淺析檔案的整理和全宗理論

摘要：檔案整理工作是把零碎的檔案信息經過重新分類和不斷組合，按序排列和整合編目，使之更加系統化，便于今后的檔案保管和檔案信息的利用。檔案整理工作的主要內容可概括為：全宗內檔案分類、卷內文件整理、組卷、區分全宗、案卷的裝訂、案卷封面的編目、案卷排列和案卷目錄的編制。這是整理檔案的中至關重要的環節，對于檔案鑒定、保管、統計和檢索等工作都是不可缺少的工作。

關鍵詞：檔案;整理;全宗;系統

檔案整理工作是為有效地發揮檔案作用創造有利條件保存檔案的目的。要達到這個目的，提供利用的檔案必須經過系統整理;否則，就無法體現檔案的特點，也不便于系統地查考和研究。檔案整理的基本任務就是把檔案組成一個體系，并且通過編目、排列把它固定下來，便于利用。

一、檔案整理的意義

檔案館（室）把按規定接收的案卷，進行系統排列，使之條理化。進館（室）的檔案經過一段時間以后，由于某些情況的變化，需要對檔案進行個別的加工和局部的調整，有時收進一些零散文件或積存一些整改文件，對這些零散文件都要進行包含全過程的整理檔案工作。

（一）保管的檔案不經過整理，檔案擺放沒有規律，就無法鑒定其價值;檔案雜亂無章，不系統，就無法進行系統化的統計和對其安全保管，也不能采用科學地編制檢索工具，就會使其無法查找利用。

（二）通過檔案整理工作?？梢粤私夂蜋z查檔案收集工作的質量，還可以把那些沒有保存價值的檔案區分出來，使檔案鑒定工作得到進一步驗證。同時，使整個館（室）東檔案形成一個條理清晰、排列有序、保管期限區分清楚，具有內在聯系又便于管理的檔案信息網絡，為充分挖掘檔案信息資源的價值，奠定了基礎，創造了條件。

二、檔案整理的基本原則

（一）檔案整理要遵循其自身特點

在檔案整理的具體過程之中，要始終注意檔案自身形成的特征、特點和具體規律，防止人為整理過程中破壞其自身的特點，使之失去檔案本身原始記錄的本質特征，而不能正常反映出歷史的本來面貌，影響到檔案的價值。應當實事求是地對待原有整理的基礎，注意分清哪些是合理的，哪些是不合理的，凡是合理的部分都應該繼承下來。即使某些簡單的整理，有時也是很值得參考的線索，應該引起我們的重視。

（二）檔案整理要便于保管和利用

保管和利用是檔案整理的基本出發點和最終的目的。對于一些材料特殊的檔案，機密的程度和保存的價值截然不同的檔案，則要由保管和利用的角度，對其進行分別整理，而在其相應的范圍內要繼續保持文件之間的聯系。一般情況下，只要不是過于零散的文件，已經整理過并且有規可循，就要力求保持其原有整理體系，不要隨意地更改，對檔案順序進行反復折騰。

（三）檔案整理要充分利用原有的基礎

我們整理檔案時更要尊重歷史和前人的勞動成果，要充分利用原本整理的基礎。這也是經過這么多年以來的檔案工作實踐已經證明的一種具體可實施的方法，也是檔案整理必須要遵循的原則。原來檔案整理的基礎反映著那時期中檔案整理工作的水平，是在不同時期中和不同的單位中的勞動成果，應該對其尊重，不要輕易否定。

三、全宗的特點及其整理

全宗是指機關、組織和個人在執行職責活動中所形成的全部檔案的總和?！叭凇痹鉃椤百Y金”，轉化為“庫藏”，是最初由法國的檔案工作者把來源相同的檔案的集合體稱為“全宗”，并把其作為檔案具體分類的一項原則應用在檔案整理之中。

（一）全宗的特點

1.全宗的不可分散性。即“全宗不可分散原則”。 按照集中統一管理檔案的原則，在一個檔案館里，把一個全宗的文件集中在一起，形成一個體系，這從理論上講，就體現了全宗的完整性、不可分散性。全宗不可分的原則是同來源原則緊密相連的。

2.全宗的純潔性。也叫“全宗單一性”。其意思是說在全宗范圍內不會存在其他全宗的材料，一個全宗不能同時混有兩個或兩個以上的全宗檔案材料。應該隨時清除整理全宗內不屬于該全宗的檔案材料，并且將其歸入應歸的全宗內，來確保全宗的純潔或稱單一。

（二）全宗整理

1.按全宗進行檔案整理，是檔案系統化的開始，是檔案實行科學管理的理論依據。按全宗整理檔案為檔案的各項業務工作創造了條件，奠定了基礎。它為分析和研究檔案的內容，探討檔案科學管理正確評價檔案的價值和檔案的廣泛利用提供了可能。全宗劃分正確，全宗材料完整，是做好檔案管型工作的客觀要求。違背這個客觀規律，破壞全宗的完整性、單一性和系統性，也就破壞了檔案材料的歷史聯系，使人們無法科學管理和利用這些檔案。按全宗進行系統整理檔案，可以使人們有可能通過全宗全面地、系統地去研究各個機關、社會組織和著名個人所積累下來的豐富的檔案信息，達到為社會提供檔案信息促進現代化建設的目的。

2.按照全宗進行檔案整理，對其科學管理有著重要的組織作用。全宗要同其構成者之間進行統一，應當與任何其他全宗構成者有嚴格界限。按照這一原則，在檔案管理中，只有嚴格按照全宗間的界限去區分全宗，確定全宗內的類別，進行編目、鑒定，統計等工作，才能科學地劃分類別和鑒定，合理地編目和準確地統計。如果不堅持這一原則，全宗劃分不正確，或者把一個立檔單位的文件人為地分成幾個全宗，那么分類以及類、項、目的等級性與層次性必然發生混亂，接著也就無法進行編目、統計等工作，難以清晰地反映立檔單位的整個面貌。檔案的保管和檔案價值的鑒定，也應以全宗為單位?？梢哉f，全宗對檔案管理具有一種不可能少的組織和協調作用。

作者簡介：田志興，齊齊哈爾市檔案局。