社會養老保險檔案管理信息化建設初探

韓德強

摘要：本文主要通過對當前社會養老保險檔案管理信息化建設進行分析，明確其存在對檔案管理的重要性認識不夠、缺乏專業的檔案管理人員、管理制度不夠完善、檔案管理設施投入不足等問題，因此本文提出相應的改善措施，加快社會養老保險檔案管理信息化建設的步伐。

關鍵詞：社會養老保險;檔案管理;信息化建設

社會養老保險檔案管理信息化的建設，標志檔案管理由傳統化邁向現代化，是社會養老保險檔案管理的重要創新舉措。通過分析檔案管理中存在的問題，制定措施進行解決，利用現代科學技術，確立檔案管理的新方法、新制度，實現養老保險的社會化法務。

一、當前社會養老保險檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認識不夠

相關的部門領導缺乏對養老保險檔案管理的重要性的認識，不能切身理解養老保險檔案管理在群眾中發揮的作用。部門工作人員的工作意識淡薄，只是完成表面的處理工作，對養老保險檔案管理服務觀念不強，形成安于現狀的想象，導致養老保險檔案管理工作發展、信息化建設緩慢，造成檔案混亂。

（二）缺乏專業檔案管理管理人員

負責養老保險檔案管理的工作人員多數不具有專業知識，對檔案管理工作的認識不足，有的工作人員甚至是“半路出家”，檔案管理工作不是其自身工作，是由于檔案管理工作人員不夠，而從其他部門被調任過來從事檔案管理。沒有進行系統的檔案管理知識、業務技能等培訓，導致養老保險檔案管理工作進展緩慢。

（三）檔案管理制度不夠完善

盡管國家多次強調養老保險檔案管理工作的重要性，也出臺關于檔案管理的法律法規，但是真正落實的行動上的規范卻少之又少，主要是因為缺乏嚴格的考核標準與驗收制度，使得養老保險檔案管理實質性工作開困難，阻礙養老保險檔案管理事業的發展。

（四）檔案管理硬件設施投入不足

想要養老保險檔案管理工作順利展開，專業人才、制度規范、先進設備等都是必不可少的條件之一。但是實際工作上檔案管理室真實的狀況確實檔案管理設備老舊，工作室缺少防塵、防蛀蟲、保密性差、隨意放置等現象，更談不上信息化、現代化。例如2012年全國各個城市開始進行養老保險檔案管理信息化建設，河北省大力發展養老保險檔案管理信息化，事實卻表現出檔案管理工作硬件設施投入不足，電腦運行故障，降低工作人員的效率。

二、改善社會養老保險檔案管理信息化建設措施

（一）提高對檔案管理重要性的認識

政府加大對社會養老保險檔案工作宣傳力度，廣泛宣傳檔案管理工作的重要性，提高公民對社會養老保險的保障意識，促進養老保險檔案管理工作的發展。相關部門積極爭取各級黨委、市委以及政府領導對養老保險檔案管理工作的重視與支持，同時獲取到單位領導對檔案管理工作的重視，加大資金的投入，從根本上解決養老保險檔案管理工作中存在的專業人才不足、設備年久老化等問題，建立獨立、先進、條件合格檔案管理室，專業的工作人員經常對檔案進行檢查以及檔案管理室的維護工作，更換硬、軟件設施的投入，為養老保險檔案管理發展工作打下堅實的基礎[1]。

（二）加強檔案管理的人才培養

加強養老保險檔案管理人員專業知識的教育以及崗位技能的培訓，首先，要加強工作人員的檔案管理思維、知識面，在改善養老保險檔案管理工作基礎的同時，不斷提高養老保險檔案管理工作的業務水平。其次，養老保險檔案管理信息化的建設主要以電腦操作為主，還需要做好老員工的計算機應用的理論知識與技能培訓，使得工作人員可以操作數字化檔案資源，加強檔案管理業務的處理能力與效率，成為現代化復合型管理工作人員。最后在人才引進方面，企業要招聘具有專業檔案管理知識的人才，他們可以熟練完善檔案處理的各階段工作以及對現代化設備與技術熟練掌握，從根本上提高檔案管理工作的效率。

（三）完善檔案管理制度

國家逐年對養老保險檔案管理工作越來越重視，相繼頒發《中華人民共和國檔案法》以及《社會保險業務檔案管理規定（試行）》等有關檔案管理方面的法律法規，根據規定，養老保險檔案管理要從實際工作出發，修訂分管領導、檔案室管理人員以及檔案管理的工作人員，建立完整的檔案管理制度，如《檔案統計制度》《檔案移交制度》《檔案庫房管理制度》等等，使得在進行檔案管理工作時，有法可依，有章可循。檔案管理相關制度的全國發行，可以讓各類檔案管理工作實現統一、集中管理，明確檔案管理工作的工作結構，人員設置、職責任務更加清晰，提高了檔案存放安全性、機密性，為實現養老保險檔案管理信息化奠定良好法規基礎。

（四）加大檔案管理硬件設施投入

建立完善的養老保險檔案管理工作，需要加大對檔案管理硬件設施的投入。應該建立服務檔案管理工作的三個系統，首先是數據庫系統，數據庫就是將有關檔案管理的所有信息存放在一起放置在一個“庫”中，只不過這個“庫”存在于互聯網上，方便工作人員查找調用。其次是養老保險檔案信息庫，可以實現工作人員對庫中信息的快速獲取、審查、分析等，提高工作效率。最后是網絡利用系統，將養老保險進行網絡征收、保費、更新用戶信息等各類工作進行網絡聯網，工作人員可以通過一臺計算機處理多種工作，通過設定查看權限、等級口令等身份驗證的方法，完善檔案信息的加密工作，不僅可以提高各類信息的利用率，還可以實現無紙化辦公[2]。

三、總結

實現養老保險檔案管理的信息化建設，需要強化相關機構的管理服務能力，加大對養老保險檔案管理設備的資金投入，改善管理工作的服務效率，為檔案管理信息化工作的開展打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]賀玉慧.養老保險檔案管理信息化問題探究[J].改革與開放，2014 （20）：84-85.

[2]周仕芹.試論社會養老保險檔案管理信息化建設[J].黑龍江史志，2014 （03）：124-125.