企業(yè)辦公室精細(xì)化管理措施研究

劉丹 王陽飛

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）8-096-01

摘 要 企業(yè)辦公室是負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部所有文件處理，下達(dá)最終生產(chǎn)任務(wù)的工作崗位。作為企業(yè)的核心運(yùn)營(yíng)部門，企業(yè)辦公室隨著企業(yè)生產(chǎn)的多元化也需要做出精細(xì)化的工作管理。以提升企業(yè)對(duì)生產(chǎn)力的控制程度，完善企業(yè)的組織協(xié)調(diào)能力，提高企業(yè)對(duì)于生產(chǎn)的管理水平為目標(biāo)不斷奮斗。本文主要圍繞企業(yè)辦公室精細(xì)化管理措施研究展開論述討論。

關(guān)鍵詞 企業(yè)辦公室 精細(xì)化管理 路徑探究

企業(yè)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大讓很多企業(yè)呈現(xiàn)出了多元化生產(chǎn)多元化發(fā)展的趨勢(shì)，然而傳統(tǒng)的辦公室管理不足以支持企業(yè)多元化生產(chǎn)的大綱制定需求，如何合理進(jìn)行企業(yè)辦公室精細(xì)化管理，提高企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)效率已經(jīng)成為當(dāng)下企業(yè)辦公室研究問題的重中之重，接下來將列舉分析一些合理可行的企業(yè)辦公室經(jīng)濟(jì)化管理措施，為之后的企業(yè)多元化發(fā)展提供一定的理論基礎(chǔ)。

一、明確員工職責(zé)，建立賞罰機(jī)制

在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室日常工作中，由于生產(chǎn)任務(wù)的單一，員工的職責(zé)概念十分模糊。通常是生產(chǎn)任務(wù)往往以少數(shù)人為核心，制定資源統(tǒng)籌分配計(jì)劃，其余人麻木跟隨，一旦出現(xiàn)核心員工無法根據(jù)最新生產(chǎn)任務(wù)調(diào)整資源調(diào)配任務(wù)的情況，就會(huì)使得生產(chǎn)周期延長(zhǎng)或者生產(chǎn)失敗。因此這需要企業(yè)明確辦公室員工的職責(zé)，建立賞罰機(jī)制。

例如在石油企業(yè)中，企業(yè)生產(chǎn)長(zhǎng)周期、不間斷生產(chǎn)，所以企業(yè)辦公室人員不可能按照傳統(tǒng)的辦公思路進(jìn)行單一的資源調(diào)配。這需要企業(yè)辦公室將生產(chǎn)任務(wù)的制定細(xì)分到個(gè)人，實(shí)施員工業(yè)績(jī)考核制度。例如由辦公室主管制定出每個(gè)員工每天應(yīng)該負(fù)責(zé)的工作模塊，在工作地點(diǎn)布置工作記錄打卡表，當(dāng)員工提前完成任務(wù)時(shí)，不能按時(shí)完成當(dāng)天任務(wù)的同事，可以請(qǐng)求他人幫助，然后進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁p罰機(jī)制處理。例如，幫助他人的同時(shí)業(yè)績(jī)考核將會(huì)得到高分，而不能完成當(dāng)天工作任務(wù)的同事會(huì)在薪資方面得到相應(yīng)的處罰，這樣的賞罰機(jī)制配以明確員工的職責(zé)，讓每個(gè)員工都能夠清除自己的個(gè)人業(yè)務(wù)，提升自我的工作能力，在自我任務(wù)完成的前提下主動(dòng)幫助業(yè)務(wù)困難的同事，從而實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)辦公室高效管理，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。

二、建立辦公室溝通機(jī)制

在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室運(yùn)維過程中，通常是辦公室的主要負(fù)責(zé)人有著絕對(duì)的生產(chǎn)任務(wù)調(diào)配權(quán)力，在所有辦公室的業(yè)務(wù)流程中，通常采取下對(duì)上的直接命令，這樣的溝通機(jī)制限制了辦公室發(fā)現(xiàn)自身缺陷，通常在一線負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)的辦公室人員會(huì)發(fā)現(xiàn)在最開始的策劃中很多地方與實(shí)際不符，但是由于一線的辦公室人員缺少相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，就很可能會(huì)使得生產(chǎn)任務(wù)失敗。因此在企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的生產(chǎn)過程中，需要建立起完善的辦公室溝通機(jī)制，從而讓辦公室的上下層能夠直接聯(lián)系，進(jìn)而共同處理一線的生產(chǎn)問題。

