關于提升辦公室行政管理人員綜合能力的思考

王歡

摘 要：我國各企業建設隨著我國整體經濟建設的快速發展而發展迅速。現代社會的快速發展給企業提供了許多發展機會。在市場經濟激烈競爭的過程中，要求企業對自己的經營理念和技術創新要不斷改進和完善。辦公室行政管理工作不僅是企業管理的“核心”，也是企業發展的“管家”，其在給領導上傳信息、給員工下達企業決策、和對內外有關聯的企業進行溝通中的作用非常重要。

關鍵詞：辦公室行政管理人員 綜合能力

引 言

隨著我國經濟建設的快速發展，各行業發展迅速，對于專業人才的需求也是與日俱增，現代社會的高速發展為企業的騰飛提供了很多可能，這就要求企業能夠在應對激烈競爭的過程中不斷地加強完善經營理念以及技術革新等諸方面的提高。其中，辦公室做為企業的“管家”，既是中樞，又是后勤，發揮著上傳下達、內外溝通的重要作用，往往行政管理人員的工作狀態欠佳、工作松散、效率低下等問題也會給企業帶來一些不經意的負面影響。

1企業現代化辦公室管理工作分析

1.辦公室管理部門的服務性、政務性、事物性非常強，其工作包含的內容也比較多，如秘書、監督、信息管理、檔案管理、外部協調、綜合后勤服務和安全服務等，工作面比較廣泛、也比較復雜，所以對行政人員的素質要求也很高。在目前的形勢和要求下，許多行政人員工作中出現了一些問題，根本原因主要有以下幾點：1.思想素質不高，有些行政工作人員思想素質低下，對自己的工作不認真，思想認識上不能與時俱進，跟不上企業的發展，導致工作的執行力不高，對工作不夠負責，走形式，導致企業安排的事情達不到預期的效果。2.工作定位不明確，有些行政工作人員認為自己的工作性質沒有創新的空間，往往只是按部就班，服從上級領導的安排，對工作很少去主動思考，在遇到工作困難時很少主動想辦法去解決，而是先找退路。3.規章制度不完善，企業的規則和規定是員工進行工作的標準，沒有標準化的制度限制和指導會直接影響行政工作人員的工作效率，特別是在人際關系方面，行政工作人員在工作中與其他部門的協調溝通比較多，如果大多只考慮人際關系方面，就可能會出現責任不明確的現象，延誤工作的進程。4.綜合能力不強，辦公室的行政管理工作面比較廣，項目也比較多，因此非常需要專業能力和綜合素質比較高的行政工作人員。對于行政人員而言，不僅要有專業的基礎知識，還需要有更多的專業技能基礎，如，撰寫基礎知識，財務基礎知識和文檔管理知識。另外，有些行政人員在學習方面沒有很強的意識，他們雖在努力做事，但對工作沒有信心，不敢承擔責任，很難適應當下新時代的要求。

2辦公室行政管理人員應當具備的素質

1.行政管理人員應當具備良好的職業道德素養，對現代企業辦公室行政管理工作人員來講，提升自身的職業道德素養是十分重要的。很多企業在具體管理過程中，都已經意識到了行政工作人員職業道德素養提升的重要性，但是還存在很多不完善的現象。在企業管理的過程中不僅要增強行政管理工作人員的崗位責任感，還需要在很大程度上提高他們的職業道德水平，使他們能夠在具體工作中真心實意地為企業著想，保守企業的秘密，尤其是一些行政管理工作人員在具體工作的時候會接觸到大量的企業客戶信息資源和企業資金供應關系資源，所以提升企業行政管理工作人員的道德素養是非常重要的，這些行政管理工作人員需要時刻維護企業的形象和經濟利益，真正實現“企業就是自身發展的沃土”這樣的現實工作理念。除此之外，加強良好職業道德修養的提升，還需要行政管理工作人員具備良好的工作業務水平，在具體工作的過程中熱愛崗位積極工作，能夠多從企業角度出發，通過自己的努力工作為企業謀得更多的經濟利益。2.行政管理人員應當具備良好的心理素質，現代企業在發展和管理的過程中，對行政管理工作人員的心理素質要求也逐年增高，企業行政管理工作人員在具體工作的過程中需要及時處理一些棘手的問題，如果在具體工作中這些行政管理工作人員沒有一個穩定健康的心理素質，那么對于問題的解決不僅不會產生積極作用，甚至還會在很大程度上影響問題和危機的處理。所以加強對企業行政管理工作人員心理素質的培養，提高他們在解決突發性問題過程中的具體心理表現，對企業的正常發展和事故處理都是非常重要的。

