淺析事業單位檔案管理工作中的人性化管理

郎翊辰

摘 要：隨著經濟和各行各業的快速發展，社會經濟的快速發展進一步推動了事業單位現代化改革進程。但也正因如此，事業單位傳統檔案管理工作中的局限性愈加凸顯，檔案管理體制亟待優化。本文就基于此，對事業單位檔案管理工作中人性化管理方式進行相關論述，旨在切實提升事業單位檔案水平，確保檔案管理成效達到預期目標。

關鍵詞：事業單位 檔案管理工作 人性化管理

引 言

在事業單位中，人性化管理模式的引入，大大提高了事業單位各項工作開展效率，本文基于對事業單位檔案管理工作的研究，提出了在檔案管理過程如何引入人性化管理理念，希望進一步分析能夠不斷提高事業單位檔案管理價值，從而為事業單位發展提供有效保證。

1事業單位檔案工作中人性化管理的實際意義

在傳統的檔案管理工作中，通常采用“物本管理”的方式，相關工作人員的工作重點通常包括檔案的整理、保管以及利用等方面，這樣的方式雖然能夠滿足事業單位發展得基本需求，但是其形式與內容都與當今和諧社會的建設和發展之間存在一定的差距。在這樣的基礎上，人性化服務和管理理念被提上發展日程。人性化服務和管理工作是以尊重以及關懷使用者為宗旨，注重與使用者之間建立平等、互利以及包容的關系，創建更加和諧且溫馨的事業單位文化氛圍。此外，事業單位是一個有機整體，部門之間相互合作才能夠保證事業單位的正常運作，而檔案管理工作中的人性化管理能夠在不同部門之間起到“潤滑”的作用，讓事業單位各個部門之間有機合作，共同發揮更高的效用。檔案管理工作的人性化發展，促進了管理工作從硬性管理到柔性管理的轉變。柔性管理是以領導者的魅力和號召力為基礎，更多地依賴員工的心理過程、主動性、內心潛力、創造精神，這種內在的驅動力要相較于傳統意義上的外在驅動力更具有驅動能量，更能夠體現管理工作中的人性化特征，達到事半功倍的效果。

2事業單位檔案管理工作特征

與普通檔案管理工作相比，事業單位檔案管理工作具有以下特征：第一，管理性。事業單位檔案需嚴格依照國家及有關部門的明文規定進行歸類及匯編，使檔案管理部門管理職能更加顯著;第二，服務性。事業單位檔案管理需為單位內及外部人員的使用檔案需求提供服務。因事業單位檔案內容大多與人民生產生活息息相關，需檔案管理部門在提供檔案使用服務前，對使用者職能權限進行審核;第三，技術性。隨計算機網絡技術的快速發展，事業單位檔案管理工作也融合了諸多先進技術，建立起專項檔案信息管理系統，對檔案管理人員的系統操作及維護水平提出了更高要求。

3開拓專職人員的檔案創新意識

3.1改變管理理念。在原始的檔案管理工作中通常體現不出檔案管理的價值，人們對檔案的關注程度不高，直接影響到檔案管理的效率。因此，為了體現出人性化管理的特征，應當要改變管理觀念，將管理的重心朝著“人”的方向進行適當轉移，以服務為導向，要求檔案管理人員將實際需求作為管理的重點，不斷挖掘服務對象的需求，并憑借自身的專業知識來幫助服務對象達到實際需求。比如：在事業單位中，檔案管理人員將不同部門的檔案分開保管，并將上下級之間的人事檔案放在一起，不斷建立以不同項目類型為標準的檔案信息資料，以便能夠及時提供信息查詢服務，為事業單位的運作奠定基礎。

