淺談新時代衛生監督檔案規范化建

設李燕

摘 要：衛生監督檔案是衛生監督機構依照有關衛生法律法規，進行監督執法活動的真實記錄。加強衛生監督檔案資料的規范化管理，嚴格按標準質量整理檔案，便于衛生監督工作的規范化，提高監督執法人員的業務素質和執法水平。本文就新時代如何做好衛生監督系統的檔案規范化建設工作，談點個人的一些看法，以與同行共商榷。

關鍵詞：衛生監督;檔案管理;規范化建設

近年來，為加強衛生監督系統的檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在衛生監督事業發展中的作用，各級衛生監督系統根據國家有關法律、法規的規定，并結合實際，制定了許多辦法，有力地促進了衛生監督檔案規范化建設工作的開展。

1 衛生監督檔案及管理工作

衛生監督檔案是指各級衛生監督執行機構在衛生監督、監測（衛生質量抽檢）、衛生行政稽查、衛生行政許可、衛生行政處罰、衛生宣教、科研培訓及黨政管理等活動中直接形成的，對國家和社會、本單位工作具有備考、利用保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體、各種門類的歷史記錄。衛生監督的檔案管理工作是衛生監督工作的重要組成部分，是提高衛生監督工作質量和科學管理水平、加強規范化建設的必備條件。

2 當前衛生監督檔案管理工作取得的成績

2.1檔案管理有章可循。各級衛生部門高度重視檔案工作，并有較強的檔案意識，把檔案管理工作列入議事日程。實行綜合目標管理，采用檔案考核實績獎金掛鉤，保證了檔案的完整、質量和如期完成。充分發揮檔案管理、監督的指導作用，檔案管理人員的地位逐步提高，基建竣工驗收、儀器設備開箱、職工專業技術職務晉升、論文上報等均由檔案管理人員提供材料和證明。

注重軟硬件建設。以檔案上等級為契機，將綜合檔案室軟硬件建設納入議事日程，根據檔案安全保護和庫房建設要求，落實“九防”措施，購置掃描儀、刻錄機、除濕機、縫紉機、防磁柜，采用檔案管理軟件，提高檔案管理水平和檔次。

2.2檔案管理循序漸進。為了保持檔案資料的完整性，我們根據近年來衛生監督工作任務，制訂檔案分類及實施細則，制訂“檔案管理實施辦法”，將每類資料按內容、期限分別列出，再按每年工作任務新增作補充，做到有章可循。進一步明確了民生檔案在質量上的要求。一是完整。凡是在辦理衛生行政處罰案件過程中直接形成的，能反映執法活動全過程、具有保存價值的各個門類、各種載體，均需要保存檔案。二是規范。做到分類清楚，保管期限劃分準確，組卷符合要求，卷內文件排列條理。對涉及“民生”的衛生監督行政相對人檔案和衛生行政案件檔案以“件”為單位進行重新組卷。

2.3注重信息化管理，加大開發利用。在抓好文件材料歸檔、檔案的保管以及檔案室基礎建設的同時，我們積極采取措施，抓好檔案信息化和開發利用工作，充分發揮檔案的獨特作用，使建檔工作和提供檔案服務工作相互促進，協調發展。將檔案實行微機管理，通過計算機管理開展檔案儲存、分類、編目和檢索，同時，我們努力開發檔案資源，積極提供檔案信息為百姓生活、為衛生監督工作、為各級領導服務，收到了較好的社會效益。檔案在各類業務工作、綜合性工作考核中發揮了應有的作用。

3 衛生監督檔案規范化建設中存在的問題

3.1衛生檔案管理網絡體系和制度的不足。各級衛生系統雖然建立了三級檔案管理網絡，但它的運行效果目前不很理想，有關人員檔案意識較淡薄，為圖方便，將檔案材料留在自己部門保管，造成這些檔案資料既沒有整理，也沒有專柜存放，導致檔案材料的丟失或損壞現象時有發生。檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使有關人員充分認識到檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是社會財富，管理好和保護好這種資源是每個員工的義務和責無旁貸的職責。

3.2衛生檔案與其他信息分體管理體系的缺陷。目前衛生系統實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個體系主要由信息和綜合檔案兩部分組成。信息和檔案部門在日常工作中基本是各自獨立地進行信息的收集、整理、保管、加工、統計和提供信息使用服務，兩個部門之間缺乏必要的協調，重復勞動現象較為普遍，造成人力、物力和財力的浪費，很大程度上制約了信息管理整體水平的提高。

3.3檔案編研工作跟不上形勢，缺乏時效性。現有專題匯編資料基本上來源于一些原始資料、統計數據和基本事實的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發展要求，且由于平時缺乏主動積累、主動服務和超前范圍意識，編研缺乏時效性，往往到需要用時才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。

4 新時期衛生監督檔案工作的發展方向

4.1 增強檔案管理意識。要增強廣大干部和職工的檔案管理意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的重要保證，要把檔案管理納入重要議事日程，作為衛生監督部門發展的重要內容來抓，與業務建設同步規劃、同步發展，要大力宣傳檔案管理工作，使廣大職工充分認識衛生檔案管理工作的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

4.2理順關系，健全制度。建立健全各項規章制度，建立科學的檔案管理體系，是檔案管理的根本。隨著檔案管理工作的不斷發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與業務同步考核評價，同步發展。拓展檔案的歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。

4.3培養人才，提高素質

目前從事衛生監督檔案管理專業人員的專業程度明顯不足，很多原來不是學習檔案管理專業，而是從行政、護理、計算機管理等部門轉崗過來的，在經過一段時間專業培訓之后，便開始從事檔案管理工作。這樣的檔案管理人員，完成日常醫院檔案管理業務還是能夠勝任的。但是，綜合檔案室面臨的不僅僅是保管和豐富館藏的任務，還要開展檔案編研工作，從更高層次開展檔案服務工作，這是檔案工作生存的基礎和發展方向。

總之，面對快速發展的信息化時代，社區衛生服務機構要積極推進衛生檔案信息化建設，善于借助信息化手段來管理衛生檔案，進而提高衛生檔案的利用率，更好地服務醫療衛生工作。

參考文獻

[1]尚丹薇.論述如何做好縣市級衛生監督的檔案管理工作[J].當代青年，2015（08）.

[2]李安琪，張蓓蕾，張帆，貝文.衛生監督檔案管理研究[J].中國衛生監督雜志，2015（04）.

（作者單位：成武縣永昌社區衛生服務中心）