數字信息時代背景下的學校檔案工作

齊正

摘 要：隨著信息技術的發展，現代社會逐漸步入一個信息化、數字化的時代，以電子信息為核心的高科技對人們的工作、學習和生活產生了重要的影響。學校教學檔案作為教學工作的記錄，對學校未來的發展和教學實踐活動具有重要的保存價值，是教師教學研究的原始記錄，也是高校檔案管理的核心和重點。信息化背景下高校傳統檔案管理的手段和服務方式已經不能適應學校教學管理活動的發展要求。因此，如何自信息化的背景下創新高校教學檔案的管理成為學校需要重點解決的問題。

關鍵詞：檔案管理;檔案統計;數字信息

前言

檔案作為學校各方面情況的真實記錄，承載著學校的發展變革，記錄著學校工作方方面面、點點滴滴，是促進學校各方面科學發展的重要依據，伴隨著學校數字信息化的進一步推進，學校檔案室建設和檔案工作卻陷入較為尷尬的狀態。如何才能在新形勢下保障檔案完整，跟上時代步伐，不斷促進檔案管理規范化，保證檔案管理工作有序進行是大勢所趨。

1.學校檔案建設現狀

學校數字化建設逐年推進和提升，但領導對檔案室的現代化建設關注的不多，絕大多數學校檔案室仍處于老樣子，設備陳舊，觀念陳舊，檔案工作仍處于原始狀態。數字化檔案建設前期投入資金大，檔案數字化采集工程量大。設備的采購，軟件的配備，人力的投入，需要資金的支持;一本檔案實體從拆卷校對、掃描采集、圖像處理、校對審核、裝訂還原、電子數據歸檔，需要人力和時間的保證。這更使得學校檔案數字化建設任重而道遠。當下，各方面形成的材料、稿件的數字化程度越來越高，電子稿件不能及時歸檔，材料流失過大;學校檔案管理人員絕大多數為兼職，崗位職責的邊緣化，專業性不強，也阻礙了學校檔案建設的健康發展。諸如此類種種因素，限制和影響了學校檔案現代化、數字化的發展。

1.2檔案管理發展趨勢

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向，將傳統紙制材料轉換為數字化信息，通過專業的檔案管理系統提供快捷方便的檔案信息服務，提高檔案的利用率和管理效率，必將是檔案管理發展的趨勢。

2.信息化時代高校教學檔案工作創新的必要性

2.1最大限度提高檔案工作效率

手工管理在傳統的檔案管理中是最常用的管理形式，而檔案所提供的信息服務也是通過手工服務來實現的，這樣的管理方式不管是工作效率還是在工作的質量上，都是有很明顯的缺陷的。電子檔案無法通過和傳統的紙質檔案之間實現更好的銜接，電子檔案沒有辦法為手工檔案收集相關的資料，手工檔案管理的速度比較慢。也正是因為這些方面的原因，手工檔案管理的效率很低，不管是對管理者還是對檔案信息的需求者來說，都造成時間方面的嚴重 浪費。這些方面的缺陷都使得檔案工作的創新勢在必行，因為通過對教學檔案工作進行創新，可以讓學校的檔案工作更加的開放，還促進檔案資源更好的實現彼此間的整合和優化使檔案工作的質量和效率都得到提高。

2.2符合檔案工作未來的發展方向

當前，信息化已經朝著更加深入的方向發展，所以很多現代化的設備也得到了廣泛的應用和普及，這些給人們的生活帶來了便利，同樣的也給高校教學檔案工作帶來了便利。在檔 案工作中應用一些比較先進的設備和技術，可以為檔案工作帶來新的能力，讓檔案工作更加具有發展的活力。但是，在高校實際的檔案工作中，這些先進的技術和設備并沒有得到應用和普及。信息使用者在查詢信息時依然使用的是最傳統的方式，查閱的難度是很大的。互 聯網技術的不斷發展是檔案工作中出現了數字化檔案管理，通過網絡來為信息的檢索提供幫助。這些方面的變化都是為了適應新的時代特征和服務的多元化，同時，這些新興起的檔案管理方式可以有效的促進檔案工作的發展，因此，檔案工作是一定要進行創新的。

2.3為信息使用者提供更好的服務

計算機在當前的社會中已經實現了普及，這一趨勢改變了人們的生活方式，對科研和教學都被廣泛的應用，當然在學校的管理工作中也是離不開計算機網絡。也正是因為網絡技術的出現，檔案工作的重心發生了根本性的變化。在教學檔案工作管理過程中通過對信息技術的利用，可以捜集和整理已有的檔案信息，最終實現信息的共享，而且檔案管理部門可以通過校內網提供檔案的相關信息，這樣檔案信息的使用者就不用再通過手動查詢了。在檔案工作中應用網絡技術不但能夠為信息使用者提供更多的便利，更重要的是它可以提高檔案工作的服務質量，當然必須要考慮到網絡安全，做好保密工作。

3.如何能更好實現檔案管理的初步數字化

3.1對于管理類檔案，采用“兩條腿”的方法

形成紙制檔案材料按件裝盒成檔，又按照檔號采集數字信息，錄入“辦公”、“學校檔案”模塊，進行“數字化”管理。

3.2對于實物類檔案，按年度整理歸檔

采用大流水號，將學校建校以來所獲得的獎牌、獎狀、獎杯等實物進行梳理、編號，錄入“辦公”、“學校檔案”模塊，實現“數字化”管理。

3.3借助計算機檢索系統

隨著“數字化”管理檔案的逐年推進，通過計算機檢索，在檔案查閱方面大大節省了查找名錄的時間，方便了閱檔，提高了檢索準確率和利用效率;將傳統的紙制檔案變為數字化機讀檔案后，避免了因多次復印而造成的紙張浪費，對檔案原件起到了保護作用，檔案的使用更加安全，提高了檔案的利用率和管理效率。

3.4努力提升個人業務素質，提高檔案材料利用率

檔案工作者要在扎實的檔案管理理論基礎上，要注重計算機知識、信息技術的學習，積極運用現代化的手段和先進的管理方法，努力使自己成為適應數字化和現代化檔案建設需要的復合型人才。檔案工作者需要極大的細心和耐心面對各種檔案材料整理、統計、檢索等，容易產生職業疏遠感和壓抑、失落的心理。需要檔案工作者實時調整自己的心理狀態，從自身認知上改變傳統工作模式，提高檔案責任意識，調動自身積極性，用開拓創新的精神去開展工作，煩躁的心理就會自然消退。

總結

綜上所述，信息化背景下，高校教學檔案的管理的方式和管理技術需要不斷強化和轉變，這樣不僅能夠有助于教學管理水平的提升，更有助于檔案管理工作的創新，對高校教學檔案工作的發展具有積極影響。

參考文獻

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