3.2更新管理方法。在事業單位內部，檔案信息的類型和種類較為繁多，而管理工作存在的實際意義就是將這些繁雜的信息和種類進行統一化、標準化、簡單化的管理、記錄、保存，以供后續的查詢和使用。而為了更多地實現人性化管理，事業單位檔案管理部門應當要及時更新管理方法，借助計算機技術來實現現代化管理，特別是對檔案管理軟件、平臺等載體的使用，如：易初檔案管理軟件、東方飛揚檔案管理軟件、清華紫光、東軟軟件等。管理人員可以采用“線上+線下”結合的方式來進行檔案管理，提高管理和使用的效率。如：在收集人事檔案信息的時候，通過線上方式以及線下方式來進行全面收集，并建立個人檔案，消除檔案的神秘感，發揮檔案的真正作用，這樣對后續的管理和使用都起到良好作用。

3.3優化管理環境。檔案管理環境對人性化的檔案管理工作有著直接的影響，良好的環境能夠讓工作人員更加舒適，工作效率也會隨之變得更高。在管理環境的優化方面，可以從不同的角度來展開相關工作，即：從內部環境以及外部環境的角度出發。第一，內部環境的優化主要是指精神層面的優化，在精神層面、心理層面等融入更多人性化的內容，讓檔案管理工作更具個性化特點。比如：在事業單位內部營造良好的工作氛圍，使工作人員處在更加愉悅和諧的氛圍之中，這樣其身心都會處在良好的狀態，對后續的檔案管理工作也有著更好的促進性作用。第二，外部環境的優化主要是指工作環境的改善，除了營造人性化的氛圍之外，還要加入一些較為人性化的設施，為檔案管理人員的日常工作和生活提供方便，進而提高檔案管理人員的工作效率。如：檔案室合理布局，保持環境優美，并張貼醒目的標識，使其具有個性化特點的同時也能夠為檔案工作人員提供良好的工作環境，提高工作效率和質量。

3.4完善人性化制度。在事業單位發展得過程中，已經形成了具備一定完善性的歸檔制度、借閱制度以及相應的保密制度，但是這些制度是否足夠人性化需要進行重新的審視。在傳統的檔案管理制度中，一些條例的設定是較為生硬的，并沒有足夠尊重人、關心人。因此，事業單位應當要制定更加人性化的制度，在原有制度條款的基礎上增加更多人性化的內容，在借閱、查閱等環節進行改善，讓員工身心愉悅，從而獲得更多的管理新觀點和新思路，為檔案管理效率的提升奠定基礎。

3.5選擇適當歸檔方式。事業單位歸檔方式的選擇可一定程度影響到檔案人性化管理水平。因事業單位檔案內容具有數量大、種類多元等特征，需檔案管理人員循序開展檔案收集、鑒定、歸檔及匯編工作，將檔案內容以電子方式保存，確保事業單位檔案可在促進單位發展建設中最大化發展出利用價值。同時，將人性化管理理念融入到歸檔工作，提升單位各職能部門協同性，確保各部門工作人員自覺自愿配合檔案管理工作。

3.6創設良好工作環境。良好的工作環境可直接影響到事業單位檔案管理水平，切實提升檔案管理人員工作效率。具體而言，人性化檔案管理環境的優化工作主要從內部及外部環境雙向開展。在外部檔案管理工作環境優化期間，應在保障事業單位資金周轉不緊張的情況下增設人性化設施，營造出和諧的人文關懷環境;內部環境創設需從滿足檔案管理人員精神需求等方面入手，結合人性化管理理念，拓寬檔案資信通道，不斷完善檔案管理軟件功能，確保檔案信息的有效交流及傳輸，使檔案管理工作更好滿足員工及檔案用戶的實際需求。

結 語

總而言之，從長遠的角度來看，事業單位的發展必然離不開人性化管理方式，而檔案管理工作作為事業單位的重要組成部分，其人性化發展勢在必行。事業單位需要從管理觀念、管理方法、管理環境以及管理制度等方面進行改革和創新，融入更多人性化內容，促進事業單位檔案管理工作的人性化發展，為事業單位的發展奠定基礎。

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