論檔案工作在現(xiàn)代企業(yè)的重要性

龍恒充

摘 要：全球一體化經(jīng)濟的發(fā)展，導致了企業(yè)面臨了更多的機遇與挑戰(zhàn)。而檔案做為企業(yè)的重要基石部分，對企業(yè)的發(fā)展起到了基礎支撐的作用。面對越來越激烈的競爭及對檔案越來越多的需求，企業(yè)也對檔案管理越來越重視，企業(yè)的文書檔案、人事檔案、科技檔案及財務檔案都作為事件的最直接反映者最真實的保存了下來，如何合理的利用這些檔案，并讓檔案為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要作用成為了目前很多企業(yè)的當務之急。下面就從幾個方面淺談檔案工作在企業(yè)發(fā)展的重要性。

關鍵詞：現(xiàn)代企業(yè) 檔案工作 重要性

一、檔案工作在日常工作中的重要性

企業(yè)日常事務千頭萬緒，但不論是業(yè)務往來，技術研究、行政管理、財務資金、人力資源等，都離不開文件收發(fā)、簽章蓋印、財務往來、合同招投標、工程施工等這些基礎工作。而這些工作中產(chǎn)生的原始憑證及流程資料就成為了相當重要的企業(yè)基礎檔案。特別是直接記錄事件過程的一系列原始資料，都要完整的歸檔成冊，保存入庫。平常工作中，需要翻閱查找各種原始數(shù)據(jù)資料來支撐現(xiàn)有工作，這就更加體現(xiàn)了檔案的重要性和必然性。現(xiàn)代企業(yè)制度越來越規(guī)范，面臨更多嚴格的審計和巡察，而檔案就成為了審計巡察最重要的基礎材料，為審計巡察提供了一條完整的事物鏈，避免了在企業(yè)在經(jīng)營活動中產(chǎn)生腐敗、公器私用等違規(guī)行為，為企業(yè)的合法合規(guī)的經(jīng)營提供了很好的佐證材料。

二、檔案工作在法律糾紛中的重要作用

企業(yè)在信息化模式經(jīng)營的今天，周遭環(huán)境千變?nèi)f化，難免會面臨更多的法律糾紛，企業(yè)法律糾紛以經(jīng)濟債務糾紛和侵權(quán)糾紛居多，要想維護好企業(yè)的根本利益，保證企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)、商標權(quán)及商業(yè)機密等自身權(quán)益，就必須重視在日常經(jīng)營活動妥善的保存完整的企業(yè)檔案，在起訴應訴中才能更好的發(fā)揮檔案的作用。我國現(xiàn)行的司法理念簡述之為“告訴制”，即不告不訴（訟），且是“誰主張，誰舉證”。然對經(jīng)濟糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質(zhì)證，對證據(jù)的確認，采信，直接關系到審判的結(jié)果。所以原被告方在審理過程中，誰能完成舉證責任是最關鍵的一步。對原告來說是維權(quán)是重要手段，對被告來說是有力的抗爭，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經(jīng)采信證據(jù)，就會依據(jù)法判決。所以，想要在經(jīng)濟運作的過程中減少經(jīng)濟麻煩和損失，就必須以檔案為基礎證據(jù)，向?qū)Ψ胶戏ê弦?guī)的討回經(jīng)濟損失，保證企業(yè)正常穩(wěn)定的發(fā)展。

三、檔案在人才建設中的重要作用

隨著時代的發(fā)展和社會經(jīng)濟的進步，企業(yè)競爭日趨激烈，人才已經(jīng)成為了企業(yè)最為核心的競爭力。要想企業(yè)在長期發(fā)展中立于不敗之地，就必須加強人才建設和儲備。而檔案特別是人事檔案室是正確評價和使用人才的依據(jù)，科學合理的檔案管理可以幫助企業(yè)充分的挖掘人才，為企業(yè)長期發(fā)展儲備豐厚的后備人才。現(xiàn)今企業(yè)面臨的環(huán)境更加復雜，人員流動性更大，為了更好的適應復雜多變的經(jīng)濟形勢，留住人才，檔案就要肩負起更多的責任。不但要科學合理的利用現(xiàn)有檔案對企業(yè)內(nèi)部的人員情況進行分析，判斷現(xiàn)有人員是否符合企業(yè)目前的發(fā)展并從中選拔出優(yōu)秀人才給予提拔，還要根據(jù)人才的類型、能力、技術等方面的不同，將合適的人才分配到合適的崗位上去，最大的的發(fā)揮人才的潛能和特點。根據(jù)檔案制定出科學合理的人力資源管理計劃，未來幾年需要哪些人才，需要著重于哪方面的人才儲備等。檔案都將成為員工選聘、人才提拔的關鍵依據(jù)。

四、檔案工作在企業(yè)文化中的重要作用

企業(yè)文化作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，是全體員工在企業(yè)發(fā)展過程中長期不懈的努力的結(jié)果，是企業(yè)最為寶貴的思想資源，也是企業(yè)的靈魂。

檔案全面記錄和反映了企業(yè)從發(fā)展到壯大的全過程，完整的呈現(xiàn)了企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀、財務狀況、人才建設、科技成果、知識產(chǎn)權(quán)等重要內(nèi)容。它充分呈現(xiàn)了企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，從而為企業(yè)文化的建設提供了最真實、可靠的資料。檔案經(jīng)過規(guī)范的整理后，使企業(yè)文化從無形轉(zhuǎn)化為有形。檔案真實呈現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展過程，其本身就是一部企業(yè)文化的建設史。因此，要充分認識檔案在企業(yè)文化中的重要作用，為企業(yè)在文化建設提供豐富史料，讓企業(yè)能更加具有活力，能更有凝聚力及活力的向前發(fā)展。

五、檔案在企業(yè)未來發(fā)展中的重要作用

“以史為鑒，可以知興衰”。企業(yè)通過大量的、可靠的、歷史的、現(xiàn)實的檔案信息加以比較、分析、研究，并綜合其他因素，給企業(yè)的經(jīng)營決策提供各種信息支撐，制定出切合實際的企業(yè)方針和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。并通過檔案的利用，有效的提升企業(yè)決策的科學性，從而規(guī)避決策風險，避免出現(xiàn)決策性事務，錯過企業(yè)發(fā)展的大好契機。

綜上所述，檔案是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案的實用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，檔案資料只要管理好，利用好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟效益和社會效益。所以，我們應當在日常工作中注意保存各種具有價值的文字、圖表、聲像等不同類型的資料，并將這些資料有效整理，形成檔案。并充分開發(fā)和利用檔案，讓檔案的價值最大化，讓檔案為企業(yè)的發(fā)展壯大起到無可取代的推動作用。檔案完善，基石牢靠，企業(yè)這座大廈才會在風雨中更加屹立不倒。

參考文獻

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