淺談企業會計電算化的內部控制

李昊洋

【摘要】會計電算化通過會計軟件實現了對會計信息的收集、整理、分析、輸出、決策。尤其在經濟貿易全球化的今天，改變了企業會計核算方式，提高了會計數據處理的效率和精準性，降低了企業成本，然而在會計電算化高速發展的同時，也暴露出內部控制存在的一些問題，如何有效利用會計電算化加強內部控制越來越引起人們的關注。 本文就此對會計電算化內部控制中的有關問題作初步探討。

【關鍵詞】會計電算化 內部控制 問題 措施

一、會計電算化對企業內部控制的影響

（一）改變了內部控制對象及范圍

在會計電算化環境下，企業會計內部控制的對象是人與計算機之間的聯系，由計算機代替人工完成前期繁瑣重復的基礎工作，數據處理的方式變成了一個人機結合的過程，大大節省了企業的人力、物力成本。企業內部控制的內容也更加復雜化，內部控制節點從單一變成雙向，即人與計算機的雙面控制，牽涉到了人員分工、職能分離、計算機的維護、會計檔案保存等;與傳統手工會計模式相比，電算化系統所控制的范圍趨于寬泛，比如新增了信息錄入控制、電腦授權控制、防止病毒控制等，會計信息已經實現了全過程無紙化，相關會計信息由傳統的紙質化報表、會計賬簿轉變為儲存在硬盤里，這樣既方便保存又節約成本，使信息傳送工作更加便捷。

（二）改變內部控制重心及形式

企業會計內部控制的首要目標是合理處理相關的經濟業務，便于管理者能夠及時掌握企業的經營狀況，并制定合適的發展方針。由于電算化系統的特點為數據自動處理，這就要求財務人員的工作重點是對數據輸入環節嚴格把關，所以企業內部控制的重心轉變為從末端向前端轉移。憑證庫包含了一切數據，只要原始憑證信息輸入，計算機就會自動進行過賬、轉賬和編表處理，中間環節在機內自動操作，在一定范圍內減少了傳統工作形式下賬賬不符、賬證不符等情況的發生，本質上已經更改了企業內部控制的形式及重心。另一方面，計算機的工作質量遠遠高于人工，這有效規避了人工內部控制的主觀性引起的一系列問題，為企業的內部控制奠定了良好的基礎。

二、會計電算化環境下內部控制存在的問題

（一）會計人員一身多職現象嚴重，安全意識淡漠。

部分會計人員安全意識淡漠，對實行電算化后新的組織機構和崗位之間的相互制約、相互監督和相互控制機制不夠重視，一身多職，越俎代包現象嚴重，這使得計算機舞弊現象時有發生。

（二）數據的安全性、保密性差。

很多時候，企事業單位財務上的數據是保密的，在很大程度上關系著企事業單位生存與發展，但幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有認真研究過數據的保密問題，所謂加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。另外在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測手段和用戶權限設置等限制手段，不能真正起到數據保密的作用。只要稍具備一些數據庫知識的人完全可以繞開會計軟件的各種措施，通過數據庫管理系統，直接讀寫這些數據庫文件，甚至對文件中的數據直接進行增刪修改等操作，這樣會計數據的真實性和可靠性也就無法得到保證。此外，由于對計算機系統的依賴性很強，計算機硬件和軟件對會計數據的安全性起著十分重要的作用，如系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，極易造成數據丟失。

三、加強企業電算化內部控制的具體措施

（一）明確職責分工，加強組織控制

職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產生原始數據的部門或人員，在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能的分離，以及在電算化部門內部的職責分離。

所謂組織控制，就是將系統中不相容的職責進行分離，即在系統中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。

電算化部門內部必須把職責分工同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。會計電算崗位可分為計算機會計主管、軟件操作、出納人員、審核記帳、系統維護、電算審查和數據分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的紀錄，保證工作質量、杜絕舞弊現象的發生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應該保證按照不相容業務相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一人或一個部門經手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔，如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任，也不得審核自己輸入的憑證。同時規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。進行這種職責分工的目的，是盡可能在電算化部門內部保持不相容職能（如業務授權、執行、保管和記錄）的分離。內部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，通過進行內部職責分工，以補救會計電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計算機舞弊的可能性。

（二）加強內部審計

內部審計既是公司、企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。對會計資料定期進行審計，審查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合有關內控制度，憑證附件是否規范完整等;審查電子數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整;監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象;對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

（三）建立健全人才培訓制度，提高會計人員素質

企業應高度重視電算化人才的開發與培養，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術，培養或聘用一批精通技術、熟練應用電算化程序的高級技術人才，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。

參考文獻：

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