計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用分析

徐家鑫

摘 要：計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，相對于傳統(tǒng)處理信息的方式，更能滿足現(xiàn)今人們的需要。通過計算機信息處理技術(shù)，能夠讓人們在處理數(shù)據(jù)和文字，編輯圖像等帶來極大的方便。本文主要分析計算機信息技術(shù)在辦公自動化中具體應(yīng)用，并對發(fā)展趨勢進行闡述，讓計算機信息技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用更加廣泛。

關(guān)鍵詞：計算機信息技術(shù);辦公自動化;應(yīng)用分析

計算機的發(fā)明并廣泛應(yīng)用，為人類的發(fā)展起到了重大的作用。隨著計算機處理能力的增強和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)成為人們在日常工作、學(xué)習(xí)最重要的輔助工具，計算機與人們的生活已密切相關(guān)。計算機技術(shù)在各行各業(yè)都有著廣泛應(yīng)用，隨著技術(shù)不斷完善，讓工作效率達到質(zhì)的飛躍。智能化提高使得在辦公室管理更加有序和規(guī)范，有效地協(xié)調(diào)辦公，提高決策水平，極大促進了辦公效率，也獲得了不一樣的效果。

1辦公自動化概述

辦公自動化技術(shù)是現(xiàn)代化信息技術(shù)的一種，現(xiàn)代化信息技術(shù)是通過有效地獲取信息，通過通信技術(shù)進行傳授，最后通過計算機信息處理技術(shù)集中處理和分析。辦公自動化技術(shù)是現(xiàn)代信息化技術(shù)的延伸，是一種新型的計算機信息處理技術(shù)。通過科學(xué)地利用計算機技術(shù)來處理工作中的諸多信息。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，用于辦公自動化軟件系統(tǒng)也整合了更多的輔助硬件，科技含量更高。現(xiàn)今的辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了人、軟件與硬件三方相結(jié)合，密不可分。也正因為如此，能夠處理更加復(fù)雜的工程項目[1]。

2信息處理技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的作用

辦公自動化中很多地方都需要用到計算機信息處理技術(shù)，有了計算機信息處理技術(shù)的參與，對于不同種類的業(yè)務(wù)需求都能進行有效處理，讓辦公系統(tǒng)實現(xiàn)即時通信，降低企業(yè)管理成本，讓辦公區(qū)域不再局限在一個地方，完善辦公環(huán)境。具體如下。

2.1滿足不同需求

辦公自動化的特點就是靈活度非常的高，能夠滿足不同的業(yè)務(wù)需求。通過辦公自動化能夠讓部門之間的溝通變得迅捷，讓嘈雜的辦公環(huán)境得到改善。畢竟安靜的辦公環(huán)境更能讓人專注的工作。利用辦公自動化系統(tǒng)，能夠讓參與人之間隨時探討，方便溝通，有效提高工作效率[2]。

2.2實現(xiàn)即時通信

一般來說，辦公自動化軟件都是安裝公司內(nèi)部，在局域網(wǎng)中，通信更快，能更有效的實現(xiàn)即時溝通，尤其是一些隱秘部門，交流使用內(nèi)部即時通信系統(tǒng)，能夠更安全。工作時，員工之間可以實現(xiàn)即時分享資料，省去一些不需要的環(huán)節(jié)，不容易受到外部突發(fā)事件的影響。

2.3降低企業(yè)管理成本

計算機通過長時間的發(fā)展與革新，在企業(yè)營運管理中，計算機是不可缺少的，這樣能夠有效提高企業(yè)辦公水平，計算機信息管理技術(shù)的應(yīng)用，改變了資料存儲的方式，有效減少用于材料存儲的一系列成本消耗。最重要的是能夠減少企業(yè)中的勞動力投入，從而降低成本，節(jié)約企業(yè)的資金[3]。

2.4拓展辦公區(qū)域與辦公環(huán)境完善更容易

傳統(tǒng)的辦公會受到非常大的限制，如需要進行討論，就需要在獨立的會議室中進行，這樣會受到不小限制。計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，讓整個辦公系統(tǒng)應(yīng)對到整個公司，將傳統(tǒng)辦公方式完美的優(yōu)化和補充，使得辦公環(huán)境打破了空間的制約，讓辦公變得更加輕松。辦公環(huán)境也會因為自動化系統(tǒng)的應(yīng)用得到質(zhì)的改變。能夠?qū)⒉煌I(lǐng)域的資源進行科學(xué)整合，協(xié)調(diào)各部門之間的合作，為不同領(lǐng)域之間進行合作提供條件。

