淺談基層檔案管理信息化建設

孔壯

摘 要 眾所周知，檔案管理在社會發展進程中具有重要的地位與作用。現代信息化技術的發展，為檔案管理的發展提供了有效的技術支持。本文以檔案管理中信息化技術的重要性出發，對建設的途徑進行了分析。

關鍵詞 基層檔案 信息化管理

中圖分類號：G275.3文獻標識碼：A

作為由國家機構、社會組織或個人在活動中形成保存備查的原始記錄，檔案的主要表現是以文字、圖像及聲音等各種形式實現。并同時具備各種形式，如文書檔案、人事檔案、教學檔案等。由于在當前基層單位的檔案管理工作中，仍無法對現代社會發展的需求進行適應，從而造成對其信息化建設的各種問題，因此，采取必要的改善措施對于基層檔案管理信息化的建設具有促進作用。

1基層檔案管理信息化建設的重要性

作為基層單位中重要的組成部分，檔案管理可同時反映單位工作重要性與檔案安全性，所以對于檔案管理質量與工作效率的提高具有較強的必要性。然而在傳統的檔案管理工作中，由于所投資的人力和物力都相對較大，所以不利于檔案維護與利用，從而使檔案管理的工作效率降低。受到當前現代信息技術發展的影響，對于檔案管理中信息化的建設相應而生，將傳統檔案進行信息化建設，主要以電子檔案的形式來實現。

2基層檔案管理信息化建設的制約因素

2.1對于檔案信息化建設的認知不足

在當前信息化時代發展的背景下，基層檔案管理信息化建設不僅是提高管理水平的一種技術手段，更是未來檔案管理的發展趨勢。然而在實際的基層單位檔案管理工作中對于信息化的建設仍缺乏足夠的重視其主要體現在對于檔案管理信息化建設認識不足，仍采取傳統只注重保存輕視對其利用的模式。另外是對于檔案管理意識淺薄，在對檔案管理重要性意識的嚴重缺乏，在平常的檔案管理工作中只注重單純的收集與保存，對于檔案資源的作用沒有得到充分的發揮。

2.2檔案信息系統安全性的缺乏

檔案系統的安全，主要是在電子文件與電子檔案信息在網絡利用中安全等方面的體現。在日常的檔案管理工作中由于人為因素或者存儲介質的影響，而發生一系列影響檔案信息系統安全的問題，對于單位信息化與企業檔案信息化的進程造成一定程度的影響。

2.3檔案信息開發利用的不足

在當前情勢下基層檔案信息開發利用的乏力，對于檔案信息價值的發揮造成了一定的制約。由于現代科技的發展，單位檔案信息呈爆炸式的態勢增長，并且檔案信息具有一定的累加性，這些因素皆會造成海量的檔案信息數據。但目前我國對于檔案信息的利用還處于初級階段，主要是以查詢的方式，沒有將其進行更深層次的開發運用，所以對于檔案信息承載的資源還需進行深一步的挖掘。

3基層檔案管理信息化建設的重要措施

3.1加強檔案管理人員的專業知識結構

相對于我國當前檔案管理信息化建設的形式，引進或培養專業的檔案管理人員是一項急迫性較強的工作任務。選擇以專業性強，素質性高的檔案管理人員時對其專業知識結構調整加強的重要措施。因此必須對關于檔案管理的專業人才進行引進，在通過專業的培訓后從而塑造出專業性強的檔案管理人才隊伍。在適應當前基層檔案管理信息化建設需要的前提下，對其開發利用嚴重缺乏的問題得以有效的解決。

3.2使檔案信息系統的安全性得以保障

使檔案信息系統安全性得以可靠的保障，是基層單位檔案管理信息化中工作的核心內容。其主要包括檔案系統軟硬件與信息窗量方面的安全，即是檔案信息的隱密性。對于基層檔案的管理，首先要以檔案庫、軟件、操作與監督等各方面進行布置，已維護計算機網絡系統安全為主要的任務。在檔案系統硬件方面可以利用技術的手段，對檔案管理系統設計時將其安全性可作為一項重要的指標進行選擇。對于事業單位的檔案信息化管理中，為是網絡安全得以保障，可在進行封閉式網絡建網時施行物理的隔離。同時可利用數據庫加密、分類、數據備份等來實現計算機檔案數據的安全性。另外可在企業檔案信息化建設過程中將相應的檔案的信息進行等級保護的方法，依據檔案信息的重要性、私密性進行安全等級劃分。然后對其劃分的等級范圍進行確認，避免為授權人員進行違規的操作。

3.3規范檔案業務流程的重組

對于檔案管理信息化建設是依靠網絡環境，利用現代計算機網絡技術在檔案管理工作中進行廣泛的應用。對于傳統的管理模式其自動化的集成管理為主要的工作模式，在此情況下，檔案業務流程的重要性得以充分的體現。首先，收集檔案的信息以及管理方式的改變。在文件處理階段就可完成相關檔案數據的處理。使公文處理與檔案管理相互結合，自動統計各類檔案資料，并同時繪制各類統計報表，使文檔一體化在基層檔案管理工作中得以實現。其次，檢索檔案信息和利用方式提供的變革，在網絡計算機技術的支持下，可有效實現自動分類、標引、動編等工作，可通過計算機檔案信息化系統隨時對多數檔案資源進行查閱，并提供有效的檔案資源服務。

4結語

面對新發展形式，對于基層檔案管理信息化的建設，相關檔案管理人員必須具有較強的專業性，在做好檔案信息資源相應的收集與保管工作外，更要對用戶的需求進行了解，擴大檔案資源服務的內容。利用有效的計算機網絡技術使檔案管理更具信息化的特征，從而為客戶提供高效的工作內容，使基層檔案管理信息化建設在日常的檔案管理工作中真正體現其價值。

參考文獻

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