大數據時代高校人事檔案管理的價值及其優化措施

摘 ? ?要：隨著我國社會經濟的不斷發展，人事檔案管理工作也得到了迅猛的發展，開始融入一些先進的技術。人事檔案管理工作主要是收集、管理、整理、利用資料及數據;但是現在隨著大數據信息的不斷沖擊，過去的人事檔案管理觀念已經不能順應現在社會的發展。所以，本文以數據環境狀態下高校人事檔案管理中的問題進行深入研究，并且提出相關的解決方案，從而為我國高校人事檔案的管理工作提供有效的幫助。

關鍵詞：大數據;高校;人事檔案管理

隨著科學技術的不斷發展，人們獲取信息也更加便捷，并且對相關信息進行分析獲得各自所需的數據資料，從而更好的探尋未來的發展。現在我國很多高校都是根據過去傳統的方式進行人事檔案管理。

一、大數據的概念及管理價值

現在信息技術發展十分迅猛，大數據的地位不容忽視，我們在使用互聯網進行活動的時候，往往都會留下自己的相關信息。互聯網已經融入到我們生活的各個層面中去，人們的工作和生活也隨著網絡的融入發生了巨大的變化，大數據的出現改變了人們過去的生活模式。美國學者曾經進行研究，他把大數據劃分為利用新型模式收集相關數據信息，并且對其進行整理和選擇等。大數據是現在一個新型的觀念。它對互聯網和信息技術也是一個挑戰。使用大數據技術，把世界各個區域融合起來，并且收集各個區域的移動設備、無線發射源等數據信息，使得越來越多的互聯網用戶開始進行信息溝通。這種大范圍、大數量的信息傳播模式是對傳統信息技術的一種改變，所以技術人員深入的研究了大數據技術，它可以系統的歸納和整理相關數據信息，并且獲得有用的數據信息。

二、人事檔案管理中存在的不足

（一）檔案觀念不強，沒有針對化管理

我國很多的高校對人事檔案管理的觀念比較淺薄，其中的主要因素就是因為人們對人事檔案管理的重要價值認識不到位。這主要包含三方面的因素：首先人事管理的隱密性造成的，主要是組織、人事部門負責管理，規定在較長的時間內是要求保密的，其中的價值性就不容易傳遞出去。其次由人事檔案管理工作的屬性所造成的，工作平淡、單調，不容易反映出工作的質量，更是沒有什么獲獎的機會，于是這種工作也不容易被人們所重視。再次高校人事檔案管理工作者大多是兼職，在日常行政工作中的工作任務及壓力都比較大，對人事檔案管理的精力很難保證。人事檔案管理因為高校針對人事檔案管理的認識不夠深入，所以不能有效的進行管理，檔案信息化工作也不容易推進。

（二）人事檔案管理業務能力不強

人事檔案管理需要具備一定的專業技能，這也是很多高校從事人事檔案管理的人員所不具備的，業務能力有待強化。出現這種狀況主要因為以下兩方面的因素：第一是我國高等教育的不斷普及，高校學生的數目不斷增加，但是高校的教職工數量卻十分匱乏，所以人事檔案管理人員的數量不能跟上學生數量的增長率。第二人事檔案管理工作比較枯燥無味，很多年輕工作者對其沒有熱情，所以人事檔案管理工作越來越趨于老齡化，人員流動性較大，這不利于人事檔案管理工作有序的進行。

（三）人事檔案資料不全面，缺乏準確度

準確、真實是人事檔案管理工作的關鍵，但是現在人事檔案材料內容卻存在很多不足的地方，內容問題包含以下幾個層面：第一，檔案數據的載體一般是以紙質檔案為主，個人填寫的比較多，所以內容的真實性不能百分百的保證，有待核實。第二，因為人事檔案管理比較嚴謹、保密，收集、整理、核查時間長，動態化資料不能及時的進行歸檔整理，影響使用。第三，目前人事檔案中沒有個人誠信方面的內容記錄，參考的價值還不夠全面。

三、以大數據為基礎的高校人事檔案管理的解決方案

（一）構建以大數據人事檔案管理為基礎的觀念

現在，國家在不斷推動“雙一流”高校的構建工作，各個高校在強化人才素養方面已經提升了一個檔次。人才培養，需要加強綜合能力，才能保證高校的穩定運行。因此要構建大數據人事管理觀念，有效的對人才信息資源進行研究，推動高校各個方面的穩定發展。現在高校之間競爭激烈，為了加強自身的核心能力，就需要樹立正確的思想認識，并且以此為基礎來樹立大數據人事檔案管理觀念。首先高校領導要加強關注度，應強化人事檔案數據構建，并且根據高校的實際狀況，制定科學合理的發展目標。其次人事檔案管理部門自身的服務觀念要明確，提高管理質量，并通過工作成績來反映人事檔案管理的工作價值。同時還要對人事檔案管理進行深入研究，調動員工的工作熱情，這樣可以從真正意義上提高大家對人事檔案管理的認識度。

（二）提高員工能力，構建優秀檔案管理團隊

應根據高校的實際狀況，強化人事檔案管理人員的整體質量，構建專業化的檔案管理團隊，并依據團隊進行的大數據資源研發。可以從以下幾方面入手：首先高校要加強對于檔案管理團隊的資金投入，繼而培養檔案管理方面的專業人才。只有認識到檔案管理團隊的重要性，才能吸引、吸收更多的新鮮力量融入其中，才能更好的調動員工的工作熱情和積極性。其次是高校要根據人事檔案管理的實際狀況，改變過去所使用的紙質模式，使用電子數據庫對其進行統計、分析，轉變過去的管理形式。還要對現在的計算機設備進行不斷的更新。構建健全的人事檔案管理軟件，保證高校人事檔案管理工作的順利進行。

（三）保證信息的公開性和檔案的真實性

把人事檔案信息進行適當的公開，不但可以轉變過去封閉性的人事檔案管理環境，還可以根據人事檔案管理工作來加強社會監督，及時糾正、補充檔案信息。當然，人事檔案管理人員也要保證自身態度的嚴謹性，對檔案信息嚴格檢查，杜絕虛假信息的融入，從而保證檔案信息的完整性和真實性。其中對于個人隱私方面的信息，高校人事檔案管理要加強保密措施。開放和保密相互融合，會讓人事檔案管理更加公平。大數據不但給我們提供了便捷，也實現了信息資源的共享。

四、結語

在當今的大數據環境中，高校人事檔案建設面臨著嚴峻的挑戰，只有合理使用大數據技術對人事檔案進行管理、分析并充分的利用，才能確保高校師資隊伍順利進入健康、良性的發展軌道。

參考文獻：

[1]盧鑌.人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策分析[J].智庫時代，2019（43）：66+69.

作者簡介：張觀林，（1963-），女，籍貫：廣東揭西。工作單位：江蘇食品藥品職業技術學院。學歷：本科。研究方向：檔案管理、人事管理。