檔案保密工作存在的問題與對策

馬建國

一、檔案保密工作存在的問題

信息化的發展，在為檔案工作提供便捷的同時，也暴露出不少問題隱患，對檔案保密工作提出了更加嚴峻的挑戰。由于檔案所涉及的信息大至影響國家安全，小至影響人民的利益，在推進信息化的過程中，如果在網絡與信息的管理上安全保密工作不到位，將會給國家和人民帶來不可估量的損失。

1、在封閉和開放過程存在的問題

在傳統檔案工作中，檔案服務對象相對固定及封閉，傳統檔案與載體不可分離，檔案及其索引工具的實體是集中保管且在人為監控之下，其泄密竊密的可能性相對較小。而網絡環境下，信息在產生、處理及傳輸的過程中，時刻處于一個開放的狀態，任何人通過信息高速公路中任何一節點、任一終端都可以查詢到相關檔案信息。這種安全上的威脅不僅來自軟件系統的缺陷或是人為攻擊，而且在網絡線路、視頻輻射乃至電源信號上都可能出現安全漏洞 給不法分子以可乖之機。

2、檔案管理機制存在的問題

在傳統檔案管理機制下，檔案實體的密級一但確定，在文件收集整理至歸檔之前，歸檔人員會對文件的密級重新做出鑒定標注，這一密級標識往往伴隨檔案實體的整個生命周期。當然也有許多檔案館，檔案實體是按保管期限保存，并非按密級區分保存，客觀上造成了相當多的檔案部門對檔案入庫之后的密級鑒定工作忽視甚至擱置不做。然而面對網絡應用，對檔案信息的密級確認、解密、降密、劃分控制使用范圍等工作將是相當繁重的任務。

3、檔案利用形式存在的問題

信息化普及之前，檔案的利用形式主要是對檔案實體文件的查閱和復印。在這種情況下，一是對利用者的范圍、身份等易于控制。二是檔案利用的內容針對性強，查閱、復印的內容一般不會超越其申請的范圍。三是檔案的利用一般不會造成對原檔案的更改和破壞。但是，在信息網絡的環境下，由于檔案利用形式發生了轉變，新的挑戰隨之產生：第一，利用者的范圍、身份等不易控制。第二，計算機技術和互聯網技術的飛速發展，信息傳輸及人們在單位時間內捕獲信息快捷方便。第三，原始檔案的真實性受到威脅。因對電子文件的更改可以不留任何痕跡，電子文件具有較大的易更改性，這就容易失去檔案的原始性、真實性。第四，竊密、“入侵”手段更加隱蔽更加高明，大大增加檔案保密工作的難度。

4、標準化建設滯后的問題

目前檔案館系統應用軟件沒有統一標準，由于缺乏統一要求和有效地組織協調，網絡建設參差不齊，標準化水平低。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備;機型五花八門，水平參差不齊。不少檔案管理系統應用軟件功能單一、標準化水平低、數據不完整。加之缺少統一的發展規劃和標準，這些狀況發展下去，勢必會給檔案網絡化安全帶來隱患。

二、加強檔案保密工作的對策

1、強化保密宣傳教育，增強檔案保密意識

在信息化建設中，對檔案信息安全的威脅更多的不是來自于外界的人為，而是來自于工作人員操作不當或把關不嚴所致，比如：對檔案保密工作缺乏正確的認識。因此，要加強檔案保密工作，首先要解決思想認識問題，更新觀念，要廣泛開展檔案保密教育活動，增強檔案保密意識。檔案保密宣傳教育是一項長期性的工作，必須聯系實際，突出重點，常抓不懈。檔案的信息化建設并不單純是檔案部門的工作，在文件歸檔之前，文書部門就要對文件做好定密工作，明確哪些文件屬于單位的內部文件，哪些文件屬于公開文件。這就要求文書部門掌握好本部門、本系統的定密范圍，做到該保密的能保得住，該開放的就開放。

2、建立健全制度，進行規范管理

加強制度建設，依法進行檔案信息化管理，這是信息化建設的重要前提。特別是在檔案的信息化建設起步階段，要在建設中不斷地規范，及時制訂各種相關制度，使之規范化、法制化。當前，有關電子文件原數據標準、檔案數字化流程及相關數據格式等一系列標準規范日趨修訂完善。在這一系列制度中，有必要對檔案信息化建設中的保密制度進行規范。第一，建立一系列檔案信息化及相關的保密制度。檔案信息化建設是一個系統工程，既離不開信息管理方面的法律規定，也離不了有關標準與規范。為了保證檔案信息平臺的安全，要按照計算機系統建設中的標準規范來設計開發，更要參照檔案領域有關的標準規范。第二，成立檔案信息化建設協調領導小組，實行領導責任制，進行宏觀調控，負責協調各個管理層次的工作。成立專門技術小組，具體負責檔案信息內容的安全、技術安全和網絡安全等。注意把好檔案信息內容的安全，確保檔案資料的安全，做到寬進嚴出。

3、正確處理檔案利用和保密之間的關系

檔案的保密和開放利用工作，是檔案工作的兩項重要內容。它們既是對立的，又是統一的。檔案保密，就是保守黨和國家的秘密，維護國家利益和安全，是經濟建設順利進行的保障。檔案開放是為了充分利用檔案中的信息資源，發展經濟，建設國家，使國家富強，人民安居樂業。那些談保密就色變，就不敢提供利用，使許多檔案束之高閣、禁錮起來，人為地把經濟建設和保密工作割裂或對立起來的做法是不可取的，也有違檔案利用的宗旨。當然，檔案的開放、利用一定要適當、適時。保密和利用之間有一個“度”的問題?！岸取闭莆盏煤?，對國家經濟建設將起到積極的推動作用，否則，將給黨和國家帶來一定的損失。這就要求加強科學定密工作，正確處理保密和公開的關系，改進和加強定密工作，從制度和機制上保證定密科學準確。

4、加強網絡技術學習，提高技術手段

檔案的信息化建設涉及到許多方面的技術，特別是計算機、網絡 系統安全技術問題等。首先，普及檔案工作人員的計算機知識，提高網絡防御技術。確保操作人員既有強烈的檔案信息安全保密意識，又具備過硬的計算機應用和網絡防御能力。其次，檔案工作人員除了鉆研業務知識 還必須加強信息網絡技術科研活動，堅持業務人員與專家研究相結合，發動檔案工作者、計算機管理人員參與研究，集中大家的智慧，同時組織網絡、密碼、技檢等方面專家會診難題，技術攻關保證研究的廣度和深度。堅持整體謀劃與具體研究相結合，深入探討檔案網絡安全保密管理的特點規律、基本原則、任務目標等，在具體操作上做到理論探索與實踐應用相結合，緊緊圍繞檔案網絡安全保密管理的需求和難題搞研究，注重研以致用，從而更好地推動檔案保密工作。

（作者單位：濰坊市濰城區退役軍人服務中心）