互聯網時代高校檔案管理工作中的問題及策略

白峰

【摘要】我國信息技術在近些年獲得了迅猛發展，現階段的互聯網+技術已經在社會各領域中普遍存在。互聯網理念也實現了高校檔案管理工作效率的提升，為充分發揮高校檔案管理的重要作用，一方面需要持續開發高校檔案管理工作的數據資源，另一方面還應該不斷提升互聯網的利用率。本研究基于互聯網時代，分析高校檔案管理工作中存在的主要問題，并提出檔案管理問題解決的相關策略。

【關鍵詞】高校? 檔案管理? 互聯網? 問題? 策略

國家、組織機構或者個人為滿足自身發展需求，通常會記錄或者保存相關原始資料，比方說，聲像、圖表或者文字等，所存儲的資料被稱為檔案。記錄檔案信息的同時，也會對文化與經濟進步形成推動作用，實現社會穩定與和諧。而互聯網時代的信息化檔案管理工作，有助于高校檔案管理與存儲質量的提升，能夠充分發揮高校檔案工作的實用價值，使高校檔案管理人員需求得到滿足。但目前高校檔案管理工作依舊存在很多需要解決的問題，為此，本研究基于互聯網時代，分析高校檔案管理工作中存在的主要問題，并提出檔案管理問題解決的相關策略。

一、互聯網時代高校檔案管理中存在的問題

（一）高校缺乏基礎設施設備

隨著現代信息化社會迅猛發展，需要高校檔案管理部門必須對其數據信息搜集能力進行不斷提升，以持續滿足不斷增長的檔案數據存儲需求。然而，當前很多高校缺乏基礎設施設備，導致檔案管理部門無有效的設備支撐，傳統數據信息整理和收集相對比較落后。第一，當前高校檔案專業管理人員比較少，缺乏信息化操作專業人才，這就對高校檔案數據資源的信息化管理形成很大限制作用;第二，高校檔案管理工作依舊在傳統紙質檔案管理模式中停留，當前的辦公設備、場地面積等主要是配合紙質檔案管理需要，卻無法滿足信息化檔案管理需求;最后，互聯網時代下的檔案管理設施依舊處于發展階段，很多高校信息化檔案管理系統缺乏完善性，沒有實現檔案使用系統和管理系統的有效連接，導致高校檔案信息化管理價值比較低，檔案管理設施設備與軟件不完善等情況，再加上高校有限的檔案信息化管理經費，不能與當前高校檔案管理需求相滿足。

（二）紙質檔案無法實現數字化

實現傳統紙質檔案的數字化管理，一方面是高校檔案管理的實際需求，另一方面也是互聯網時代對高校檔案管理提出的新要求，這對實現高校檔案的信息化管理具有重要意義。然而，該艱巨的檔案管理工作依舊處于緩慢發展階段。第一，很多檔案數字化操作比較粗糙，具有檔案數據信息存在錄入錯誤的情況，當前的激光照相、數碼掃描等技術無法滿足高校檔案管理需求;第二，高校檔案數字化管理工程較大，當前人力物力很難滿足檔案數字化管理工作需求，所以造成檔案數字化管理進程緩慢;第三，由于高校數據庫資源越來越充實，這就增加了數據信息維護難度，怎樣有效解決數據庫資源充實問題，是對高校檔案管理信息化造成制約的一個重要問題。

二、互聯網時代高校檔案管理策略

（一）創建高校檔案信息數據庫

若想使高校檔案管理信息化水平得到不斷提升，使高校檔案管理能夠滿足互聯網時代發展需求，就應該從紙質檔案管理轉變為數據庫管理模式，創建更為完善的高校檔案管理數據庫系統，由此方可實現高校檔案管理的信息化與數字化，從而實現高校檔案管理工作的互聯網需求。第一，通過現代信息技術對高校檔案數據庫建設進行不斷完善，重視互聯網時代下的數據檔案制度建設與數據策略;第二，重視高校數據庫存儲數據處理技術的更新完善，使高校數據檔案處理能力得到不斷提升，根據時代需要對檔案中存儲的視頻、圖片以及聲音等資料進行廣泛收集，由此才可實現高校檔案數據庫建設價值;最后，提升高校檔案數據存儲分析各類數據信息能力，尤其是應該加大關于學生、科研等信息分析處理能力，由此方可充分發揮高校數據庫檔案價值，為高校教學工作與行政決策提供重要依據。

（二）實現高校檔案管理標準化建設

高校若想充分發揮信息檔案重要作用，就應該通過信息化檔案管理建設，以標準化模式，使高校檔案管理水平得到不斷提高，確保高校檔案智能化應用功能得以實現，通過互聯網快速傳遞相關檔案數據，以充分發揮高校檔案的應用價值。第一，通過現代化檔案管理標準，分類管理高校數據檔案，在分類管理前提下，基于互聯網為用戶提供標準化檔案管理服務;第二，實現高校檔案存儲與管理格式化，使高校檔案制作控制工作得到不斷加強，為檔案存儲和制作規范性提供重要保障;第三，通過標準化方式使高校檔案管理信息化得以實現，有效解決傳統檔案管理問題，確保檔案實現數據化管理，實現高校數據檔案在互聯網環境中實現共贏與共享的目的。

（三）實現高校檔案個性化管理

信息化迅猛發展的互聯網時代，要求為用戶提供更為個性化服務，從而使不同服務對象需求得到滿足，互聯網時代一方面需要不斷提升高校檔案質量，另一方面還應該使檔案服務水平得到提升。第一，基于現階段的大數據技術，綜合管理高校檔案信息，實現檔案管理部門的智能化，同時為檔案管理部門提供更為智能化檔案操作界面，從而使檔案管理人員需求得到滿足;第二，通過科學方式篩選檔案數據信息，通過推送方式將相關檔案數據信息傳遞給高校的教師與學生，以提升高校檔案管理工作的主動性;第三，依照檔案使用者個性化需求，應該專門研究數據檔案，通過溝通等方式使用戶個性化需求得到滿足，由此才可推動高校檔案管理工作的可持續發展。

三、總結

互聯網時代下，增加了高校和檔案關系的密切性，檔案為高等院校科研、教學以及管理提供數據基礎，必須充分發揮檔案服務價值與功能，才能推動檔案管理工作的健康發展。所以，應依照互聯網時代特征，創建科學、合理的高校檔案管理方式，從而使高校檔案數據管理水平得到不斷提升。

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