探討“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理

李霞

摘要：醫(yī)院檔案管理工作在追尋精益求精和力求完美的工作理念下，開展“加減乘除法”檔案管理模式，是有效提升檔案管理工作成效和質(zhì)量的關(guān)鍵措施。本文對“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理進(jìn)行研究，并總結(jié)出增加管理內(nèi)容、消除安全隱患、搭建管理系統(tǒng)和提高貢獻(xiàn)率四項(xiàng)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;“加減乘除法”

在醫(yī)院所開展的各項(xiàng)工作中，醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)作用。在當(dāng)今社會各行各業(yè)不斷發(fā)展與進(jìn)步的情況下，醫(yī)院也應(yīng)跟隨時(shí)代步伐進(jìn)行增效和創(chuàng)新，在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用“加減乘除法”，在提升檔案管理工作效率的情況下，將其不斷進(jìn)行精細(xì)化管理，為其他各項(xiàng)工作的開展，奠定良好基礎(chǔ)。

一、“加法”增加檔案管理內(nèi)容

在醫(yī)院檔案管理人員對“加減乘除法”進(jìn)行試驗(yàn)研究后發(fā)現(xiàn)，該工作方法不僅可以有效提升工作成效，而且還能使醫(yī)院檔案管理工作更加精細(xì)化。在“加減乘除法”當(dāng)中，“加法”要求醫(yī)院檔案管理人員在開展日常工作時(shí)，結(jié)合醫(yī)院當(dāng)前實(shí)際情況，對相應(yīng)檔案內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)補(bǔ)充，該做法不僅提升醫(yī)院檔案內(nèi)容的完整程度，而且還有效增加醫(yī)院檔案管理工作的綜合成效。當(dāng)醫(yī)院檔案管理人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行完善和補(bǔ)充時(shí)，除現(xiàn)有醫(yī)院檔案之外，還要將上級通知、上級命令文件和醫(yī)院在開展各項(xiàng)事務(wù)中的參考文書皆納入檔案管理范圍。醫(yī)院開展各項(xiàng)事務(wù)參考文書中包含：醫(yī)院工程項(xiàng)目施工合同、工程項(xiàng)目規(guī)劃書、工程項(xiàng)目圖紙、醫(yī)院所獲得的各項(xiàng)獎(jiǎng)杯和各項(xiàng)醫(yī)院榮譽(yù)證書等相關(guān)工作文件。醫(yī)院檔案管理人員在對檔案文件進(jìn)行收集和歸檔時(shí)，要注意到各檔案資源的格式和屬性不同，對各類檔案文件進(jìn)行精細(xì)分類保管，以此確保檔案管理工作的成效和精細(xì)化程度。建議醫(yī)院檔案管理人員將檔案明細(xì)制作成電子文檔版，將獎(jiǎng)杯或證書等制作成掃描件版或圖片版，以此保證這種具有特殊性質(zhì)的檔案資源能夠得到良好且有效的保管和利用，進(jìn)而顯著提升檔案管理工作的精細(xì)化程度。

另外，當(dāng)前國內(nèi)醫(yī)院與患者之間經(jīng)常出現(xiàn)糾紛問題，所以醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)這種情況，針對典型糾紛制作成糾紛案例進(jìn)行永久性保存，確保醫(yī)院管理人員在進(jìn)行糾紛處理時(shí)，能有相關(guān)資料作為參考依據(jù)，并可以通過對糾紛案例進(jìn)行研究，找出相應(yīng)矛盾點(diǎn)對其加以改善，進(jìn)而為患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)。所以在醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用“加減乘除法”檔案管理方法，不僅顯著提高精細(xì)化管理程度，而且間接提升醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量。

二、“減法”消除各種安全隱患

檔案管理工作精細(xì)化程度不高的現(xiàn)象，不僅只出現(xiàn)在個(gè)別醫(yī)院，而是在國內(nèi)大部分醫(yī)院中普遍存在的。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理工作盲目結(jié)合信息化技術(shù)，導(dǎo)致其檔案資源管理工作出現(xiàn)相應(yīng)的安全隱患。

“加減乘除法”醫(yī)院檔案管理方法中的“減法”，便可以很好的解決醫(yī)院檔案管理工作中的安全隱患問題。“減法”不僅可以將當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中不必要的程序進(jìn)行刪除，還可以有效促進(jìn)檔案管理工作精細(xì)化提升。“減法”將傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理流程中的上報(bào)和審批時(shí)間進(jìn)行縮減，并消除工作匯總的不確定因素和安全隱患。

