分析高職院校文書檔案收集歸檔工作的強化措施

李鵬宇

摘要：文書檔案收集歸檔工作一直以來都是高職院校檔案管理工作當中非常重要的一部分，同時也是重點部分。本文針對高職院校文書檔案收集歸檔工作進行分析，并且結合實際情況，提出有針對性的強化措施，為文書檔案收集歸檔工作水平提升提供有效保障。

關鍵詞：高職院校;文書檔案;收集歸檔;強化措施

高職院校在日常運作和發展過程中，要想保證院校工作的有序開展，就必須要意識到文書檔案收集歸檔工作在實踐中的重要性。同時，該工作也是院校檔案管理中非常重要的一部分，不僅會直接影響到檔案收集的效率和質量，而且還會影響到檔案的后期調取和利用。高職院校在檔案管理工作的具體落實過程中，是否可以保證檔案管理的水平、是否可以保證檔案收集歸檔工作的及時性、準確性和有效性等，這些都決定了這些不同類型的檔案文件是否可以實現科學合理的利用。對高職院校而言，如果文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中的效果并不是很理想，那么不僅會直接影響到院校各項工作的開展，而且對高職院校的未來發展也會產生一定的阻礙影響。

1.制定和落實高職院校文書檔案收集與歸檔I作制度

高職院校在日常運作和發展過程中，檔案管理工作一直以來都是其中非常重要一部分。檔案管理工作在開展過程中，要意識到文書檔案收集歸檔工作在其中的重要性，文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中的水平、效率以及質量，不僅會直接影響到整個檔案管理的水平，而且還會影響到高職院校各項工作的開展。所以在這種背景下，要結合實際情況，提出有針對性的強化才是，保證高職院校文書檔案收集歸檔工作可以在實踐中得到有效落實，并且保證實施效果。

首先，要與高職院校檔案管理裝進行結合，構建和落實符合院校實際要求的文書檔案收集歸檔管理制度。在針對該制度進行構建和具體應用過程中，要適當在其中增加一些法律法規，這樣可以保證該制度在實施過程中的有效性。在針對文書檔案進行收集時，要結合實際情況，保證收集工作可以真正有效的落實到實處，體現在各個環節當中，只有這樣，才可以保證文書檔案在收集時的效率和質量。在具體操作過程中，要制定和落實符合高職院校實際要求的文書檔案收集歸檔相關的制度和體系，這樣不僅可以保證該工作可以真正有效的落實到實處，而且還能夠嚴格按照相關標準和依據來進行執行。其次，為了保證高職院校文書檔案收集歸檔工作可以得到有效落實，需要對其進行法制建設。這樣做的根本目的是為了促使文書檔案的收集、歸檔等各項工作在開展時，可以有良好的環境和氛圍作為前提條件。與此同時，高職院校要在實踐中培養出一批優秀的人才，同時還要保證文書檔案收集管理人員在日常工作過程中，具有強烈的法律意識，定期組織這些工作人員參與到一些專項的培訓活動中。這樣不僅可以促使管理工作人員在日常工作過程中，可以接觸和學習到一些最新的法律法規，而且還能夠對現有的制度進行不斷完善和優化。通過這種方式，不僅可以將管理人員在日常工作過程中的職能作用充分發揮出來，而且還能夠保證文書檔案收集歸檔工作在正常開展過程中的有效性和針對性。

2.實現高職院校文書檔案收集歸檔工作的信息化建設

信息化時代的到來，對高職院校文書檔案收集歸檔工作的開展而言，既是一種機遇，同時也是一種挑戰。高職院校在日常運作過程中，要想從根本上促使該項工作在具體開展過程中的效率和質量得到有效提升，就必須要將其與信息化技術進行有效結合，促使其可以在實踐中實現信息化的建設。

首先，需要建立多個網站來進行協同工作，同時對檔案管理系統功能進行統一，隨著當前我國網絡技術的發展速度不斷加快，在高職院校當中的圖書檔案的管理工作提供了較大的方便。基于這種發展背景下，在高職院校內部相關工作人員需要不斷對檔案管理工作系統加以完善，同時進行更加深層次的信息化檔案管理系統的優化，充分保證檔案管理系統功能符合現代技術的發展形勢。在高職院校的檔案管理信息化建設工作當中，學校需要依照自身的發展狀況，對檔案管理工作手段進行有效的革新，通過信息化查詢的方式，不斷豐富了檔案信息查詢當中的內容，同時還提高了高職院校當中的信息化建設發展速度，學校方面可以以信息化建設作為學校圖書管理系統的發展基礎，嚴格依照國家檔案管理工作當中的相關規定，制定出各種不同形式的模板，從而實現了學校內部檔案管理工作的科學性和合理性。其次，還需要不斷提高高職院校當中，檔案信息化管理工作的基礎建設，對高職院校當中的圖書檔案進行合理的歸檔，學校方面需要積極加入到檔案管理工作的信息化建設工作當中，實施全過程跟蹤監測，保證整個檔案管理工作的科學性和準確性。

3.確定離職院校文書檔案鑒定的準確性

文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中，要意識到其在檔案管理中的重要性，同時還要對該項工作在高職院校的作用和價值有正確的認識和了解。高職院校在日常運作過程中，要結合實際情況，采取有針對性措施，保證文書歸檔工作在開展過程中的有效性和針對性，同時還要保證這些文書檔案的準確性。如果無法正文書檔案的準確性，那么就意味著這些文書檔案已經失去了可以保存的價值和意義。所以在具體操作過程中，為了方便后期的管理和利用，要采取有針對性的措施，保證文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中的準確性和有效性。這樣不僅可以促使日常管理水平可以得到有效提升，而且還能夠保證文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中的效率和質量可以得到有效提升。由此可以看出，文書檔案鑒定的準確性和可靠性，具有非常重要的作用，同時還要保證文書檔案的完整性，這樣才能夠提高利用率。

4.結束語

眾所周知，高職院校在日常運作和發展過程中，要提高對文書檔案收集歸檔工作的重視程度。該項工作的實施，不僅會直接影響到高職院校內部檔案管理的效果，而且還會影響到高職院校各項工作的開展。所以對于高職院校而言，制定和落實符合實際要求的制度，同時還要實現信息化的建設，這樣才能夠保證文書檔案收集歸檔工作可以在實踐中得到有效落實。