信息化時代的文書檔案管理創新方法淺析

寇亞青

關鍵詞：信息化時代;文書檔案管理;創新方法

1信息化時代的文書檔案管理

1.1基本內容

在信息化時代背景下，文書檔案管理主要是利用網絡技術進行管理，即文書檔案的收集和整合、傳遞等處理，在整個管理工作中，電子檔案管理模式的落實，除了可以提升單位整體辦公效率，還能實現節約人力與物力的目標，保證資源科學調配，通過信息技術的應用，確保文書檔案管理更加便捷，從而向用戶提供優質服務。對此，在進行管理系統建設時，應該結合信息化與科學技術進行，以便于加強工作人員的掌握，其特點主要表現為以下幾點：①主要目標為收集信息、記錄信息、整理信息等，在活動文件等記錄工作中，通常涉及整理與保存工作，會在文書檔案方面提出較高要求，以此提升其安全性和完整性。②文書檔案涉及內容較廣，在對單位活動進行記錄的同時，也是反映單位行政管理和科技管理內容的關鍵。由此可見，文書檔案記錄形式包括：文字檔案與電子檔案，如影像或照片等，對于文書檔案管理工作的展開，需要在科學保管基礎上進行，以便于對其予以統計。

1.2積極作用

在信息技術持續發展下，其應用范圍相對較廣，將其應用于事業單位文書檔案管理中，可以實現其管理質量的提升，以發揮網絡技術在信息傳遞中的價值，同時完成信息保存和文字信息查閱等，保證人力資源科學運用，有效提升其管理工作效率。在文書檔案管理工作中，創新屬于信息時代提出的主要標準，即以信息技術為基礎進行管理創新，加大其創新力度，比較符合當前社會發展要求。基于信息化時代，對于文書檔案管理的創新，要求管理人員加大信息資源、人力資源優化力度，只有將其和國家發展相結合，才能實現文書檔案管理信息集中處理，以發揮單位文書檔案管理重要價值。

2信息化時代下文書檔案管理存在問題

2.1缺少較強管理觀念

在事業單位的檔案工作中，文書檔案管理屬于其主要構成部分，選擇信息技術進行文書檔案的管理，具有諸多優勢，例如：提升管理水平、解決管理問題等。然而，事業單位領導受傳統管理理念影響，使日常工作頻繁出現管理問題，很難對問題進行及時處理，浪費許多工作時間的同時，還會弱化信息化文書檔案管理的優勢，無法實現管理工作的有序進行。

2.2文書檔案的保密性偏低

因電子資料分類比較多樣化，在進行資料文本資料的管理時，通常會面臨不同程度泄漏風險，從而造成文書檔案管理的保險持續下降。和紙質檔案比較發現，此種檔案具有較強改動性，很難掌握具體改動內容，最終造成檔案真實性的下降，若是將錯誤檔案應用在日常工作中，則會直接導致單位工作質量的下降，使后續工作頻繁出現問題。

2.3傳統管理模式存在漏洞

文書檔案傳統管理工作中，其主要存在以下問題：①資源無法共享，傳統管理是以紙質版為主，如果需要查找相關資料，通常會消耗許多時間。在尋找資料后，還應該對其進行資料修復與復印，以促進資源共享，但此過程往往會費時費力，極易影響其使用效果。②不易保存，因傳統文書體積偏大，一旦搬遷會造成較大損失，受紙質原因影響，還需要加強長霉與腐爛等防護措施，避免發生文字丟失問題等。③分類復雜，在傳統管理模式中，主要是由人工操作方式進行，具有工作量大和效率低的特點，很難滿足當前社會發展要求。另外，在查找資料時，需要排較長隊伍進行，普遍花費大量查找時間，且整個過程比較繁瑣復雜化。

3信息化時代的文書檔案管理創新方法

3.1提升管理人員綜合素質

將新型管理理念作為基礎，向管理人員予以有效指導，可以保證文書檔案全面管理，要求專業人員協作進行，屬于管理理念創新的關鍵，需要將創新發展思維作為文書檔案管理基礎思想，要求工作人員具備較高專業知識水平，在對相關技能進行全面掌握的同時，還需要具備較強領導能力，以便于符合信息化管理要求。

3.2創建信息化的管理制度

文書檔案管理工作中，為了實現其創新目標，需要加大信息化管理制度的建設力度，保證檔案管理具有較高執行力，防止發生管理水平持續下降的問題。將檔案管理制度建設作為基礎進行創新，屬于文書檔案管理關鍵內容，應以傳統管理制度為前提，通過科學調整與優化，確保管理制度符合單位發展需求。與此同時，責任分配與管理制度的制定，均需要結合領導體制進行，經過質量監督制度的優化，保證信息化管理制度的規范化，以促進文書檔案管理信息化發展。

3.3構建信息化管理系統

為了促進文書檔案管理信息化發展，首先需要確定其發展方向，通過投入人力和物力等方式，對傳統文書檔案管理設施進行創新，在對先進信息技術進行應用后，文書檔案的管理工作隨之得到科學配置，在此過程中科學構建信息化管理系統顯得至關重要，以多元化創新服務形式，積極展開文書檔案信息化管理，比較滿足當前時代發展需求，有利于創建完整管理體系。

3.4儲存方式的創新

信息化時代下，各行業均實現信息化、數字化發展，在事業單位的文書檔案管理工作中，u盤的應用，可以經過網上拷貝方式獲取文書內容，因硬盤體積較小，可以將其放置于任何電腦進行查閱，或者采取多個硬盤的拷貝，避免檔案內容發生丟失情況。除此之外文書檔案還可以存至云盤，只需登錄賬號密碼即可獲取信息內容。可見u盤等方式無需展開后期管理工作，可以隨時進行查閱，不再受時間、環境等限制，同時避免發生文書檔案損壞或丟失等風險，保證資料查找具有較高準確性，以此降低傳統文書檔案尋找時間，實現其使用效率的提高。

4結束語

信息化背景下，因社會建設在文書檔案方面要求較高，不僅需要進行創新空間的拓展，而且還應該實現其管理模式創新，所以，信息化時代會對文書檔案的管理工作帶來較大挑戰。為了促進單位文書檔案管理工作的有序進行，需要結合信息化時代發展要求，根據當前管理問題制定相關措施，通過提升管理人員綜合素質、創建信息化的管理制度、加大管理創新重視力度、儲存方式的創新等方式保證管理工作的有序進行，從而提高文書檔案管理整體工作水平。