關于高校檔案管理數字化建設方法

千美花

摘 要：高校檔案管理數字化建設的好隨著信息時代的來臨高速的發展，高校檔案管理數字化建設日趨重要，高校檔案管理數字化作用尤為突出，對信息管理十分有利，因此要不間斷的持續強化數字化校園建設，特別是要強化對檔案數字化的建設力度，注重對管理者的教育引導，使其盡快進入角色，投入到高校檔案管理數字化建設上來。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；數字化建設；管理人員

近些年來我國經濟水平不斷提高，教育也得到了飛速發展，計算機的應用也得到了空前的發展，網絡滲透到了各行各業，任何行業都已脫離里不了網絡，同時也對高校檔案管理數字化建設提出了要求，傳統的檔案管理方式已經不能很好地滿足現實需要，因此急需一種符合高校發展、操作性強、易于管理的檔案管理新方式，檔案數字化管理變成為了最好和最重要的手段。

一、高校檔案數字化狀況

1.高校檔案數字化建設存在著地域差異

當前，高校檔案管理數字化在不同地域發展的水平也存在著很大的差異，有的地方在檔案管理方面先進一些，有的地方則稍微落后，例如，在我國經濟發達的東南沿海地區，無論是在教育還是在科技，人才，技術方面都遠遠領先于我國的西部地區，因此在我國東南沿海地區的高校檔案數字化管理得到了很大的發展，高校對這方面十分重視，他們的檔案數字化建設起步很早，發展至今已經非常成熟，基本已經采取了十分前衛的檔案管理模式，對外以數字化形式進行公開，極大地方便信息查取。對于西部地區來說，檔案數字化管理問題仍然亟待解決，根本原因在于西部地區經濟落后，投入的教育經費、管理經費不足，人才缺少，所以在檔案數字化管理方面一直處于落后狀態，仍然沿用傳統管理模式，效率低下，推陳出新速度慢導致檔案數字化管理始終處于落后狀態。

2.檔案信息的使用率處于低狀態

對于大學的檔案管理人員來說，從事檔案工作要有高度的責任感，同時要技術過硬，有能夠勝任工作的素質。檔案管理是一項極其重要的工作，既掌管著全部人員的信息，同時也能夠為相關部門提供有價值的信息參考，但是目前來講，檔案的信息使用率一直處于低迷狀態，主要原因還是由于重視程度不夠，嚴重影響了檔案數字化管理進程，所以提高檔案的利用率、時效性成為推進檔案數字化管理首先要解決的重點問題。

3.管理人員的能力有限

縱觀全國各大高校，由于對檔案管理的重視程度不夠，對管理檔案人員要求不高，且管理檔案人員以中老年人為主，其思想中的傳統型、封閉性，導致對檔案數字化管理存在誤解，嚴重影響了檔案數字化管理發展進程，因此既提高檔案管理人員素質極其重要。

二、高校檔案數字化建設措施

1.轉變認知，改變觀念

對于檔案管理的數字化建設，首先要從思想上重視起來，不僅要具體負責檔案管理工作的人員重視起來，學校的領導層也要重視起來，要充分認識到實現檔案管理數字化建設任務繁重且迫切，要明確推進大趨勢，做到縱覽全局，深入思考，轉變觀念不斷提高高校檔案管理數字化水平。

2.提供服務，提高覆蓋

最能突出學校的教學思想和辦學理念就是學生的檔案信息，因此學校的檔案管理數字化水平不僅能展現出學校的教學思想的具體實踐成果，同時也對廣大的檔案管理人員提出了要求，管理人員應該動態關注教學當中遇到的問題，并且根據問題及時分析對策并加以總結。要引導檔案管理人員不斷開闊新視野、拓展新思路，創新新模式，時刻校準糾錯，推動檔案數字化管理建設全面縱深推進。

3.強化網絡建設

高校檔案的數字化管理，與互聯網和計算機密不可分，這就需要檔案管理人員將傳統的檔案信息傳輸到互聯網上，為每一名學生建立一個電子檔案，這就對檔案管理人員提出了新要求，管理人員要熟練應用計算機，不僅能夠提高工作效率，同時也能夠減少工作失誤。在高校檔案數字化管理上，要想將數字化管理工作做好，就要把信息工作做好，這就需要確立一個現代化、網絡化的信息服務模式，所以加強網絡方面的建設對檔案數字化管理尤為重要。

3.合理開發檔案資源

截至目前，檔案數字化管理工作有了良好的發展，檔案管理數字化建設也在全面推開，突出表現在，計算機在檔案管理工作中使用頻率增大，檔案工作也由于計算機的存在效率得到了提高，也可以說，檔案的數字化管理工作離不開計算機網絡，同時計算機也能夠以最快速度讀提供檔案信息，檔案的使用率、便捷率明顯提高，檔案利用覆蓋面也在逐漸擴大，使廣大學生及社會人員掌握了解檔案信息的渠道更加寬廣。

4.提高檔案保存技術，最大限度保留信息

通過提高檔案的保存技術，能夠長時間、最大限度的保留廣大大學生的信息，同時在互聯網上以痕跡模式被留存，通過這種技術，能夠最大程度的減少對原始檔案的翻閱，減少對原始檔案的破壞，實現保護信息安全同時進一步完成了檔案保護，十分有利于檔案管理的數字化建設。

三、總結

要想做到檔案管理的數字化，必須堅持改革創新，既要運用、更新一大批技術，同時也要任用一批敢于不斷創新和善于使用計算機的人才，這樣才能使檔案管理工作符合社會發展潮流，適應時代發展需要。總的來說，高校檔案管理的數字化建設，這是一個大趨勢，通過對數字化的建設，各院校檔案信息管理將會得到一個新的飛躍，能夠更加便利了廣大學子，更好服務于國家，造福于社會。

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