事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策

劉文君

摘 要：人事檔案管理是事業單位各項管理工作不可或缺的重要部分。作為事業單位人才信息的主要載體，人事檔案是事業單位職工的工作經歷、個人履歷，工作表現、經歷，工資變動、獎懲情況、職務晉升以及所經歷的重要事件的真實記錄，同時人事檔案也是職工選賢舉能、干部選拔任用的重要依據。受多種因素的影響，當前事業單位認識檔案管理工作還存在諸多的問題，為從整體上促使事業單位人事檔案管理效率的提升，筆者根據自己的工作經驗，深入分析了當前事業單位人事檔案管理過程中存在的問題，并提出與之相應的解決策略，旨在希望促使事業單位人事檔案管理更好的朝著現代化、規范化、制度化方向發展，適應新形勢下事業單位的發展需求。

關鍵詞：事業單位 人事檔案管理 問題 對策

所謂人事檔案管理主要指單位進行人事檔案收集、整理、歸類、統計、鑒定、保管、應用等一系列的活動，人事檔案管理具有保密性和服務性功能，是人力資源開發，構建和諧穩定社會的重要力量。當前事業單位人事檔案管理工作中還存在諸多問題，因此，這就需要事業單位人事檔案管理者，堅持與時俱進，不斷創新，立足于當前人事檔案管理的現狀，分析問題，深入探索，促使人事檔案管理制度的優化，重點加強檔案管理信息建設，從整體上促使事業單位人事檔案管理工作效率的提升。

一、分析當前事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員綜合素質有待提升。當前事業單位人事檔案管理部門，主要是非專業性的管理人員所組成的，由于事業單位工作事務繁瑣，因此沒有對檔案管理人員進行深層次的培訓，導致很大一部分檔案工作人員缺乏專業化的管理精神和專業性的管理方式，人事檔案管理質量不盡人意，另外，由于部分檔案管理工作人員處理突發情況的能力還需不斷提升，一旦遭受到緊急事件，如火災。盜取等事件后，無法及時采取應對措施，及時審核被損毀檔案材料，同時也無法準確找出丟失的檔案信息[1]。

（二）缺乏完善的人事檔案管理制度。 作為評價職工思想道德素質真實信息載體，人事檔案管理有著非常重要的社會地位。在當前很大一部分事業單位人事檔案管理還較為混亂，因此出現了性別錯誤、年齡錯誤、學歷信息錯誤的虛假現象，阻礙了事業單位工作的順利有序開展[2]。探究其原因主要是是因為缺乏完善的人事檔案管理制度，故而在檔案管理中極其容易出現問題，如，某事業單位人事檔案管理中，反復多次出現某員工的評價內容，這樣一來，就 導致我們無法鑒別該員工的真實信息，無法直接客觀的反映該員工的工作情況。正是因為缺乏完善的管理制度，導致管理人員在工作中非常隨意，大大的降低了檔案管理工作效率。

（三）檔案管理信息化建設有待加強。現階段，很大一部分事業單位已經采取措施，構建了人事檔案管理系統，由于檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化的認識和了解。因此，在具體的工作中，只是簡單使用信息化系統，統計記錄職工信息，在很大程度上忽視了對職工工作、生活等信息的記錄，導致檔案信息化不盡人意。加之還有部分事業單位領導者不重視檔案信息化建設，缺乏信息化建設經費，阻礙人事檔案管理信息化工作的有序開展，嚴重影響了人事檔案管理工作效率，部分管理人員還使用傳統手工方式來管理人事檔案，大大的增強了檔案管理和保存難度，嚴重影響了人事檔案管理工作效率的提升。

（四）檔案保管方式有待改進。對于事業單位和個人而言，檔案原件是非常重要的，因此對檔案原件的有效保管是人事檔案管理工作的重心。受多種因素影響，在當前的人事檔案管理工作中，部分檔案管理人員，將職工檔案原件錄入到信息系統后，就忽視了對檔案原件的保存，還有部分管理人員泄露其他人的檔案信息，從而給事業單位帶來了極大損失，也影響了事業單位的穩健長遠發展。