以企業(yè)的物流配送為例，辦公室在最先下達(dá)的物流配送往往是根據(jù)正常時(shí)間，天氣以及物流配送流程為策劃根本，然而在現(xiàn)實(shí)的物流配送中總會(huì)發(fā)生不可抗的問題，例如交通堵塞導(dǎo)致運(yùn)輸車不能按時(shí)到達(dá)，這個(gè)時(shí)候就需要企業(yè)辦公室人員進(jìn)行內(nèi)部討論，如果此次的物流運(yùn)輸十分急切，那就要辦公室人員總結(jié)出全部的運(yùn)輸路線，從內(nèi)部資源開始審核，任命出適合進(jìn)行物流配送的相關(guān)人員，確保物流配送任務(wù)的及時(shí)完成。通過建立辦公室完善的溝通機(jī)制能夠在生產(chǎn)運(yùn)輸過程中解決實(shí)時(shí)問題，從而確保企業(yè)生產(chǎn)周期的準(zhǔn)確性，是一次優(yōu)秀可行的企業(yè)辦公室精細(xì)化管理措施探究。

三、合理應(yīng)用管理資源，落實(shí)辦公室管理工作

企業(yè)內(nèi)部資源是復(fù)雜多樣的，因此企業(yè)內(nèi)部設(shè)置了各種管理部門進(jìn)行資源分配，然而對(duì)于辦公室做出企業(yè)的資源分配任務(wù)，各級(jí)管理部門并不能完全落實(shí)。其原因往往是因?yàn)檗k公室對(duì)于企業(yè)資源的實(shí)時(shí)存儲(chǔ)量沒有足夠的把握，因此這要求企業(yè)辦公室能夠合理應(yīng)用管理資源，讓各級(jí)管理部門落實(shí)辦公室管理工作。

以企業(yè)內(nèi)部人力資源調(diào)配為例，辦公室往往因?yàn)閷?duì)于員工個(gè)人能力的不清晰從而與各級(jí)管理部門產(chǎn)生矛盾。例如在辦公室組織的一次企業(yè)員工實(shí)習(xí)中，某位員工在倉庫管理實(shí)習(xí)中取得了優(yōu)秀的成績(jī)，倉庫管理員需要這位員工長(zhǎng)期留駐倉庫協(xié)助倉庫管理，然而企業(yè)辦公室并沒有與相關(guān)人事部門進(jìn)行認(rèn)識(shí)調(diào)配工作交流，所以不會(huì)按照倉庫管理部門的意愿留下有能力的員工從而引發(fā)企業(yè)的內(nèi)部矛盾，因此這需要企業(yè)辦公室在精細(xì)化管理的環(huán)境下，完善辦公室對(duì)外工作接口，在人事資源調(diào)動(dòng)方面要與人事部進(jìn)行業(yè)務(wù)交互聽取其意見，在生產(chǎn)計(jì)劃變更前要與企業(yè)ERP部門進(jìn)行交互等等。只有這樣，才能將企業(yè)內(nèi)部的重要信息進(jìn)行實(shí)時(shí)匯總，從而做出正確的企業(yè)資源分配方案。

因此可以看出，合理應(yīng)用管理資源是企業(yè)辦公室精細(xì)化管理過程中的重中之重，只有對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理資源進(jìn)行統(tǒng)一的整合調(diào)用，才能落實(shí)辦公室管理工作，增加企業(yè)的內(nèi)部效益，是一次優(yōu)秀可行的企業(yè)辦公室精細(xì)化管理措施探究。

四、結(jié)語

根據(jù)以上論述我們不難看出，企業(yè)辦公室在整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)統(tǒng)籌調(diào)配中占據(jù)著重要地位，企業(yè)只有落實(shí)企業(yè)辦公室精細(xì)化管理，合理調(diào)用企業(yè)生產(chǎn)資源，才能夠在多元化時(shí)代順應(yīng)潮流，完成自身的多元化生產(chǎn)轉(zhuǎn)型，從根本上提升企業(yè)的生產(chǎn)效率，從而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定的經(jīng)濟(jì)效益。

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