高職院校人事檔案規范化管理的思考與實踐

宋菊平

摘要：高職院校作為實踐型、技術型人才重要培養基地，在具體辦學的過程中，需要對內部的教職人才隊伍進行檔案管理，從而為院校領導者組織和執行各項教育工作，提供信息依據。鑒于此，本文主要站在規范性管理的角度，就當前院校在人事檔案管理方面存在的問題，以及相關的解決措施，展開分析。

關鍵詞：高職院校;人事檔案;規范化管理

高職階段的人事檔案，具體指院校內部的教職人才隊伍進行信息管理，通過檔案管理，完善院校內部人才隊伍信息資料，從而為院校領導者提出辦學決策奠定良好的信息基礎。因此，院校必須重視人事檔案管理工作，認真分析當前人事檔案管理工作中存在的問題，并根據院校在人事檔案管理方面的具體工作要求，提出相應的解決措施，從而保證院校的人事檔案管理工作更加高效。

一、高職院校人事檔案中存在的問題

（一）管理思想意識不端正

據了解，目前在人事檔案管理領域，院校管理者在思想上還不夠端正[1]。對人事檔案管理缺乏思想重視，具體的管理工作在執行方面不夠規范，導致檔案管理趨于形式化發展。同時，因為管理思想存在偏差，所以在管理職能設置，以及范圍明確等方面也存在一定問題。就當前高職人事檔案管理來講，仍然以行政部門進行兼職管理，導致管理工作存在較大程度的局限性。

（二）團隊人員的專業知識薄弱

據了解，當前高職在人事檔案管理方面，在管理團隊的素質建設方面，仍然存在較大程度的局限性。首先，在招聘過程中，對管理人員對規范性管理理念，技能考查缺乏重視。導致引進的管理人員，與崗位職能標準存在一定偏差。同時，高職院校因為在思想上缺少重視，所以在人事檔案方面的資金投入較為匱乏。管理人員缺少素質培訓機會，所掌握的管理理念、手段也比較滯后，管理專業知識、技能薄弱，限制了人事檔案管理的規范性建設。

（三）檔案內容的不完整

據了解，高職目前的人事檔案管理過程中，在檔案內容的建設上，仍然存在很多的不足之處。大部分情況下，高職所掌握的人事檔案，都是在教職員工剛入職期間，進行填報的，隨著教職員工教齡的增加，其所做的教育貢獻，獲得榮譽也在不斷增加。而管理人員很難就教職員工個人信息進行逐一的完善，大部分情況下都是將比較經典的榮譽增添到人事檔案信息當中，而對于其他信息補充不足。導致高職目前的認識檔案信息管理存在明顯的不全面和不規范現象。

二、加強高職院校人事檔案管理規范化的措施

（一）重視人事檔案管理

為保證人事檔案管理工作更加規范，高職院校務必要在思想上，端正對檔案管理工作的思想重視。首先，加強管理工作思想宣傳，讓院校全體人員都能夠正確的樹立檔案管理思想認知，在人員支持下，有效的開展人事檔案管理工作。同時，為保證檔案管理工作更加規范，院校需要將此項工作從行政部門中脫離出來[2]。公建具有獨立性的管理部門，專門負責人事檔案管理，從而進一步規范管理環境，保證人事檔案管理工作更加全面和具體。此外，院校為保證人事檔案管理更加規范，需要建立完善性的管理工作體制，就人事檔案管理理念、工作流程以及考核指標進行明確，從而端正管理人員職能意識，促使管理人員本著認真、嚴謹的態度，參與到人事檔案管理工作當中。

（二）提高檔案管理人員的專業素養

在高職階段的人事檔案管理環境中，管理人員專業素養在很大程度上決定著管理工作進度，以及檔案管理的安全性。因此，高職院校必須重視管理團隊建設。首先，根據院校內部人事檔案資源數量，引進充足的管理人員。并就具體管理工作職能進行明確，細化各個管理人員需要負責的工作范圍，從而保證人事檔案管理工作更加規范、有效，也能夠有效避免職能分配模糊，或者職能范圍交叉所造成的檔案信息管理風險。同時，高職需要根據認識檔案管理現狀，圍繞管理人員定期組織培訓活動。就管理人員管理理念進行宣傳教育。針對管理人員在人事檔案管理過程中存在的問題進行分析，并為其提供有效的優化對策，從而保證管理人員的人事檔案管理工作更加科學、規范且高效。

（三）檔案內容數字化和規范化

高職為全面提高人事檔案規范化管理效果，需要加強管理內容數字化建設[3]。隨著信息技術的深入發展，高職需要借助于信息技術，構建數字化人事檔案管理體系。將電子檔案與傳統檔案管理方式相結合，構建綜合性的檔案管理體系，全面提高檔案管理工作效率。同時，管理人員可以借助于信息技術，將教職人員的信息欄進行補充完整。如此一來，能夠促使管理人員在檔案信息管理過程中，能夠為院校工作者檢索檔案信息，提供便利條件。

三、結論

綜上，人事檔案作為高職辦學領域重點工作內容，為保證人事檔案管理更加高效，院校需要構建規范性的管理體系。從管理方式、人員素質以及現代化技術方面進行優化。

參考文獻：

[1]周瑞宏.對高職院校人事檔案規范化管理的思考[J].辦公室業務，2018 （07）：140.

[2]祝彩鳳，魏曉琳.高職院校人事檔案規范化管理實證研究[J].蘭臺世界，2015 （29）：69-70.

[3]費海濤.高職院校人事檔案管理的規范化探究[J].辦公室業務，2014 （13）：184.