二、提高事業單位人事檔案管理工作效率的策略

（一）重點加強管理人員培訓，提供管理人員綜合素養。縱觀當前事業單位人檔案管理的實際情況來看，我們急需一批綜合能力強，專業性強，素質高的復合型人才管理隊伍，從而確保人事檔案管理工作的順利有序開展?；诖?，事業單位需做好以下幾點，第一，聘用選拔從事檔案管理專業，業務素質強，政治覺悟高、公正廉潔、有較強責任心的人來從事檔案管理工作，進而更好的從思想、行為等方面處理好人事檔案管理工作存在的問題，促使檔案管理效率的提升。第二，事業單位要定期采取走出去，引進來的方式，重點加強檔案管理人員的培訓力度，通過培訓促使檔案管理工作人員責任意識、法律意識以及保密意識以及專業能力的提升，積極主動的承擔起自己的工作職責，做好自己的本職工作。另外，事業單位還要定期對檔案管理工作者開展黨性教育，促使他們紀律意識的提升，在工作中自覺抵觸不良之風。

（二）建立健全檔案管理機制，科學規范人事檔案管理。事業單位要立足當前人事檔案管理實際情況和社會需求，不斷完善現有人事檔案管理機制，同時并嚴格監督檔案管理機制實施情況。人事檔案信息的收集是檔案管理的基礎，檔案的收集直接決定了人事檔案管理工作質量。隨著社會的不斷發展，在新形勢下對人事檔案材料規范提出新要求，因此這就要求檔案管理人員，根據檔案管理機制和標準，及時收集、認真整理、詳細歸納，認真鑒別，安全保管好人事檔案，促使事業單位檔案材料真實性、完整性以及準確性的提升。另外，事業單位還需進一步明確人事檔案案卷整理條例，以便更好的讓人事檔案管理工作達到完整性、科學性、全面性的要求。

（三）加強檔案信息化建設，提高檔案管理工作質量。隨著信息技術日新月異的發展，信息技術被廣泛應用到各個領域中，人事檔案管理工作也一樣。在新形勢下，加強人事檔案管理信息化建設，有助于滿足時代發展要求，服務好人事檔案管理工作?；诖耍聵I單位要基于享有檔案信息管理系統上，充分利用各種先進技術和設備，有效將職工的檔案資料準確無誤的錄入到管理系統，同時還可以借助掃描儀，計算機等設備，將圖片，聲音、文字等資源切實有效的轉化為數據資料，并及時準確的傳輸人事信息。通過這樣的舉措，促使人事信息發布實效性的提高，從整體上促使人事檔案管理效率的提升[3]。另一方面，事業單位還可以借助網絡技術來創新人事檔案管理工作，可以網絡共不屬于保密范圍內的信息，以便為社會提供高效、優質的人事檔案管理信息，有效管理單位與阿農，促使人事檔案管理工作質量的提升。

（四）做檔案安全保密工作，確保人事檔案的安全性。眾所周知，事業單位人事檔案記錄每位職工的信息，人事檔案對事業單位發展是非常重要。從個人的角度來說，人事檔案是非常重要的履歷資本，如果檔案管理人員因為自己工作的疏忽丟失檔案原件，或是導致工作人員信息被泄露，盜取，那么一定會給單位和個人帶來極大的損失。雖然檔案信息化管理模式方便了檔案管理，進一步減少檔案原件的丟失的風險，當時良莠不齊的網絡環境，非常容易造成信息的外泄?；诖?，這就要求事業單位，構建信息安全防護網，安裝各種殺毒軟件，阻擋不法分子和黑子的惡意攻擊。

結 語

總之，在新形勢下，事業單位為做好人事檔案管理，就必須要認真當前人事檔案管理中存在的問題，采取措施，重點加強管理人員培訓，建立健全檔案管理機制，加強檔案信息化建設，做檔案安全保密工作，從整體上促使事業單位人事檔案管理效率的提升，助推事業單位的穩健長遠發展。

參考文獻

[1] 黃心穎.關于加強事業單位人事檔案管理工作的思考——以地勘單位為例[J].現代商業，2019（19）：94-95.

[2] 滿靜.大數據時代事業單位人事檔案工作的創新模式[J].辦公室業務，2018（18）：164-165.

[3] 謝慶華.關于基層事業單位登記檔案管理工作的幾點思考[J].科技經濟導刊，2018，26（15）：192+194.