“互聯網+”時代下應用型秘書人才培養探析

□李 濤 拾景欣

當今時代互聯網幾乎與所有的行業交織在一起，各行各業中許多的應用與服務都在漸漸被互聯網改變著，秘書工作也不可避免地與互聯網多方位掛鉤。社會對秘書人才職業能力的要求越來越高，因而秘書人才需要做出改變， 不僅要具有傳統秘書人才應具備的職業能力，還要培養互聯網+時代下所必須具備的職業能力，只有這樣才能滿足這個社會的需要。

一、傳統秘書人才應具備的職業能力

1.表達能力。表達能力在秘書能力結構中占有非常重要的地位，秘書工作時時處處都離不開言語交流。當領導讓秘書傳達命令給下屬時，好的表達能力能夠讓秘書在很短的時間內把命令傳達給下屬，并且讓下屬快速執行起來。當下屬有什么情況需要請示領導時，好的表達能力能夠讓秘書輕松組織好語言并向領導說明發生的情況，做出最正確的判斷和指令。缺乏表達能力，秘書不可能成為領導與下屬良好的溝通橋梁，反而會成為領導與下屬溝通的阻礙， 讓本來容易的事情變得復雜棘手，因此，良好的表達能力是秘書必須具有的職業能力。

2.社交能力。工作性質和業務范圍決定了秘書要面對各種各樣的人際關系，這就要求秘書必須善于和人打交道、具有良好的人際交往能力。秘書是領導與下屬之間溝通的橋梁，如秘書不能很好地處理人際關系，當想要去完成一件事情時，會發現周圍的人和事往往不太配合，有的反而會制造一些麻煩，這使得秘書的工作變得非常困難，導致領導吩咐的任務無法完成。因此，良好的社交能力是秘書工作順利完成的保障。

3.協調能力。協調是管理職能之一，是秘書必備的一項能力。秘書的協調能力包括三個方面：一是協調自己與領導關系的能力；二是協調領導之間及領導所參與活動的能力；三是協調部門之間關系的能力。在日常工作中，秘書要與各種各樣的人接觸，會遇到不同性格的人，如何與這些人相處就需要秘書具備良好的協調能力。

4.計劃組織能力。秘書作為領導的助手，當領導下達命令時，往往需要秘書去進行計劃，組織工作人員去執行命令。良好的計劃組織能力能夠使秘書工作得心應手，例如當領導要秘書去安排會議時，計劃組織能力較強的秘書會把所有事情都安排得井井有條，讓會議完美地進行。沒有良好的計劃組織能力，就會覺得任務艱難，不知道從什么地方開始著手，需要安排哪些工作人員去做哪些事。因此，計劃組織能力同樣是秘書必須具備的能力。

5.辦事能力。秘書是為領導打點各種事情的人員，秘書的許多工作實際上就是處理一些繁瑣的事務，如日常值班、辦文辦會、信訪接待、辦公環境管理等。現在社會組織管理工作十分講究效率，所以較強的辦事能力是對秘書的基本要求，秘書需要良好的辦事能力才能把許多繁雜的事務和工作處理得有條不紊，并能夠高質量地完成任務。較強的辦事能力能夠讓秘書獨當一面，妥善處理緊急情況，把損害降到最低。

二、“互聯網+” 時代下應用型秘書人才應具備的職業能力

1.智能化辦公設備操作能力。隨著科技的不斷進步與發展，各類辦公設備不停換代更新，尤其是互聯網技術的融入，使各類辦公設備的功能得到了很大完善。由于融入互聯網技術的各類辦公設備有著傳統辦公設備無可比擬的巨大優勢， 開始迅速在秘書工作中應用起來，傳統的辦公設備操作能力已經滿足不了當今秘書工作的需求。當今秘書常用的辦公設備已經漸漸地轉變為投影儀和視頻系統等， 這些互聯網智能化辦公設備，能夠讓秘書更合理地利用各種信息，提高辦公效率。因此，秘書必須掌握智能化的辦公設備操作能力，才能更好地輔助領導開展工作。

