知識管理導向下高校檔案管理體系的構建策略

賴德兆

以往高校檔案管理大多以檔案信息的保存與保管為重點，高校檔案管理人員也大多依據相關規范進行信息歸檔、分析。上述滯后的管理模式，導致檔案信息不完善、檔案來源不完整等問題頻繁出現，嚴重影響了高校檔案信息的有效利用。因此，本文在知識管理導向下，闡述了高校檔案管理體系構建背景，介紹了知識管理導向下高校檔案管理體系構建目標。并對知識管理導向下高校檔案管理體系的構建策略進行了簡單的分析。

在物聯網時代，智慧校園建設逐步推進，校園管理整個階段對檔案服務品質要求也在持續提升。這種情況下，以往檔案管理模式就無法滿足現代高校建設管理在知識應用、信息檢索方面的要求。再加上檔案收集范圍、收集來源的限制，導致高校檔案管理效率不佳。因此，在知識管理導向下，對高校檔案管理新模式的構建路徑進行適當分析具有非常重要的意義。

1 知識管理導向下高校檔案管理體系構建背景

在科學技術、信息技術水平不斷提升的背景下，作為高校內部管理工作重要組成模塊的檔案管理工作受到了更多的關注。在近幾年發展進程中，高校檔案資源不斷豐富，在科技資源獲取、科技資源應用、科技創新等方面獲得了一定成就。但是其在檔案利用方面仍然存在較大的阻礙。一方面，由于高校檔案管理人員缺乏對檔案屬性及資源內容的全面認識，導致高校檔案實體資源無法有效利用。進而致使高校檔案管理過程中出現突出的有形資源堆積、隱形資源流失情況。

另一方面，高校靜態封閉檔案管理主要依靠管理制度、檔案管理工作者自覺意識進行。但是由于高校現階段檔案管理者缺乏一定的創新性意識，導致其無法在實際檔案工作開展中對現有資源進行充分挖掘，最終致使高校隱性資源大量流失。

2 知識管理導向下高校檔案管理體系構建目標

首先，以知識管理為導向的高校檔案管理體系立足建設一個區域性、開放性檔案信息中心，為不同等級、不同類別的高校部門提供數字化檔案查詢、管理服務。同時全面收集數字化圖像、影視、語音及文本信息。利用多媒體信息，對相關檔案資源進行規范化再處理，提高高校檔案部門信息化工作效率。

其次，以知識管理為導向的高校檔案管理體系主要以分布式海量數據為支撐，利用智能檢索技術、高速寬帶網絡技術，進行大型、分布式檔案信息庫建設。同時利用主機系統、網絡系統、安全管理系統及數字倉庫技術，提高檔案管理效益。

最后，在知識管理導向下，高校檔案管理體系應依據高校檔案管理的相關標準，制定規范的業務流程。并根據各個管理流程管理要求，進行檔案信息的分類、編號、立卷、編目管理辦法。并依托國內成熟的軟件系統架構，進行一站式窗口設計、數據接口標準設計與開發及一站式電子檔案查詢、檢索、借閱服務設置，實現高效率、全周期檔案信息管理。

3 知識管理導向下高校檔案管理體系構建策略

3.1 明確知識管理理念

在知識時代，檔案信息成為一種重要資源。因此，為避免以往檔案管理模式對檔案資源利用效率的限制，高校檔案管理人員可以知識管理為切入點，對現有檔案資源進行重新評定、整理及利用，將靜態資源轉化為充滿活力的知識體系。通過知識資源的有效管理利用，可提高檔案資源知識功能。

其次，為充分發揮高校檔案資源知識潛能，高校檔案管理人員應以知識資源交流、共享為工作目標，在開放育人、全面發展的背景下，將檔案知識作為特殊文化教育資源。逐步融入政治、社會科學、人文專業學科教育工作中，為檔案史料、編研成果教育育人作用的充分發揮提供依據。

最后，在高校人才培育階段形成的檔案，是高等人才成長過程的有力見證。據此，高等院校檔案管理人員可以知識管理為主旨，全面整合內部檔案信息資源。同時將階段人才研發成果進行整合開發，從而提高檔案資源開發利用層次，為高等院校檔案實際價值的充分利用提供依據。

3.2 拓展檔案知識功能

對于高等院校而言，一切工作均應服務于育人。因此，在以知識管理為導向的高校檔案管理工作開展過程中，高校檔案管理人員應以育人為根本目標，將檔案知識看做特殊的文化教育資源。在協同創新的同時，面向教育一線，進行檔案知識功能的拓展。

