信息化時代的文書檔案管理創(chuàng)新方法淺析

寇亞青

關(guān)鍵詞：信息化時代;文書檔案管理;創(chuàng)新方法

1信息化時代的文書檔案管理

1.1基本內(nèi)容

在信息化時代背景下，文書檔案管理主要是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，即文書檔案的收集和整合、傳遞等處理，在整個管理工作中，電子檔案管理模式的落實，除了可以提升單位整體辦公效率，還能實現(xiàn)節(jié)約人力與物力的目標(biāo)，保證資源科學(xué)調(diào)配，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，確保文書檔案管理更加便捷，從而向用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對此，在進(jìn)行管理系統(tǒng)建設(shè)時，應(yīng)該結(jié)合信息化與科學(xué)技術(shù)進(jìn)行，以便于加強工作人員的掌握，其特點主要表現(xiàn)為以下幾點：①主要目標(biāo)為收集信息、記錄信息、整理信息等，在活動文件等記錄工作中，通常涉及整理與保存工作，會在文書檔案方面提出較高要求，以此提升其安全性和完整性。②文書檔案涉及內(nèi)容較廣，在對單位活動進(jìn)行記錄的同時，也是反映單位行政管理和科技管理內(nèi)容的關(guān)鍵。由此可見，文書檔案記錄形式包括：文字檔案與電子檔案，如影像或照片等，對于文書檔案管理工作的展開，需要在科學(xué)保管基礎(chǔ)上進(jìn)行，以便于對其予以統(tǒng)計。

1.2積極作用

在信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展下，其應(yīng)用范圍相對較廣，將其應(yīng)用于事業(yè)單位文書檔案管理中，可以實現(xiàn)其管理質(zhì)量的提升，以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息傳遞中的價值，同時完成信息保存和文字信息查閱等，保證人力資源科學(xué)運用，有效提升其管理工作效率。在文書檔案管理工作中，創(chuàng)新屬于信息時代提出的主要標(biāo)準(zhǔn)，即以信息技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行管理創(chuàng)新，加大其創(chuàng)新力度，比較符合當(dāng)前社會發(fā)展要求。基于信息化時代，對于文書檔案管理的創(chuàng)新，要求管理人員加大信息資源、人力資源優(yōu)化力度，只有將其和國家發(fā)展相結(jié)合，才能實現(xiàn)文書檔案管理信息集中處理，以發(fā)揮單位文書檔案管理重要價值。

2信息化時代下文書檔案管理存在問題

2.1缺少較強管理觀念

在事業(yè)單位的檔案工作中，文書檔案管理屬于其主要構(gòu)成部分，選擇信息技術(shù)進(jìn)行文書檔案的管理，具有諸多優(yōu)勢，例如：提升管理水平、解決管理問題等。然而，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)管理理念影響，使日常工作頻繁出現(xiàn)管理問題，很難對問題進(jìn)行及時處理，浪費許多工作時間的同時，還會弱化信息化文書檔案管理的優(yōu)勢，無法實現(xiàn)管理工作的有序進(jìn)行。

2.2文書檔案的保密性偏低

因電子資料分類比較多樣化，在進(jìn)行資料文本資料的管理時，通常會面臨不同程度泄漏風(fēng)險，從而造成文書檔案管理的保險持續(xù)下降。和紙質(zhì)檔案比較發(fā)現(xiàn)，此種檔案具有較強改動性，很難掌握具體改動內(nèi)容，最終造成檔案真實性的下降，若是將錯誤檔案應(yīng)用在日常工作中，則會直接導(dǎo)致單位工作質(zhì)量的下降，使后續(xù)工作頻繁出現(xiàn)問題。

2.3傳統(tǒng)管理模式存在漏洞

文書檔案傳統(tǒng)管理工作中，其主要存在以下問題：①資源無法共享，傳統(tǒng)管理是以紙質(zhì)版為主，如果需要查找相關(guān)資料，通常會消耗許多時間。在尋找資料后，還應(yīng)該對其進(jìn)行資料修復(fù)與復(fù)印，以促進(jìn)資源共享，但此過程往往會費時費力，極易影響其使用效果。②不易保存，因傳統(tǒng)文書體積偏大，一旦搬遷會造成較大損失，受紙質(zhì)原因影響，還需要加強長霉與腐爛等防護(hù)措施，避免發(fā)生文字丟失問題等。③分類復(fù)雜，在傳統(tǒng)管理模式中，主要是由人工操作方式進(jìn)行，具有工作量大和效率低的特點，很難滿足當(dāng)前社會發(fā)展要求。另外，在查找資料時，需要排較長隊伍進(jìn)行，普遍花費大量查找時間，且整個過程比較繁瑣復(fù)雜化。

