基建工程檔案管理中存在的問題及對策探討

孫玥

摘 要：基建檔案能夠完整的反映出基礎設施建設工程中的各項數據，為后期的擴建、維修以及改造等工程提供了有利的依據。現階段，由于部分基礎設施建設公司對基建檔案管理工作不夠重視，缺乏完善的規章體系，管理人員以及管理設施匱乏等原因，而導致基建檔案管理水平不高，進而影響到基礎設施建設工程的長久發展。基于此，本文對基建工程檔案管理中存在的問題及對策進行分析探討。

關鍵詞：基建工程；檔案管理；問題；對策

1基建工程檔案的重要性

1.1是基建工程正常運作的憑證

基建工程檔案可以真實、全面、詳細地反映工程項目規劃設計的詳細信息以及各施工階段的建設活動。與實體項目相比，具有更加長久的使用期限，它是基建工程建設和運作的重要憑證。應實際需要，相關單位部門可以憑借基建檔案查閱建筑物結構形式、防火等級、管線布局、施工責任單位、施工質量標準、質量監理過程、竣工驗收、工程款支付等重要信息。充分體現了信息服務功能，為使用者查閱工程信息資料提供了便捷，為工程項目的質量建設過程提供了重要的憑證依據。

1.2有利于強化質量監督、明確責任主體的劃分

建設單位可以通過基建工程檔案信息及時掌握施工單位的工程進度，了解變更情況，掌握工程監理的工作狀態和責任落實情況，以及工程質量現狀。通過對基建檔案的查閱和審查，可以起到對每一個施工環節的強化監督，明確工程項目建設的主體責任，分清各參建單位的工作職責和責任范圍。其次，基建檔案的建立，為施工過程留下了可供后期質量追溯以及項目管理的憑證，比如施工材料的采購單、進場驗收單，各單據上面都有責任人、執行人的簽字以及主管部門的蓋章；工程材料領用的審批手續，數量及用途等相關信息都記錄在案，并歸檔管理。有了基建檔案，就可以做到任何事項有據可查，出現問題時，可以直接追溯到責任主體，明確責任范圍。所以說，基建檔案管理是保障工程建設質量的重要手段。

2基建工程檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理人員意識較差

在基建工程檔案管理中存在部分領導與管理人員對檔案管理的重要性意識不足，同時因為基建工程隊伍流動性相對較大，檔案管理人員不穩定，從而極易造成基建檔案管理工作脫節嚴重，引起部分檔案資料流向不清，還有就是檔案管理人員對工程施工的技術、流程等不了解，缺乏基建檔案管理的實踐能力，使得檔案管理在收集、整理和歸檔過程中出現不及時、不規范等現象，對檔案管理造成嚴重影響。

2.2檔案管理制度存在不足

部分基建工程檔案管理制度不完善，沒有規范的檔案管理方法和具體的操作流程，并且基建檔案管理的每個環節都存在一定的缺陷。現階段，基建工程參建單位較多，沒有統一的檔案管理標準，其格式和內容也是五花八門，因此給檔案管理部門造成巨大困難。基建工程參建單位對檔案管理監管、檢查以及指導等職能嚴重不足，對基建工程檔案管理工作的實施造成影響。

2.3檔案管理流程不規范

部分工程人員對檔案管理工作的重視度不高、延期歸檔工作等原因會導致基建項目部分環節資料整理出現紕漏，另一方基礎項目工程建設由于搬遷、改建等不可抗因素導致部分環節檔案資料缺失。部分檔案管理人員只注重中后期施工監管與竣工驗收時期的數據資料整理，而忽視了前期設計勘察、投標立項時的文件資料搜集，因此導致資料搜集不完善，前期資料缺失。

3基建工程檔案管理對策

3.1增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

3.2強化基建檔案管理制度

有些工程建設的施工單位較多，項目涉及范圍較廣，因而，不同單位對相關檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個統一的、合理的、適用性較強的項目檔案管理的相關制度，并且對領導負責人、職能分工、獎懲制度等都要有著明確的規定，以及對檔案材料的收集、分類整理、歸納及竣工驗收等流程做出具體的規定要求。另外，要分配具有專業知識的檔案管理人員，有效地執行工作，完善檔案管理的制度，還應讓項目人員與管理人員進行有效的溝通和及時的交流。

3.3建立完善的基建檔案管理網絡

根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網絡體系。要深化職能，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以制度的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員自建設項目開始，就積極介入、深入基層，加強工程建設人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。應根據建設單位的實際情況和具體要求，制定基建檔案管理實施細則，細則應主要明確基建檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及基建檔案的移交與整理、保存與借閱等方面的具體規定。這樣就可以在基建檔案管理過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性，保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

3.4健全檔案管理的流程規范

做好基建檔案資料的收集、歸檔、驗收工作，基建檔案是由基建文件、施工文件、監理文件、竣工圖紙等組成的。各項工程的檔案應分門別類收集歸檔，形成完整的系統資料，嚴格做到對各項工程檔案資料流向的分級監控。同時，應掌握合理的歸檔時間，對工程周期長，需要長期收集檔案資料的單位，檔案管理可分期分段跟進。檔案人員要嚴格按照基建檔案歸檔管理的范圍要求進行收集整理，保證收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

3.5加強對檔案管理人員的培訓

在基礎項目檔案的管理工作中，相關工作人員的素質水平是檔案管理工作的關鍵。現如今的基建檔案管理工作人員一般多身兼數職，在完成檔案資料搜集、整理、歸納等基礎工作的同時，也要完成額外的工作。其實，檔案管理的工作人員本身的工作經驗及人員本身素質高低不同，亟待建立一支高品質、高質量的管理隊伍。在加強對檔案管理工作人員的培訓中，一是要充分地認識到自身所做的工作是非常重要的；二是要努力學習基礎知識，參加部門舉行的培訓活動、經驗交流等活動，提高自身專業水平。

結束語：

總之，伴隨科學技術的不斷發展，互聯網及信息化技術在各行各業都得到了廣泛的推廣運用，基建檔案管理也不例外。我們必須不斷學習進步，掌握先進的技術，努力提升個人綜合素養。企業也要不斷完善基建案管理制度，增加資金投入，完善各項設施，引進先進的技術和檔案管理手段，全面提升檔案管理水平，服務于基建項目的建設和發展。

參考文獻：

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