例如，在使用“減法”檔案管理方法過程中，醫(yī)院檔案管理人員需要依照相關(guān)管理制度和規(guī)定流程行事，按年度對檔案文件進(jìn)行裝訂，并按類別進(jìn)行存放和整理，每份醫(yī)院檔案的封面皆有詳細(xì)的檔案屬性內(nèi)容，比如：檔案名目、檔案編號、內(nèi)容概括、歸檔時(shí)間等。在歸類完檔案資料后，管理人員要及時(shí)對檔案室進(jìn)行清潔，并做好火災(zāi)預(yù)防、防潮措施、防盜工作等相關(guān)安全保障。醫(yī)院管理層要定期派人到檔案室內(nèi)對保管環(huán)境、檔案資料完整度和保管情況等因素進(jìn)行檢查，并對醫(yī)院檔案系統(tǒng)添加相關(guān)安全程序，從根源上消除檔案安全隱患。

三、“乘法”搭建精細(xì)管理系統(tǒng)

實(shí)施醫(yī)院檔案管理“加減乘除法”中的“乘法”時(shí)，要求醫(yī)院檔案管理人員在開展精細(xì)化管理時(shí)，主動運(yùn)用信息化檔案管理技術(shù)，進(jìn)而搭建起精細(xì)管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案精細(xì)管理系統(tǒng)的實(shí)施，不僅有效降低檔案管理成本，而且還能使醫(yī)院檔案管理工作更加具備完善化和具體化。例如：醫(yī)院檔案管理人員可以充分利用醫(yī)院檔案精細(xì)管理系統(tǒng)，自動進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作中的檔案信息搜集整理工作和信息資源類別分析工作，并且管理人員可以通過檔案精細(xì)管理系統(tǒng)設(shè)定相應(yīng)的管理參數(shù)，讓檔案管理系統(tǒng)自動將醫(yī)院檔案在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行精細(xì)分類，以此保證管理人員對其的有效使用。如果在日常工作中，醫(yī)院檔案內(nèi)容出現(xiàn)變更，則醫(yī)院檔案云端文件和精細(xì)化系統(tǒng)文件會同時(shí)變更，方便于醫(yī)院檔案管理工作的同步更新管理。利用醫(yī)院檔案精細(xì)管理系統(tǒng)，不僅保證檔案資源的安全性，同時(shí)還能節(jié)省相關(guān)人力和物力，進(jìn)而使醫(yī)院檔案管理工作得到一定優(yōu)化[1]。

四、“除法”提高檔案的貢獻(xiàn)率

在開展醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的過程中，檔案管理人員可以充分運(yùn)用“加減乘除法”檔案管理辦法中的“除法”，將檔案資源的貢獻(xiàn)率提升至最大化。在這一過程中，就需要醫(yī)院院長將醫(yī)院當(dāng)前的實(shí)際情況與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行有效融合，對檔案管理人員和檔案管理工作相關(guān)人員的績效考核制度進(jìn)行更改，其更改內(nèi)容以圍繞檔案管理為主，進(jìn)而提高檔案資源的貢獻(xiàn)率。當(dāng)醫(yī)院接受相關(guān)管理部門或?qū)徲?jì)部門檢查時(shí)，管理人員可以從醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中搜索或抽調(diào)相關(guān)檔案信息并將其提供給檢查人員，為醫(yī)院積極配合相關(guān)檢查提供重要幫助，更進(jìn)一步提升檔案貢獻(xiàn)率，同時(shí)也使檔案管理工作成為醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

除此之外，醫(yī)院相關(guān)管理人員可以充分利用新聞媒體使醫(yī)院的影響范圍和影響力不斷提升，在確保醫(yī)院檔案管理工作精細(xì)化的同時(shí)，為醫(yī)院樹立起良好形象[2]。

五、結(jié)語

將“加減乘除法”檔案管理辦法運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理工作中，不僅有提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和成效的良好效果，同時(shí)還能醫(yī)院的日常經(jīng)營過程中使答案資源不斷體現(xiàn)出應(yīng)有的使用價(jià)值，繼而為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展奠定重要基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋連強(qiáng).“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的探討[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通，2019 （11）：140.

[2]成誠.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （20）：142.