做好檔案管理工作需要注意的事項

方樂凱

摘 要：隨著我國各項事業的飛速發展和改革的不斷深化，檔案管理工作發揮著越來越重要的作用。為了更好地適應新變化，快速提高對檔案的利用率，檔案管理人員需完善自身，不斷提高綜合素質和能力。本文簡要介紹了檔案管理的重要性，并結合實際重點論述了做好檔案管理工作涉及的幾個方面。

關鍵詞：檔案管理；科學規范；重要性

檔案工作，就是檔案業務工作，它是檔案室或檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。隨著科技的進步和各項事業的不斷發展深化，檔案管理工作發揮著越來越重要的作用，如何做好檔案管理工作，為各項工作的開展提供可靠的依據，是檔案管理者必須認真思考的課題。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案由于其原始記錄性而具有的憑證價值和參考價值，已成為人們查尋信息的來源之一。作為檔案利用服務的主要對象，無論哪一類信息利用者，都是由于某種需求才產生利用的行為，這就從客觀上要求檔案工作者在提供檔案利用的服務中，加強對利用者的調查研究。合理科學的對檔案進行管理，不但可以對企業或單位的業績給予衡量，還可以對企業或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內容包括著發展過程的優秀成果，因此，檔案可以為日后企業或單位的發展提供最完全的準備資料，方便做出科學合理的分析，是制定發展方向最好的參考資料。其主要有兩項重要作用：其一，作為考察依據的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：企業重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。

二、檔案工作存在的主要問題

1.檔案安全保管條件不達標。檔案庫房沒有嚴格按照“八防”（即防潮、防水、防日關及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火）的要求進行建設，存在著諸如沒有防盜裝置、未配備消防設施等問題。同時，個別單位的領導不夠重視，本單位沒有成立檔案安全工作的領導機構和制定完善的檔案保管措施，沒有從檔案管理長遠規劃和技術層面去考慮，缺乏專職的檔案人員，僅有的兼職檔案管理人員又未能全身心地投入到保管保護檔案工作中去。

2.檔案意識淡薄。檔案及檔案管理工作與國家、社會、個人密切相關，功在當代，利及子孫。《中華人民共和國檔案法》的頒布實施，表明了我們國家依法治檔的決心。但很多人甚至國家機關工作人員時至今日對檔案和檔案管理工作的內容還不甚了解，部分人員不關注檔案，認為檔案及檔案管理工作是檔案部門的事，與自己的工作和生活距離較遠，部分機關單位負責人不重視檔案及檔案管理工作，任由檔案管理人員（部分是兼職）擺布其單位的檔案資料，并存在檔案收集不全不齊的問題，導致一些重要的檔案遺失或損毀。

3.檔案資源共享度不高。檔案信息資源是國家基本信息資源的重要組成部分，然而各級各類檔案室（館）檔案資源數字化、信息化工作量大，加之缺乏專項經費，導致存量檔案在信息化工作中舉步維艱。

三、檔案管理工作方法研究

1.推進檔案工作規范化、標準化。其根本目標就是實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化。要建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作，這需要我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，注意解決三個方面問題，即：要準確把握文件立卷歸檔的時效性；明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

2.爭取政策保障，加快檔案信息化基礎設施建設。常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒有計算機或是有了計算機而沒有進入網絡，檔案現代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，尤其是使用多媒體技術，實現紙質檔案資料轉化為全文、全圖、全聲的光盤存儲，同時檔案室的綜合建設，除了上級的專項資金外，還需要地方政府的匹配資金，這些都需要給予政策、資金方面的保障。這就需要我們及時跟屬地黨委、政府主要領導和分管領導進行詳細匯報，讓領導在第一時間內知道檔案工作的開展情況、存在問題和發展規劃，引起領導的高度重視。

3.建設系統工程，實現信息共享的現代化管理。檔案現代化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、查詢管理、安全措施等一系列硬件加軟件的系統。由于各單位日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采用雙服務器、高速掃描儀集中掃描和光盤雙備份的解決方案。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等，從而從機制上提高機關信息共享能力。

4.提高檔案管理人員綜合素質。檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要。為了使檔案工作人員能夠適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，體現檔案管理人員的信息收集和管理的能力，即：觀察能力和分析、綜合能力，能夠從紛繁復雜的表象中發掘有價值的信息，能夠透過現象看本質，從檔案信息資源中發掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息；調查研究能力，這樣才能全面了解和掌握社會需要，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求；組織和協調能力，能夠在工作網絡中建立起互相理解、相互支持、協作、配合的關系。

結語

檔案管理工作只有與時俱進，科學地解決好當前檔案管理工作中普遍存在的問題，加大投入，才能使檔案和檔案管理工作為同步建設小康社會服務，為社會經濟的發展提供強有力的保障。

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