3計算機信息處理技術(shù)在辦公系統(tǒng)中具體應(yīng)用

3.1進行文字處理

利用文字軟件進行文字處理是計算機技術(shù)在辦公自動化的重要應(yīng)用。通過文字處理軟件制作文檔，如合同、報告，策劃書等，相對傳統(tǒng)的制作方式，利用自動化辦公系統(tǒng)處理文字材料就會便捷的多。通過文字處理軟件還能夠方便的處理圖形和表格，不少文字處理軟件輔助功能也非常齊全，能夠讓文字、圖形、表格實現(xiàn)有機結(jié)合，展現(xiàn)形式更加豐富，而且操作并不復(fù)雜。相應(yīng)的軟件提供更多的功能，比如批量替換，數(shù)據(jù)計算等。讓用戶擁有更多自主選擇，實現(xiàn)快捷地完成工作。

3.2制作圖文并茂的演示稿

通過計算機應(yīng)用軟件制作圖文并茂的演示稿，在辦公自動化系統(tǒng)中應(yīng)用是最廣泛，圖文編輯的便捷，甚至實現(xiàn)聲音和視頻加入，使得播放效果更佳。此類應(yīng)用軟件的應(yīng)用，強化了演示效果。

3.3數(shù)據(jù)處理

使用電子表格進行數(shù)據(jù)處理與歸檔，能夠有效提升工作效率與水平。數(shù)據(jù)處理軟件與文字處理軟件一樣擁有強大的輔助工具，能夠運用到各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理中。而且操作簡單輔助工具清晰，能夠迅速上手掌握。數(shù)據(jù)處理有較強的準(zhǔn)確性，從某種程度上來說，削減一些重復(fù)計算的過程，從而有效的提高工作效率。運用數(shù)據(jù)處理軟件，能夠批量的生產(chǎn)表格及表單，其數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，能夠?qū)λ袛?shù)據(jù)進行統(tǒng)計，提供的數(shù)據(jù)還能為工作提供有效的指向，能夠為公司的決策做出數(shù)據(jù)支撐。

4辦公自動化的發(fā)展趨勢

未來的辦公，更多的需要實現(xiàn)無線辦公，這也是無線通信技術(shù)的發(fā)展為其奠定的基礎(chǔ)。通過無線化辦公，能夠有效地打破傳統(tǒng)封閉式辦公環(huán)境，讓部門之間相互融合，不存在界限。通過計算機信息技術(shù)發(fā)展，可視化技術(shù)也有效地應(yīng)用到日常辦公中，通過視頻會議，實現(xiàn)了會議不在受時間、空間的限制。特別對于一些大型企業(yè)，辦公地點不在同一個地方，一些關(guān)鍵會議就需要負責(zé)人員來回奔波。使用視頻會議能夠有效節(jié)省了往返時間與成本，通過視頻在會議上用言語進行溝通，達到了會議的效果從而提高工作效率。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善，未來辦公實現(xiàn)智能化就是發(fā)展的趨勢，通過不斷地對辦公系統(tǒng)進行優(yōu)化和完善，能夠讓辦公系統(tǒng)更加智能，讓公司的辦公程序減少，徹底擺脫紙質(zhì)傳輸信息的束縛，通過電子信息的傳輸，使得傳遞的信息更加清晰，表現(xiàn)方式也多元化，讓執(zhí)行人員更加明了信息的內(nèi)涵。

5結(jié)語

辦公自動化中離不開計算機信息化處理技術(shù)，這也是數(shù)字化發(fā)展的趨勢，同時，也為時代的發(fā)展起到很好的推動作用?，F(xiàn)代化的辦公思維更利于企業(yè)的進步，對辦公的各個環(huán)節(jié)進行有效的研究，解決辦公需要，積極應(yīng)用計算機信息處理技術(shù)完善辦公自動化，真正發(fā)揮其優(yōu)勢，推動我國企業(yè)向著現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

[1].辦公室自動化、辦公自動化與OA[J].辦公自動化，2019，24（11）：1-2.

[2]王海天.現(xiàn)代企業(yè)管理運營中計算機自動化的作用分析[J].科技傳播，2018，10（20）：114-115.

[3]王秀蘇.辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用[J].計算機產(chǎn)品與流通，2018（03）：10.