巧用郵件合并規則，自動添加稱謂

康世瑜

摘 要：本文通過會議邀請函的制作，利用郵件合并中的“規則”功能，智能的在邀請人姓名的后方自動添加尊稱，使邀請函更正式，體現邀請人工作的用心及真誠。

關鍵詞：郵件合并；邀請函；規則

前言

在日常辦公中，使用Word中提供的郵件合并功能，可以快速有效地按照指定格式批量的將數據源中的圖文數據組織并生成Word文檔，如批量制作打印榮譽證書、準考證、錄取通知書、成績單、工資條等。不僅極大的減少了重復性操作，提高了工作效率和質量，而且能保證生成文檔內容、格式的統一。

實現郵件合并功能，前提條件是要有包含所需字段的數據源，及已按照格式要求排版完成的一份Word文檔作為主文檔或稱模板文檔，之后就可以使用郵件合并功能將數據源中的數據合并到主文檔并打印或輸出目標文檔。

以下批量通過邀請函的制作過程，通過使用郵件合并中使用IF域，通過對性別男女判斷，智能的在嘉賓姓名后方添加【先生】、【女士】的尊稱，讓文檔體現出邀請人的工作更用心、更真誠。

一、制作邀請函主文檔模板，如下圖1

圖- 1

二、制作數據源

將通訊錄源數據整理在EXCEL中，如下圖2，按姓名、性別、職務、聯系電話、任職單位、郵政編碼等字段對邀請人信息進行登記。

圖- 2

三、開始制作郵件合并

第一步：單擊【郵件】選項卡-【開始郵件合并】，選擇【普通Word文檔】。

第二步：單擊【選擇收件人】-選擇【使用現有列表】。

第三步：選擇數據源“通訊錄”，同時選中數據所有的工作表Sheet1，并點擊“確定”完成數據的導入操作。

第四步：光標移動到【尊敬的】后方，單擊插入【合并域】，選擇【姓名】字段。如下圖3所示。

圖- 3

第五步：此時單擊預覽結果。稱謂顯示的是“尊敬的張海燕”、“尊敬的郭文藝”，如下圖4所示。顯然，這樣直呼其名的邀請函缺少尊稱顯然不夠禮貌。

圖- 4

四、插入IF域

此時可以利用Word實現智能的判斷，在【姓名】字段后加上【先生女士】。在Word當中，在【姓名域】后面加一個規則【如果…那么…否則…】。如下圖5所示。

圖- 5

其實這個跟EXCEL的IF函數，語法是一樣的。首先單擊【編寫和插入域】功能組的【規則】，彈出【插入Word域：IF】對話框。域名選擇【性別】，比較對象輸入【男】，接著在下方的【則插入此文字】輸入【先生】，【否則插入此文字】中輸入【女士】，單擊確定，如下圖6所示。接著應用格式刷，將返回結果的字體設置為一樣。

圖- 6

最后我們預覽結果，檢查無誤后，直接生成單個文檔，整個郵件合并就完成了。

五、認識IF域

實現智能判斷返回的先生女士，實際上設置的是什么？其實上，它是Word的IF域，判斷【性別】字段是否為男，是男就返回先生，否則返回女士。按【Shift+F9】切換域代碼，可以看出這IF域實際上是嵌套域，引用的是【性別】字段。如下圖7所示。

圖- 7

六、結論

通過郵件合并的規則，可以方便的添加條件，通過字段內容的判定，從而達到添加相關信息，極大的提高辦公效率。

參考文獻：

[1]杜軍.用Word中的郵件合并功能制作準考證[J].科技信息.2010年34期.

[2]張小梅，栗鉑峰 . [M].北京：北京郵電大學出版社，2013 .