油田企業檔案的信息化管理探析

王蕊

摘要：在信息大爆炸的當今時代，市場經濟越發繁榮，企業間的競爭日益激烈，信息化成為企業生存和發展的必然選擇。作為企業資源的重要組成部分，檔案的管理直接關系到企業現代化管理水平的提高，對企業經濟效益和社會效益的實現產生極為重要的影響。如何強化企業檔案信息化管理，將企業檔案融入企業信息化建設，最大限度發揮企業檔案的巨大作用，成為現代油田企業面臨的全新難題。本文主要對油田企業檔案的信息化管理進行探討。

關鍵詞：油田企業；檔案；信息化管理

所謂企業檔案管理信息化，就是指通過計算機網絡設備，對數字化、信息存貯、數據庫等技術的綜合利用，將傳統紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數字檔案，進行統一整理、儲存、管理的現代化檔案管理方法[1]。企業檔案管理信息化不僅是變革傳統檔案管理模式的重要手段，而且是適應國家、政府信息化建設發展的需要，尤其是關系到國家經濟發展和人們生活水平的油田企業，實行信息化檔案管理，十分有必要。油田企業只有提高認識，強化檔案管理信息化水平，實行企業信息資源的共享，才能提高工作效率及企業管理水平，最終實現經濟效益和社會效益的最大化。

一、油田企業檔案信息化的主要內容

從目前形勢上看，油田檔案信息化的基本內容，主要包括：（1）檔案信息的數字化。數字化檔案信息是整個檔案信息化管理的基礎，現代油田企業已逐漸由原來傳統紙質檔案管理向數字化檔案管理轉變[2]。一方面，油田企業利用先進技術，將原有資料檔案進行掃描，轉化為數字形式，生成電子文件，進行統一歸檔、整理和保存；另一方面，在油田企業通過計算機網絡技術，建成統一的數據庫，生成資源共享平臺，實現檔案資源的統一管理。（2）檔案信息利用的網絡化。網絡化檔案管理實現了由面對面為主的服務向以網絡服務為主轉變，為檔案信息借閱方式、資料調取等方面提供了極大便利。此外，由于油田企業分散性特點，檔案管理難度較大，而網絡化檔案管理，實現了資源共享及遠距離數據傳輸，大大提高了檔案管理效率和質量。（3）檔案檢索的自動化。傳統以紙質為主要媒介的檔案管理，不僅數據眾多、查閱手續繁雜，而且檔案資料零散，使用效率較為低下。信息化檔案管理實現了檔案檢索的自動化，通過計算機進行全庫檢索，速度快、效率高，大大提高了檔案資料的利用率。（4）檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化。信息化檔案管理，可通過計算機將接收、存儲和提供利用進行有效整合，形成集各項活動于一體的網絡系統，促進了企業檔案管理水平的全面提高。

二、油田企業檔案信息化管理的重難點問題

（一）基礎設施建設方面

油田企業檔案信息化管理，須以先進基礎設施和信息技術為支撐，完備的基礎設施也與檔案信息傳輸、交換和資源共享息息相關，是檔案資源開發利用和檔案信息網絡建設的必要條件。因而，油田企業要加強對基礎設施建設的重視，加大對軟硬件的投入，建立系統完善的檔案信息網絡，為檔案信息化管理提供強有力保障。

（二）相應管理標準、制度的制定和執行方面

油田企業檔案信息化管理后，原有的管理制定、規范及相關標準將不再適用，這就需要建立全新的制度、規范和標準。通過適應信息化的新制度、新規章、新標準的使用，對電子文件歸檔和電子檔案管理及檔案信息資源的標識、存儲、查詢、管理和使用等進行統一的管理，確實提高檔案信息化管理的質量和水平[3]。

（三）管理方式的創新方面

傳統檔案管理中除了制度、規范和標準與現代檔案管理不相適應之外，傳統檔案管理方式也越來越無法滿足信息化檔案管理的需要。因而，油田企業還須加強重視，積極引用先進技術及新型技術人才，同時借鑒國內外成果的管理經驗，通過雙軌制管理模式（即傳統管理與信息化系統的有機統一），確保信息化檔案管理的科學性、高效性、可行性[4]。

（四）信息化管理過程中的安全問題

安全問題是油田企業檔案信息化管理必須解決的問題，只有提高認識，對安全問題產生原因及其危害進行深入分析，才能采取針對性措施進行解決，確保檔案信息的安全，進而促進企業的正常運營。信息化檔案管理的安全問題，主要包括檔案管理系統軟硬件自身的安全及檔案信息傳播的安全等，若忽視檔案管理中的安全隱患，將造成大量信息資料外流，引起巨大經濟損失。石油企業可通過病毒攔截、實名登陸、密碼檢索風方式，保障檔案信息的安全性和可靠性，為油田企業正常運轉提高強有力保障。

三、小結

總而言之，油田企業檔案管理信息化是一項綜合的系統工程，不僅改變了傳統意義上的檔案性質，還創新了檔案管理的手段，使檔案管理各項工作順應時代發展的需要，滿足企業可持續性發展需求，意義重大。

參考文獻：

[1]陳寶霞.企業專利檔案管理與利用研究——以燕山石化專利檔案管理與利用為例[J].北京檔案，2013 （02）：17–19.

[2]黃潔.項目檔案驗收對企業檔案管理和項目實施與管理的影響[J].機電兵船檔案，2012 （01）：17–18.

[3]陳茂銀.淺談如何做好企業改擴建項目檔案的收集工作[J].科技視界，2013 （16）：95.

[4]劉忠艷.國有設備檔案的現代化管理應與企業的管理及發展相一致[J].化工管理，2013 （24）：40.