基于高校視角的采購招標內部控制建設研究

韓娟娟

摘 要：隨著“高水平”和“雙一流”建設，高校在教育管理、科學研究和人才培養等方面的支出不斷增長，采購招標的項目和規模也隨之增加。為了促進高校采購招標活動的依法合規，在分析高校采購招標過程中存在的問題基礎上，從內部控制建設角度提出參考性建議。

關鍵詞：高校；采購招標；內部控制建設

中圖分類號：F25 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.16723198.2019.31.013

采購招標是高校采購活動的重要環節，近年來，采購招標工作逐步規范，在程序完備、采購效率等方面取得了一定的成效，有效保障了高校事業的發展。同時采購招標活動也要與時俱進，不斷適應社會和環境的變化。隨著“放管服”政策的落實，如何在權力下放的同時，確保采購招標活動的合法合規，需要從內部控制建設著手，讓制度管人，制度規范采購招標事務。

1 高校采購招標內部控制建設的必要性

（1）制度要求：高校的大部分資金來源于國家和政府撥款，屬于財政性資金，根據招投標法和采購法的要求，使用財政性資金采購貨物、服務和工程項目需要遵循相關的法律法規，同時，采購招標涉及不同的方式和流程，各個環節有相應的要求和標準，加強內部控制建設可以促進采購招標活動的公平公正、依法合規。

（2）學校管理和發展要求：采購招標活動要與學校的戰略管理相適應，并服務于學校的發展，加強內部控制建設，有利于采購活動的集約化、規范化和標準化，在充分競爭的基礎上采購質優價廉的商品。同時可以避免重復采購、防止浪費，預防腐敗現象，可以更好的實現學校的服務價值。

2 高校采購招標管理存在的問題

2.1 機構設置不合理，制度建設不完備

根據高校采購招標管理機構設置的調研情況，目前大部分高校都成立了采購招標管理辦公室，獨立辦公，并配備了專業人員，能夠實現集中采購管理。但是仍有部分高校未成立專門的采購機構，實行分散管理，由需求部門自行組織，未進行扎口管理，缺乏統一領導和組織。比如貨物類由資產管理部門負責、工程類由基建部門負責、其他項目由使用單位負責，由于內部控制制度建設不完備，政策難以落實，導致采購方式不合適、采購缺乏計劃性、重復采購、項目拆分規避招標、監督不到位等現象頻繁發生。也存在部門權責不清晰，部門之間溝通不暢的問題，導致內部管理混亂，采購效率低下。

2.2 人才隊伍建設不完善，采購風險大

采購招標是一項標準化的活動，每個環節都有相應的規范，部分高校負責采購的機構和人員并非專業性人才，而是由幾個相對有經驗的人員負責，對采購招標法律法規缺乏系統性的學習，根據自身的認識開展工作，特別是在招標文件編制過程中，對技術參數理解偏差，對市場缺乏應有的敏感性，導致文件漏洞較多，給后續的評審工作帶來較大的影響，同時也會導致供應商質疑和投訴事件發生，采購風險較大。

2.3 采購招標環節不規范，監督管理不到位

采購招標各個環節相互獨立，又相互影響，前期市場調研不充分，導致預算不合理，過高采購成本增加，過低采購失敗，重新招標，耗時較長，影響貨物的使用或者工程進度；高校的采購信息一般都是在學校網站發布，渠道單一，受眾群體有限，導致了投標商相對集中，且數量較少，選擇范圍有限，還會出現圍標的現象；在評審階段，部分高校沒有成立專門的采購招標評審專家庫，評審專家從相關部門或者學院指定，采購招標制度和專業知識欠缺影響評審結果，或者雖然成立了專家庫，但是局限于學校內部，外部人員參與程度低，抽取范圍有限，直接影響評審質量。監督管理作為采購招標活動的一部分，貫穿采購活動始終，目前部分高校存在重采購、輕監督的現象，監督缺失會直接導致采購的不合理和腐敗滋生。

2.4 信息化建設薄弱，采購效率偏低

一個項目從立項、論證、編制招標文件、專家評審、合同簽訂到驗收等不同的環節需要多個部門的配合，在信息化薄弱的高校，各個環節相互獨立，需要經辦人到不同部門審批，還有可能面臨領導出差、資料不完善被退回的風險，一個項目順利的完成采購招標，至少需要一個月的時間，歷時較長，特別是涉及科研項目所需的試劑耗材和辦公用品這種低值易耗品，采購時限不能滿足實際需要，采購效率低下。