3提升辦公室行政管理人員的綜合能力策略

3.1建立完善的績效評價機制。通過完善的績效評價機制的建立，能夠為行政管理人員創造一個公平透明的評價氛圍，這有利于其主動提升自身的綜合能力。首先，通過完善的績效評價機制，企業可以通過公開監督的行為，幫助行政管理人員發現其自身的不足，以及工作中缺陷，幫助其改正和提升自身能力;其次，完善的績效評價機制能夠給行政管理人員營造一種自己被重視的氛圍，進而使以積極的心態看待每次的考核和評價，以積極和熱情的態度，不斷提升自身的綜合能力。

3.2積極利用當前的信息化技術與系統為行政管理效力提升服務。當前世界領域的信息化系統與技術在不斷發展，其與各領域結合都給該領域發展帶來了巨大的推動力，在企業行政管理中積極利用信息化手段以及智能化系統能夠提升行政溝通的效率，并且還能夠提升行政管理人員進行綜合素質優化的效果，運用信息化系統，獲取自己所需要的內容以及信息，能夠減少人力以及物力的支出。在信息化技術應用中，行政管理人員要積極學習相關的信息化技能，同時還要隨著信息化時代要求進行自審管理方式的調整，可以說信息化系統不僅提升行政管理工作的效率，也優化了行政管理工作人員的綜合能力。

3.3強化行政管理工作人員的規范化工作。一是要善于梳理，從繁雜的工作中理出主流與支流、重點與一般、判斷出輕重緩急。善于把錯綜復雜、纏頭纏腦的事情，通過“加工”分析，處理得條條是道、井井有序，只有這樣，才能在千頭萬緒的工作中牢牢掌握主動權。二是要善于規范，辦公室很多工作看似繁雜，一件事情還沒處理完，另一件就來了，讓人不勝其煩。根據筆者實際經驗看，其實很多工作都是規律性的，重復性的，所以這就要求能從復雜的工作中找出規律，形成常態化工作方式;三是要善于標準化工作，對于重復性的工作，制定標準模板，按照“打鉤銷項”的方式辦理事務。例如接待管理標準模板，一項接待任務是否需要會議、是否需要用車、是否需要投影燈以及是否需要攝像等，按序打鉤即可。

3.4從根本上提升員工的綜合素質。提高行政人員的思想素質和意識形態，有利于促進員工愛崗敬業工作態度的形成。在實際工作中，能夠真正從企業的角度出發，促進企業的發展。首先，根據工作需要，提高行政人員的工作能力，加強專業知識，培養專業技能，培養工作專業化，進行科學性、針對性和有效性的培訓教育;其次，要注重嚴格管理和對行政管理人員的信任統一，獎罰激勵，支持工作，保證待遇，關心員工的心理成長，增強員工的榮譽感、歸屬感;最后，容錯糾錯機制，在改革和創新工作中允許行政人員出現錯誤，并分析錯誤的客觀因素，及時地進行糾正和改進。

結 語

加強企業行政管理人員的管理有效性，不僅對行政管理人員的工作能力和自身文化素養有很大的幫助，而且可以大大提高企業的核心競爭力，幫助企業在現代激烈的市場競爭環境中取得一定的地位。

參考文獻

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