首先，檔案管理人員素質是高等院校知識育人作用充分發揮的保障。因此，高等院校檔案管理人員應逐步強化自身學習，將自身看做檔案知識的管理者及知識創新的驅動者。隨后在專業知識學習的基礎上，利用知識管理理論，不斷實踐開發，打破思維壁壘，為檔案知識價值的挖掘、開發提供依據。

其次，文化是高等院校檔案的靈魂，也是高等院校檔案管理體系建立的基礎保障。因此，為充分發揮高校檔案知識功能，高等院校應以開放、合作、創新的文化理念為依據，構建人性化人員激勵機制。將檔案事業發展與檔案部門基層崗位工作者個人理想實現提供依據。同時以專兼結合為目標，定期舉行新知識、新技術培訓、交流會議，促使檔案部門人員與高校內部學生雙向、有效溝通，為知識成果的創新應用提供依據。

最后，知識管理導向下檔案信息資源的整合，不僅是檔案資源的集中應用，而且還需要通過資源整合，拓展檔案服務育人路徑。因此，針對現階段高等院校檔案資源普遍分布在二級學院的情況，高等院校檔案管理人員應發揮自身在檔案管理方面的主導作用，打破以往校園內部各模塊獨立管理的情況，收集分散在高等院校校園各處的檔案信息資源，促使其成為有機整合主體。

3.3 更新檔案信息育人機制

信息育人是檔案知識育人功能發揮的保障。一方面，高等院校檔案管理人員應以文檔信息資源、數字檔案信息資源為管理目的，建立超前檔案信息控制意識，提前介入檔案管理環節，拓展館藏檔案文件收集渠道，為檔案資源整合提供依據。同時基于數字檔案信息資源庫的特殊性，高等院校檔案管理人員可利用檔案管理軟件系統，與辦公自動化系統聯合，形成集電子文件形成、歸檔、傳輸為一體的數字化檔案分布式管理體系。同時以先用先整為原則，以校內教職工及學生應用率較高的檔案資源作為階段主要工作，進行優先整合，以便為不同等級、不同類別的高校部門提供完善的數字化檔案查詢、管理服務。

另一方面，在新技術強化建設的基礎上，高等院校檔案管理人員可以新型網站建設為階段主要工作目的，逐步拓展檔案知識利用管理渠道。即以傳統檔案管理網站為載體，逐步構建知識管理型檔案網站，為校內師生知識共享提供充足支撐。同時針對現階段高等院校檔案網站內容匱乏、檢索效率低下、知識更新速率低等問題，高等院校檔案管理部門可以校內師生需求為導向，以提高檔案網站知識性服務為最終目標，逐步拓展網站信息量。在這個基礎上，依托知識管理系統化思想，將檔案管理網站中內源顯性知識資源、隱形知識資源進行歸類整理，推動網站信息資源成為具有本校特色的檔案知識庫，為高等院校網站的互動性、參與性、訪問率的提升提供依據。如在檔案網站建設過程中，高等院校檔案管理人員可將檔案管理劃分為檔案著錄、檔案歸檔、檔案信息調整、智慧檢索、原件管理、檔案鑒定及銷毀等幾個模塊。其中檔案著錄主要是在檔案網站中井公文流轉過程錄入。并通過網站鏈接掃描儀，將掃描后圖片文件轉入儲存模塊;檔案歸檔模塊需要高等院校檔案管理人員對提交檔案信息進行審核。在確定檔案歸檔信息符合規定后轉入數據庫。反之則將其轉入檔案著錄處重新修正;檔案信息調整主要是對檔案名稱、密級、保管期限、檔案編號、檔案名稱等信息進行適當調整;智慧檢索主要針對不同格式文檔及數據庫，設置逐層百萬數據秒級返回程序，保證檔案知識信息變化情況的及時發現;原件管理要求高等院校檔案管理人員以檔案實體信息收集、整理、統計、利用、檢定為依據，進行線上上傳、下載及在線預覽分析;檔案鑒定及銷毀主要針對部分不存在知識價值的檔案信息，在網站終端，進行審批、銷毀。

4 總結

綜上所述，為突破高校檔案管理過程中存在的瓶頸，高校檔案管理人員可以高校實際為依托，以知識管理為主要手段，從檔案管理實際工作出發，在規范的檔案管理目標的指導下，結合高校日常檔案管理業務要求及數字檔案館建設規劃，充分提煉現有檔案資源。從檔案收集、創建、格式轉換、歸檔、管理、確認、利用等方面，推動檔案管理從靜態、封閉，轉化為動態、開放。引導檔案資源利用者進行知識創新，構建以檔案資源為核心的高校綜合知識管理系統。

（作者單位：茂名技師學院）