3 采購招標內部控制建設建議

3.1 加強組織領導，完善機構設置

根據高校機構設置和發展要求，可以設置獨立的采購招標管理辦公室，明確領導機構、使用部門和采購部門的職責，各司其職，并組建貨物、服務和工程方面的專業采購招標團隊，制定標準的采購文件，在各個環節加強管理和監督。沒有設置獨立采購招標辦公室的高校，可以實行采購招標管理歸口管理制，設置領導小組、工作小組和監督小組，選擇一個部門負責采購招標管理工作，制定相關的制度，并明確各小組成員及工作職責，采購招標工作在領導小組的統一領導下，根據項目類型分配到相應的工作小組中，由其負責具體的采購工作，監督小組負責采購各個環節監督管理。各部門分工明確，相互配合，確保采購招標活動順利開展。

對于專業性強、復雜的采購項目學校可以聘請第三方采購代理機構采購，充分發揮其專業優勢，但也要加強對采購代理機構的管理和考核。在高校日常采購過程中，可以咨詢相關領域的專家，比如大型儀器設備、特殊的工程，在設置項目需求時，多采納專家的建議，在滿足使用單位需求的基礎上提高采購的科學性。

3.2 強化人員隊伍建設，加強評審專家管理

采購招標是多方面知識的綜合管理，高校要組建采購招標專業團隊，擇優選擇貨物、服務和工程等方面的專家，人員不僅要熟知采購招標管理制度，還有具備經濟、法律等知識，對有市場信息有一定的敏感度，有能力制定采購文件，完成采購工作。同時高校要加強對團隊人員的繼續教育，及時掌握最新的政策，并能夠及時修訂學校內部采購招標管理制度。

評審專家和使用部門代表作為評標委員會成員，他們的知識結構和水平在一定程度上影響采購結果，高校在組建采購招標評審專家庫時，加強專家資格的審核和管理，人員不能局限于校內，校外相關領域的專家也要作為隨機選擇的對象，也可以聯合周邊高校，不斷充實專家庫隊伍，充分發揮高校人才資源優勢，資源共享。

3.3 加強環節管理，建設一體化管理流程

項目的管理不僅有采購環節，前期的立項、論證，后期的合同簽訂、項目的驗收也同樣重要，針對高校存在重采購、輕驗收的情況，要加強各個環節的管理。在市場調研環節，形成調研報告，為后期工作提供支撐；在項目立項和論證階段，使用部門可以在專家庫中選取專家進行，便于從不同角度提出和解決問題；在采購環節，采購部門要與使用部門進行充分的溝通，前期的信息要推送到采購部門和監督部門，便于采購招標活動的開展；在合同簽訂、履行和驗收環節要有使用部門、采購部門和監督部門參與，對前期的采購活動進行驗證，檢查是否合法合規。監督部門作為保障采購活動順利開展和防止腐敗事件的參與人員，要把各個環節串聯起來，作為一體化的流程管理來看待，對項目進行全過程跟蹤監督。

3.4 重視采購招標信息化建設，提高采購效率

采購招標信息化建設刻不容緩，從項目立項到驗收一體化管理需要強大的科技和信息化支撐，高校可以根據部門權限，分環節開展信息化建設，在采購招標管理部門進行系統的整合和管理，比如項目立項環節、預算審批系統可以由歸口管理部門負責，與財務系統對接，檢查項目經費是否充足；采購環節由采購招標辦公室或者管理部門負責，采用OA系統或者開發專門的審批系統進行電子化審批流程；合同審核和驗收環節由歸口管理部門或者采購招標辦公室負責，開發相應的系統，不同環節的系統之間不僅要對接，進行信息推送，也要與財務、辦公系統對接，實現信息共享，提高采購效率。也可以由一個部門牽頭，開發采購招標全流程管理系統，實現各個環節數據的轉換和輸出。

具體來說，針對評審專家的管理，要建立采購招標評審專家庫系統，根據管辦分離的原則，實現隨機抽取和補抽功能以滿足項目評審需求；針對小額辦公用品和試劑耗材等低值易耗品，成立供應商庫，開發專門的采購系統，便于使用部門按需采購，在依法合規的基礎上縮短采購時限，滿足實際需求。

4 總結

以高校內部控制建設為契機，不斷完善采購招標組織機構和管理制度，以科技化和信息化為支撐，不斷加強項目采購各個環節的一體化管理，增強采購招標活動的合規性，提高采購招標效率，服務于高校戰略管理目標，提高高校服務價值。

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