發電企業整合后檔案管理一體化問題研究

王中玲

【摘要】當前發電企業為了加快自身的發展而互相進行整合的同時也為檔案管理工作提出了挑戰。在本文中將對發電企業整合后所帶來的檔案管理問題進行探討，并提出相應的措施，以此實現發電企業在進行整合后的穩定運轉。

【關鍵詞】發電企業? 企業整合? 檔案管理? 一體化

想要保證發電企業在進行整合后能夠順利開展工作，就要首先實現企業檔案整合的一體化。并且在實際的工作中，發電企業的檔案在其企業自身的發展中占據著重要的地位，將其進行一體化整合不僅能夠統合企業的科技與知識信息還能夠推動發電企業經濟的快速發展。

一、發電企業整合后所帶來的檔案管理問題

（一）檔案管理系統的差異

目前因為體制內沒有統一的檔案管理系統，導致了現階段各個企業都采用著不同的類型的檔案管理系統，發電企業整體的信息化建設以及行業整體的信息資源整合都仍處于初級階段，而且因企業在合并前各種發展程度不同的原因，發展進度快的企業已經采用了信息化的檔案管理技術，而發展速度相對較慢的企業仍在使用圖紙檔案，這也使得在發電企業進行整合時無法對檔案進行有效的整合。

（二）檔案的整合問題

在對檔案進行整合時，常常因為不同企業間管理系統不同的原因導致了檔案難以進行有效的整合，特別是圖紙檔案與信息檔案的差異，使其在進行整合需要耗費大量的人力，為檔案的有效整合帶來了嚴重困擾，并且不同的圖紙檔案與信息檔案所涵蓋的內容也各不相同，為檔案間的整合也帶來了極大的困難。

（三）企業整合帶來的人事變動

企業在進行整合時，難免會產生人事變動。并且因為發電企業在整合過程中為了謀求自身的發展，通常會導致企業的檔案管理系統建設工作會出現不同程度的停滯，使得部分企業放棄了被整合企業中發展進度相對較慢的企業所積累的可以為日后的工程提供相應技術參考的數據資源以及工作經驗，并裁減其檔案管理系統從業人員，導致企業在整合后缺乏相關人才，致使檔案整合難以進行。

（四）管理模式存在的問題

在部分企業的檔案管理模式中，其檔案信息管理系統同時包含了報表管理職能部門以及應用與流程處理的ERP類信息技術兩部分。并且在實際的應用中報表管理職能部門檔案系統的設計通常由企業的高級管理人員來進行決定并組織統一的開發。這便作為基層系統的檔案系統常常缺乏對整體數據的把握以及設計，導致了不同部門間難以實現數據系統的有效整合。

二、檔案管理一體化的主要措施

（一）建立統一的檔案管理系統

企業在建立統一的檔案管理系統時，需要結合企業整合后的實際情況，來對整個檔案管理系統進行統一的重組。而重組企業的檔案管理系統，其首要目標就是對企業的整體檔案信息進行一個合理的規劃。因為想要實現檔案管理系統的重組與整合，需要耗費較大的投資成本，并且其覆蓋范圍廣泛。只有對企業檔案信息進行一個合理的規劃，才能夠確保檔案信息的整合能有在正確的時機進行展開，為此，不僅要對檔案管理系統的客觀規律進行研究，更要整合現有的檔案管理系統，確保其能夠統一的對合并后電力企業在經營與生產過程中所產生的數據與經驗進行儲存。以便企業在發展過程中出現需要調查檔案，或解決一些應急問題時能夠吸取并利用檔案中所儲存的經驗來保證生產的安全以及自身的發展。

（二）實現信息檔案與圖紙檔案的整合

想要實現信息檔案與圖紙檔案的整合，就要加大企業的信息化建設力度，對檔案資源進行整合，并且在具體實施時需要將其分為兩個不同的階段。其中第一階段的主要工作及目的是促使企業的相關管理部門以及原有的檔案管理本都參與到信息檔案的整合工作，并制定相應的工作流程以及制度。而第二階段的主要工作是由相應的部門以及企業下屬單位對自身相應的檔案進行整合，隨后交與檔案管理部門來對檔案進整合處理。但在開展此工作時大多會遭到子公司領導人員的抵觸與不配合，因為一旦實現了檔案資源共享，其自身所累計的經驗以及數據支持便會分享給其他公司，影響到了其自身的利益，因此在進行檔案資源整合時要減少子公司領導人員的抵觸心理，以推動企業檔案資源的整合。

在對檔案資源進行整合時，首先要實現的便將紙質檔案轉變為數字檔案，并統合為數字信息資源，建立數字信息資源庫對其進行儲存。其次要實現檔案信息結構的標準化，確保檔案信息能夠被方便快捷的使用，為此電力企業可以引進相對復雜的元數據概念以及其他新型數據處理技術，如;數據挖掘、數據遷移、數據壓縮等。最后，要實現檔案信息網絡化，在企業內部使用局域網技術或是因特網技術，但因部分檔案信息具備機密性，因此要考慮對檔案信息實行訪問權限約束以保障其系統的安全性。

（三）強化檔案人員的工作素質

在實際進行工作安排時，因企業整合過程中所產生的人事變化，使得檔案管理人員的專業水平嚴重影響了檔案一體化以及檔案資源信息化的過程，這便需要電力企業對檔案信息管理人才進行培養與招聘，并對現有工作人員進行相應的培訓，提升其自身的專業能力，推動檔案一體化以及檔案資源信息化的順利進行。并且要對電力企業的檔案管理工作進行優化，就要實現好檔案管理工作者的轉變，其具體表現為：一，從檔案管理者向信息開發者進行轉換。二、從實踐型人員向科學型人員轉變。三，由被動信息提供者向信息提供引導者轉變]。

（四）優化管理模式

為了應對電力企業整合后所帶來的管理問題，檔案管理部門需要優化其自身的檔案管理模式，以提高其自身檔案管理的工作效率，在加大新技術的應用外。還要根據電力企業自身的特點來對管理模式進行一定程度的優化，通過自身在管理過程中所發現的問題，對其進行優化與反思，來制定最適于企業自身的檔案管理模式。建立并落實檔案管理系統的責任化，對檔案管理人員進行監督確保其能夠嚴格的落實自身的責任，對檔案管理工作認真進行。此外，還要統一的建立符合檔案數據信息化的檔案標準，方便在檔案進行管理時，能夠有一定標準可以追尋，提高檔案管理效率。

三、結論

綜上所述，想要實現發電企業在整合后的檔案管理一體化，就需要采取相應的措施解決發電企業整合后所帶來的問題，建立統一的檔案管理體系，實現信息與圖紙檔案的整合，強化檔案人員工作素質，并實現對管理模式的全面優化，以此來推動發電企業在整合后的快速發展。