基于ERP系統環境的企業內部控制研究

楊兮

摘要：進入21世紀以后，財務信息系統發展迅猛，其中ERP系統的建立和應用，對企業內部控制水平的提高產生了深遠的影響。在企業發展的浪潮中，內部控制的的重要性也被企業管理者日益重視。ERP系統與內部控制的高效結合為提高企業價值，推動企業良性發展提供了更加有效的途徑。本文重點闡述了企業ERP系統建立的重要性、ERP系統與內部控制的關聯、ERP系統對企業內部控制的影響以及當前企業使用ERP系統中需要完善的措施等幾個方面，對企業ERP系統與內部控制的有機結合提供了理論依據。

關鍵詞：ERP系統;內部控制;風險管控;財務決策

中圖分類號：F275 ?文獻識別碼：A ?文章編號：

2096-3157（2019）29-0036-02

隨著我國經濟規模逐年擴大，我國各大型企業紛紛朝著規模化、集團化、精細化的方向高速發展，提高企業內部控制的需求日益增長。企業建立高效的內部控制系統可以保證企業戰略規劃決策的正確性、提高企業產品質量和效益，推動企業健康持續發展。隨著信息化大時代的到來，ERP系統在企業管理方面得到了廣泛地使用，建立起信息化的內部控制系統對企業的內部控制起到強化作用。因此筆者，從ERP系統作用、ERP系統與內部控制關系以及其對內部控制影響和完善措施等進行闡述說明。

一、企業ERP系統建設的重要作用

利用ERP系統對企業的各項資源進行整合，促進企業管理的統一性、視覺性和高效率，這無疑是企業建立ERP系統的首要目標。通過對企業各項工作流程的深入分析，形成技術總結報告，幫助企業基于工作流程實現對認識系統、財務系統、生產系統以及銷售系統等的系統化管理，同時該系統更加強調的是業財融合的財務系統的模式。由于ERP系統中包含了詳細的財務系統及其工作流程，因此ERP系統通過實施價值管理理念，全面的將企業資金流、信息流、原料流、產品流等統籌的結合起來。另外，企業由于建立了ERP系統，使得企業的管理體系和流程發生了變化，傳統的企業對人事的控制主要表現在個體人的行為，而建立ERP系統后，企業將計算機和互聯網融入到人事控制系統中，實現了對個體行為、計算機、互聯網的共同控制。

企業建立并執行ERP的過程是企業對其組織系統、業務資源等隱形要素整合再規劃的過程，通過重新梳理企業的隱形要素，優化提升企業內部的管理水平。同時，企業在建立和實施ERP的過程也是企業自我推動內部改革的動力，能夠有效的發現并彌補企業在管理、生產等過程中的缺陷，提高企業內部動態信息的流通性，幫助企業管理層作出合理的戰略決策，全面優化企業管理水平，并激勵企業向集成化、精細化、標準化方向轉型。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

1ERP是內部控制的技術手段

實施內部控制的重要目的就是讓企業的工作員工遵照企業制定的規范業務流程進行工作，而ERP信息系統正是通過強化業務流程的技術方法，為企業提供合理有效的規范流程，幫助企業對規范流程的強化監控。基于企業的預期優化流程目標，通過內部控制的指導、控制和管理的作用，實現企業業務流程的建立與優化，并建立基于ERP系統的統一流程體系。在建立和優化ERP系統中，構建業務和技術系統模式以及規范技術標準體系是核心要素。

2ERP是內部控制的表現載體

在建立ERP的過程中也是具有人為主觀作用的，因為建立的設計者、規劃者也是人，按照人的主觀意愿進行設計和構建的。如果在設計和構建的過程中，設計者沒有充分的、客觀的考察內部控制的各項規范要求，其所設計和建立的ERP系統將會出現主觀性過強的模式，不合理的業務流程和技術指標仍會影響企業的運行，沒有對企業的資金流、信息流、原料流、產品流等風險進行監控防范，在關鍵時刻導致管理層出現誤判。所以，ERP系統僅僅是內部系統的一個載體，是提高、優化內部控制系統管理效率的一個軟件，真正對企業內部控制系統進行優化設計的根本要素還是在于管理層的設計。

總體來說，ERP的優勢在于將企業的各類信息和數據進行收集共享，然后根據內部控制管理要求建立起信息控制系統，ERP系統本身并沒有控制體系。但是，合理高效利用ERP系統可以規避和弱化企業當前以及未來潛在的經營管理中的風險。

三、企業ERP系統的應用對內部控制的影響

在現代化的市場經濟大環境體系下，我國很多大規模集團建立了有效的ERP體系用于企業內部控制，效果顯著。ERP系統通過對集團企業的財務系統、采購系統、人事系統、銷售系統、售后系統、物流系統等進行管理，形成完善了健全的管理信息系統。通過ERP信息系統對企業內部控制的協助優勢體現在以下幾個方面：

1強化采購環節控制

通過在ERP系統中設置原材料庫存數據紅線，一旦原材料的庫存達到或者低于系統中設置的紅線，那么系統就會提醒采購部門加急采購或者自動根據系統設置的采購流程進行采購申請。但是無論是提醒采購還是自動采購申請，最終的采購清單或者采購任務的流出單應該還是采購部門，且經過財務部門的有效審批，合規配置申請人和審批人崗位，有效的避免了采購回扣等因素造成的企業資產流失。

2系統資金預算

通過建立ERP系統中的企業資金系統，在每個財年的開始讓各個部門或業務單位進行所有費用的預算工作，并將預算進行分解，每筆費用預算落實到具體執行人或者責任人，并在ERP系統中布置部門或業務單位的資金預算報表。在新的財年中，部門或業務單位的資金費用嚴格按照系統的審批流程，預算內的費用按照預先設置的流程走審批程序。而超過預算的資金或者指派預算費用則要單獨設置特殊費用審批流程。通過對ERP系統資金預算系統的建立，可以使企業做到成本控制的實施監控，降低企業的運行成本。