2.辦公自動化平臺應用能力。近年來，辦公自動化平臺不斷推陳出新，并運用于秘書工作中，為企事業省去許多資源，縮短了時間和空間，提高了辦事效率，取得了非常好的效果。這些網絡平臺主要有電子郵件系統、辦公自動化系統、政務信息系統、政務短信平臺、協同辦公平臺、電子公文交換系統等。它們以多樣化的功能滿足了不同秘書對于工作的要求，已成為秘書工作重要的工具。以某企業使用的網絡管理平臺為例，它聚合了員工管理、訂單管理、線索錄入、售后服務四大功能。其中員工管理細分為部門權限管理、信息收發、即時通訊、定位考勤、任務發送、流程審批、工作日志等；線索錄入包括客戶信息管理、銷售管理、聯系客戶記錄、合同管理、銷售計劃提醒等；訂單管理包括項目階段管理、銷售統計查詢、銷售提成、文檔管理等；售后服務包括售后接待、售后記錄、派工、服務記錄、定期回訪提醒等。該網絡管理平臺的功能幾乎包含了秘書所需做的所有事情。作為秘書，需要具有良好的辦公自動化平臺應用能力，才能更有效地完成自己的工作，為領導和企事業更好地服務。

3.新媒體運營能力。新媒體是把網絡當做載體進行信息傳遞的一種媒介，與廣播、電視、報紙等一些傳統媒體最大的不同就在于它能夠自由地進行信息的傳遞和交互。到目前為止，“兩微一端”（微信、微博、客戶端）是和秘書工作最密切相關的新媒體。新媒體能夠快速有效地傳遞企事業需要讓外界了解的事情，并且還能夠和服務對象進行雙向的交互。可以說新媒體已經變成了當下最為火熱的信息傳遞方式，有著自己獨特的地位。因此，秘書需要掌握必要的新媒體運營能力，才能促進企事業更好地發展。

4.快速化收集與選擇信息能力。隨著互聯網+時代的到來，秘書需要接收的信息變得更多更雜，不僅需要面對大量的紙質信息，各種公文和文件等；還要面對更多的電子信息，像電子郵件、QQ、微信及電腦上的各種信息。要對這么多的信息進行及時的收集與選擇，這對于當今秘書來說是一種考驗，如果秘書還用以前那一套收集與選擇信息的流程，是不能夠做到對這么多的信息進行有效處理的，信息講究實效性，受益的永遠是及時掌握信息的人。秘書需要具備快速化收集與選擇信息的能力，才能為領導提供及時信息，作出最正確的決定。

5.應變能力。應變能力是指面對環境的變化能夠靜下心來妥善解決問題的能力。網絡時代社會瞬息萬變，工作生活中經常會有一些讓人意想不到的緊急情況發生，應變能力會讓秘書在自己周邊環境和周邊情況發生改變時及時覺察，并針對改變迅速作出正確的調整，以適應改變。應變能力能夠讓秘書的思維變得敏捷，全面獲取到出現的新問題、新情況，并能及時作出分析；能夠讓秘書在緊急情況發生時，具有沉著冷靜的心理素質，把控住自己的情緒，對情況做出快速的分析和判斷，并果斷采取有效的應對方法，因此，秘書需要養成隨機應變的能力。

6.更強的學習能力。互聯網+時代是一個很好的時期，它給人們的工作生活帶來很多便利，同時這也是一個很繁瑣的時期，它也帶給了人們很大的挑戰。人們必須隨時適應它帶來的各種變化，跟上它的步伐，才能適應這個社會， 秘書人才這個職業也是如此。互聯網+時代給秘書帶來了太多新的變化， 太多需要學習的東西，秘書需要快速學習這些新知識，如果不能夠很好地學習運用的話， 是跟不上時代步伐的。互聯網+時代的秘書人才還需要有著較強的學習能力，才能把自己的工作做得更出色。

三、結語

互聯網+時代社會對應用型秘書人才職業能力的要求越來越高，秘書人才要用積極的心態主動汲取新的知識，掌握各種新的技能，還要能夠勇挑重擔，在實踐中磨礪自己，要善于把理論與實踐結合起來，通過實踐來驗證自己所學的知識。秘書人才要能夠放下身段，主動實踐并且勤于實踐，不斷提升自身的職業能力。同時秘書人才要養成平心靜氣、冷靜思考的習慣，勤于總結反思，最大限度地提高自身的能力水準。一個好的秘書，在互聯網+時代一定是能力全面能夠獨當一面的人，是能夠為領導分憂解難的人，也必定是一個能夠跟上時代步伐的人。