保證公文管理水平的有效提升，應(yīng)當制定和落實符合實際要求的立卷檔案制度。在該制定的制定過程中，要將教學(xué)、科研等各種不同類型的活動全部都納入其中，同時，還要將這些活動轉(zhuǎn)變成為具有保存價值的文件材料，這些材料將會被直接存放到文書檔案管理中，這樣方便后續(xù)的調(diào)取和利用。所以在具體操作過程中，要結(jié)合實際情況，構(gòu)建和落實立卷歸檔分工，學(xué)員內(nèi)部的分管檔案管理工作要落實到實處，該其納入到領(lǐng)導(dǎo)和管理者的責任范圍之內(nèi)。與此同時，學(xué)院的檔案館長在日常工作時，與其相對應(yīng)的職責大多數(shù)情況下，都是檔案職員的基本職責范圍之內(nèi)，在保證各個部門責任落實到實處的基礎(chǔ)上，要保證分工明確，相互之間還要目前建立良好的配合關(guān)系。立卷歸檔制度在制定和落實過程中，應(yīng)當對文書檔案的質(zhì)量給予足夠的關(guān)注和重視，特別是在實踐中要保證文書案卷在編制和落實過程中的有效性，同時還要形成規(guī)律。這樣不僅可以保證相互之間的有機聯(lián)系，而且還可以對各種不同類型文書案卷的價值進行正確客觀的判斷，同時為后續(xù)的保存和利用可以提供方便快捷的方式。

3通過制度對立卷方法、案卷裝訂進行處理

在高職院校文書檔案標準化建設(shè)過程中，其根本目的是為了保證文書檔案相關(guān)管理工作在開展過程中，可以保證一定的標準化和規(guī)范化，這樣對高職院校內(nèi)部各項工作的開展而言，具有非常重要的影響和作用。在實踐中，結(jié)合實際情況，對工作實踐證明進行不斷深化處理，同時還要保證立卷方法和案卷裝訂的質(zhì)量可以得到有效提升，這樣才能夠避免對檔案工作的標準化質(zhì)量產(chǎn)生影響。所以在文書檔案工作標準化建設(shè)的整體實施過程中，必須要按照規(guī)定的要求和制度來進行，這樣不僅可以保證分類、檢索工作的有序開展，而且還能夠保證檔案標準化的建設(shè)和管理。

4結(jié)束語

高職院校在日常運作過程中，要意識到文書檔案標準化建設(shè)在其中的重要性。在具體實施過程中，要通過標準化制度的構(gòu)建和落實，保證文書檔案管理的相關(guān)工作可以真正有效的落實到實處，這樣對高職院校各項工作的順利開展而言，具有實質(zhì)性意義。