3及時分析運行數據

在企業運營過程中，將所有業務在最初發起時就通過ERP系統流轉，每一筆業務的所有數據都在ERP系統中有所記錄并且實時更新。財務部門和業務部門均可以通過后臺系統對系統內各業務的數據進行監控，隨時調取規定時間階段內的數據進行分析匯總，及時對企業當前的經營狀況進行分析總結，為企業高層領導的決策提供數據支持，對于出現異常的業務流程，可以及時分析異常原因并予以修正。

4強化企業內部各業務環節的控制節點

ERP系統的建立可以實現業務流程中所涉及到的部門進行分離管理，例如原料采購流程中，材料采購的申請和采購的審批不是同一個部門或責任人，生產產品的外銷記錄和審核記錄也不是同一個部門或者責任人，預算資金申報部門或者責任人與資金審批的部門或者責任人也不相同。通過在ERP系統中強制設定不相容崗位（部門）的權限，強化了各個業務環節的風險控制力度，有效的保證了各項業務能夠按照合理合規的流程辦理審批，有效降低舞弊事件的發生概率。

5提高財務決策能力

現代化市場的特點就瞬息萬變，面對變幻莫測的市場，落后的會計分析系統很難保證企業及時應對突發而來的難題。企業建立ERP系統后，財務部門可以隨時監控處理企業的市場數據，對采購部門、生產部門、銷售部門等進行數據支撐，并能做到從事發應對向事前預測轉變，有效的提高了財務決策能力。

總之，ERP系統改變了企業的組織結構環節，提高了企業內部控制管理水平，并將管理流程更加標準化、系統化，杜絕了舞弊情況的發生;打通了內部信息的流通通道，提高了領導層與基層之間的溝通效率;通過實施數據分析，使得企業的決策能夠及時有效。基于ERP系統的內部控制核心就是充分發揮ERP系統的功能，為企業加強內部管控提供良好的環境。

四、ERP 系統環境下完善企業內部控制的策略

通過ERP系統的有效執行，企業的業務流程重新得到了梳理、規劃和優化，內部控制環境和形式得到了凈化。如何更有效的完善內部控制系統和EPR系統的協同作用是進一步強化企業內部控制的重要工作。下面筆者根據企業調研和資料查閱提出了一些繼續完善ERP環境下企業內部控制的具體措施：

1強化風險控制

通過進一步完善企業運行的管理體系，監督業務審批流程，更好的對企業存在潛在風險以及日常管理工作的安全隱患進行防控。首先，企業在進行日常管理工作當中，應該加強企業本體的風險管理意識，并根據企業具體情況以及企業所處當前市場環境有針對性的構建科學完善的風險管理體系，針對重要的突發環節要設置預控制方案，從而積極主動的發揮內部控制優勢和作用，提高企業風險管理水平。其次，企業要嚴格制定ERP系統中風險評估程序及應對方案，對企業潛在的風險能夠有準確的預判和分析，建立完善的風險應急預案措施。建立并不斷豐富企業風險庫，不斷積累大數據，為企業的風險預警、評估、防范措施提供堅實的基礎。

2規范業務流程

業務流程的規范遵守“適宜、高效、管控”三大要素進行再梳理，并在企業內部宣傳流程管控的重要性，推動業務流程的規范化。在梳理規范業務流程時，要從各個維度考慮流程的三大要素，比如管理、人事、財務、生產、銷售等維度;要構建通暢的信息流通渠道，強化各部門的協調能力;要分清主體責任人、執行人等，避免權責不清晰以及業務重疊的情況出現;明確主體責任人義務及其安全風險防控的責任。

3建立成熟的ERP職責分離機制

設置ERP崗位職責的原則就是堅持不相容崗位隔離。企業將所有的業務活動進行分解，分解后的各項子業務活動要盡可能的保持獨立性和互斥原則，各個子項業務活動的權限責任人不同，且相互制約，并保證不同的權限責任人可以相互監督。對企業的業務責任、權限進行劃分，提高業務水平和工作效率。

4建立專業的ERP運維隊伍

ERP系統實施后，由于企業業務的不斷更新以及內部管理水平的不斷優化，加上ERP系統自身的平穩運營需求，企業應該配套獨立、專業的ERP運維隊伍。相關工作人員需要具備專業的技能，能夠及時應對系統的各項問題，定期對系統進行檢查優化，同時對系統的各項數據進行匯總分析，監控企業風險。此外，還能夠根據企業的業務水平的拓展，及時擴充ERP系統的數據庫等資源。除以上軟件信息的處理專業能力，運維工作人員還要對ERP系統配套的硬件設施有專業的理論知識，能夠基礎處理硬件損壞帶來的系統故障。

5建立控制機制

傳統的內部控制機制只能針對突發事件事后的控制。通過有效利用ERP系統，企業可以做到突發事件前、中、后三個階段的有效控制。事前和事中階段，主要以預警預防為主;對于突發事件后期處理，主要以及時糾正調整，并對此類突發事件發生做出總結報告，建立分析預判環節的參考資料，形成突發事件閉環處理系統。

五、總結

ERP系統作為正向信息強化系統，對企業內部控制的實施與完善存在顯著影響。二者是相輔相成的，在建立ERP系統前要對企業的內部控制有足夠深入的了解，而建立ERP系統后，又能強化企業內部控制，形成良性循環。

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作者簡介：

楊兮，供職于國網四川省電力公司檢修公司。