3信息化時代的文書檔案管理創(chuàng)新方法

3.1提升管理人員綜合素質(zhì)

將新型管理理念作為基礎(chǔ)，向管理人員予以有效指導(dǎo)，可以保證文書檔案全面管理，要求專業(yè)人員協(xié)作進(jìn)行，屬于管理理念創(chuàng)新的關(guān)鍵，需要將創(chuàng)新發(fā)展思維作為文書檔案管理基礎(chǔ)思想，要求工作人員具備較高專業(yè)知識水平，在對相關(guān)技能進(jìn)行全面掌握的同時，還需要具備較強領(lǐng)導(dǎo)能力，以便于符合信息化管理要求。

3.2創(chuàng)建信息化的管理制度

文書檔案管理工作中，為了實現(xiàn)其創(chuàng)新目標(biāo)，需要加大信息化管理制度的建設(shè)力度，保證檔案管理具有較高執(zhí)行力，防止發(fā)生管理水平持續(xù)下降的問題。將檔案管理制度建設(shè)作為基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新，屬于文書檔案管理關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)以傳統(tǒng)管理制度為前提，通過科學(xué)調(diào)整與優(yōu)化，確保管理制度符合單位發(fā)展需求。與此同時，責(zé)任分配與管理制度的制定，均需要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)體制進(jìn)行，經(jīng)過質(zhì)量監(jiān)督制度的優(yōu)化，保證信息化管理制度的規(guī)范化，以促進(jìn)文書檔案管理信息化發(fā)展。

3.3構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)

為了促進(jìn)文書檔案管理信息化發(fā)展，首先需要確定其發(fā)展方向，通過投入人力和物力等方式，對傳統(tǒng)文書檔案管理設(shè)施進(jìn)行創(chuàng)新，在對先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用后，文書檔案的管理工作隨之得到科學(xué)配置，在此過程中科學(xué)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)顯得至關(guān)重要，以多元化創(chuàng)新服務(wù)形式，積極展開文書檔案信息化管理，比較滿足當(dāng)前時代發(fā)展需求，有利于創(chuàng)建完整管理體系。

3.4儲存方式的創(chuàng)新

信息化時代下，各行業(yè)均實現(xiàn)信息化、數(shù)字化發(fā)展，在事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，u盤的應(yīng)用，可以經(jīng)過網(wǎng)上拷貝方式獲取文書內(nèi)容，因硬盤體積較小，可以將其放置于任何電腦進(jìn)行查閱，或者采取多個硬盤的拷貝，避免檔案內(nèi)容發(fā)生丟失情況。除此之外文書檔案還可以存至云盤，只需登錄賬號密碼即可獲取信息內(nèi)容。可見u盤等方式無需展開后期管理工作，可以隨時進(jìn)行查閱，不再受時間、環(huán)境等限制，同時避免發(fā)生文書檔案損壞或丟失等風(fēng)險，保證資料查找具有較高準(zhǔn)確性，以此降低傳統(tǒng)文書檔案尋找時間，實現(xiàn)其使用效率的提高。

4結(jié)束語

信息化背景下，因社會建設(shè)在文書檔案方面要求較高，不僅需要進(jìn)行創(chuàng)新空間的拓展，而且還應(yīng)該實現(xiàn)其管理模式創(chuàng)新，所以，信息化時代會對文書檔案的管理工作帶來較大挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)單位文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要結(jié)合信息化時代發(fā)展要求，根據(jù)當(dāng)前管理問題制定相關(guān)措施，通過提升管理人員綜合素質(zhì)、創(chuàng)建信息化的管理制度、加大管理創(chuàng)新重視力度、儲存方式的創(chuàng)新等方式保證管理工作的有序進(jìn)行，從而提高文書檔案管理整體工作水平。