醫院文書檔案整理與歸檔工作的探討

徐艷琴 高毓謙

摘 要：在社會不斷發展的背景下，人力資源也越來越受到重視。檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，也是做好人力資源的重要基礎。只有科學合理的操作方法和技巧才能使檔案管理歸檔發揮其在人力資源管理中的重要作用。這也就使得如何在檔案管理歸檔整理過程中既能做到科學、合理，又能達到較高的工作效率成為相關工作者所面臨的重大課題。

關鍵詞：檔案管理;歸檔整理;措施

引言

通常情況下，企事業單位檔案包括文件、通告、請示、批復、公告、通知、會議記錄、簡報、計劃、總結等等，種類繁雜，尤其是一些大型單位，有關方面檔案數量巨大，且需要長期保存，為實際管理工作帶來一定難度。但是，檔案可以為后續工作開展提供服務，因此，解決檔案管理工作中的問題勢在必行。在這一過程中，必須遵循檔案管理的相關規定，使用現代化手段，保證檔案管理全面、真實、安全，還要注重檔案管理的全過程化，有效落實管理工作，增強管理效果。

1 文書檔案管理存在的問題

1.1醫院整體檔案管理意識淡薄

在醫院各種類型的檔案中，現階段就整個衛生行業來說，醫院更加重視病例檔案的存檔管理工作，同時隨著互聯網的發展，電子病歷檔案也得到了推廣。但是，這就造成了對于醫院文書檔案的管理工作的重視程度不夠，醫院整體檔案管理意識淡薄的情況。根據現階段施行的《醫療事故處理條例》，當醫院面對醫療事故案件處理時，能夠起到舉證作用的不僅僅包括病歷檔案，同時也包括了文書檔案。當處理醫院相關醫療事故時，往往還需要參考文書檔案中有關醫院紅頭文件的記載、規章制度的制定、各種下設委員會小組的職能、人事任免制度、財務審計檔案以及物資設備采購等相關規章檔案文件等。隨著醫院日常經營管理中的事務越來越繁雜，這就導致醫院管理者檔案意識淡薄與文書檔案需求增長之間不平衡的矛盾。

1.2檔案工作人員能力欠缺

文書檔案管理是一項專業性非常強的工作，管理人員的素質決定了檔案管理工作的成效。然而在實際工作中，不少企業沒有配置專職的檔案管理工作人員，很多從事檔案管理的人員是兼職，沒有進行過專業系統的培訓，對文書檔案管理工作認識不到位，只能對檔案進行簡單的收集和整理，使得檔案管理工作質量難以提高。另外一些企業對文書檔案不重視，從事檔案管理的人員嚴重不足，且存在專職人員年齡偏大，文化程度不高等問題，甚至出現一旦檔案管理人員退休，沒有人員可以接替上崗的情況，這些問題的存在導致企業的檔案管理工作水平無法適應新時期企業文書檔案管理工作的需要，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的發展，長期來看對企業的發展也帶來影響。

2 醫院文書檔案收集與歸檔工作策略

2.1轉變觀念，提高對文書檔案的重視

1.各部門領導要重視文書檔案管理工作。領導對文書檔案管理工作的態度影響著文書檔案管理工作的開展情況。所以，領導一定要把文書檔案管理放在重要位置，了解文書檔案管理工作的情況，定期聽取檔案管理員的匯報，幫助文書檔案管理員解決突出問題，加大對文書檔案管理工作的支持力度。同時，要對優秀的文書檔案管理員進行表揚和獎勵，激發他們的工作積極性。2.文書檔案管理員要提高認識。檔案管理員的態度直接關系著文書檔案管理工作的好壞。所以，檔案管理員一定要高度重視文書檔案管理工作，認識到自身所肩負的責任，在工作中兢兢業業，不斷創新，使文書檔案管理工作不斷向前推進。

2.2創新信息化工作方式

一是企業必須轉變觀念，創新工作方式，積極汲取先進的工作理念，迅速開展數字化檔案建設工作，改變傳統紙質檔案管理模式，提高檔案管理的效率。二是要加大信息化相關硬件設施的配套工作，搭建起符合企業需求的文書檔案信息管理平臺，實現文書檔案的電子化流轉、歸檔和查詢管理，為文書檔案的資源共享提供硬件支持，注重網絡信息安全建設，做好信息傳輸、存儲和利用節點的安全控制，保障文書檔案數據安全。三是要提高檔案管理人員的信息化管理水平，企業應為管理人員創造形式多樣的學習培訓機會，豐富管理人員知識體系，讓檔案管理人員對信息化工作有全面的認識，在工作中將檔案管理工作和信息化建設有機結合起來。

2.3將檔案管理工作納入績效考核體系中

文書檔案管理工作的有序開展離不開績效考核制度的激勵。對于檔案管理意識較強、業務素質較高的檔案管理人員要進行績效獎勵。同時，對于有關檔案管理人員隨意丟棄或者違反檔案管理制度操作方法的現象進行懲罰，真正做到獎懲分明，以此來提高大家檔案管理的積極性和重視程度，做到職責分明，崗位負責。

2.4健全文書檔案收集與歸檔工作制度

第一，檢查制度建立。企事業單位需要定期對文書檔案收集與歸檔工作進行檢查，包括現存的檔案數量、狀態等等，對一些未及時歸還、遺漏、丟失等情況進行分析和處理，查明原因，追求責任，并采取補救措施。第二，監督制度建立。鼓勵全員參與，全員監督，對于員工反映的一些檔案管理方面的漏洞、問題、違規行為等及時處理，并給予相應的反饋人員獎勵，作為參與檔案管理的激勵手段。第三，獎懲制度建立。文書檔案收集與歸檔管理工作可以依據國家相應的法律法規具體實施，但是，規定中的內容多數為專業性操作方面的內容，對于一些人員違法違規操作帶來的損失、影響等缺少行政處罰方面的規定，因此，需要在有關方面完善法律體系。除此以外，企事業單位也可以根據實際情況，將這一工作與績效考核結合在一起，進行獎懲，提高管理意識，規范管理行為。

結語

文書檔案管理工作對企業而言是一項長期且重要的工作，其工作成效對企業的健康發展有著持續深遠的影響，雖然目前醫院文書檔案管理中存在的管理問題，但采用創新企業檔案管理模式、創新思想觀念、創新人才培養手段和創新信息化工作方式，對充分發揮文書檔案的價值，提高企業文書檔案管理水平有重要意義。

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（作者單位：榆林市第一醫院）