高校文科實驗室信息化管理系統(tǒng)的探究

邱 坤，顧亦然，魏 莉

（1. 南京郵電大學(xué) 社會與人口學(xué)院，江蘇 南京 210023；2. 南京郵電大學(xué) 信息化建設(shè)與管理辦公室，江蘇 南京 210023）

實驗室是高校開展實踐教學(xué)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)的重要場所。如何運(yùn)用信息化手段管理實驗室，為師生的實踐教學(xué)提供更好的服務(wù)，將學(xué)生學(xué)習(xí)知識、深度參與課堂、體驗實踐三者融為一體是實驗室建設(shè)的關(guān)鍵。本文針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題，結(jié)合自身信息化建設(shè)與管理的工作經(jīng)驗，提出構(gòu)建高校文科實驗室信息化管理系統(tǒng)的想法，并介紹了期望實現(xiàn)的功能目標(biāo)。

1 文科實驗室存在的主要問題

（1）實驗課排課程序繁雜，缺乏便捷的預(yù)約機(jī)制。每學(xué)期末安排下學(xué)期實驗課的課表，傳統(tǒng)做法是以系為單位向管理員報送課表，由管理員人工協(xié)調(diào)時間。從發(fā)布報課通知到最終課表核定往往要一個月。而實踐教學(xué)作為理論教學(xué)的補(bǔ)充，隨著學(xué)期中理論教學(xué)的深入推進(jìn)，實驗課安排也會有一些時間上的調(diào)整，由于缺乏動態(tài)更新的實驗室使用情況公開展示，教師想預(yù)約實驗室做專題演練或者仿真實訓(xùn)，也需要和管理員反復(fù)溝通，匹配時間，非常不便。

（2）實驗室利用不夠充分。實驗室沒有充分利用主要體現(xiàn)在“質(zhì)”和“量”兩方面。首先是“質(zhì)”，很多文科教師在實踐教學(xué)時，通常只在白板上寫寫板書，或者指導(dǎo)學(xué)生在網(wǎng)上查查資料，完全沒有運(yùn)用到實驗室平臺資源來進(jìn)行理論教學(xué)的實訓(xùn)；其次從“量”的角度，理論課程多是安排在白天，學(xué)生普遍反映，希望實驗室在晚間或者周末也能夠開放。傳統(tǒng)實驗室管理主要采用人工管理方式，開放登記都是紙質(zhì)簽到冊形式[1]。而管理員多屬于教輔崗，編制數(shù)量有限，經(jīng)常是一人要負(fù)責(zé)兩間實驗室的管理以及實踐教學(xué)相關(guān)工作，很難做到實驗室晚間或周末經(jīng)常性的開放。安排學(xué)生來開關(guān)門的話，實驗室安全又得不到保障。

（3）紙質(zhì)工作流程繁瑣。在信息化技術(shù)如此發(fā)達(dá)的時代，實驗室很多工作流程還需要紙質(zhì)化流轉(zhuǎn)，無形中增加了不少工作量。比如說實驗室開放項目的申報工作，傳統(tǒng)做法是：管理員在接到實驗室建設(shè)處發(fā)布的開放實驗項目申報通知后，通過各系主任轉(zhuǎn)發(fā)給系里教師，待教師填完紙質(zhì)申請表且簽字后，匯總給系主任，再統(tǒng)一交給管理員，請實驗院長簽字后，提交實驗室建設(shè)處。整個流程都是管理員手動完成，往往到了截止時間材料還沒有收齊，需要管理員和系主任再三催促。遇上教師或?qū)嶒炘洪L出差，簽字也很不方便。類似的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)工作流程還有很多，極大地影響了工作效率。而紙質(zhì)臺賬統(tǒng)計耗時，也不便于各項數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計，年終核算教師實踐教學(xué)工作量也很不便[2]。

（4）用戶系統(tǒng)信息查詢不便。現(xiàn)在高校越來越重視實踐教學(xué)，相關(guān)的工作系統(tǒng)也比較多，包括：大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃智能管理系統(tǒng)、畢業(yè)設(shè)計系統(tǒng)、“中國知網(wǎng)”大學(xué)生論文檢測系統(tǒng)、知識競賽申報系統(tǒng)。這4項工作現(xiàn)已有了成熟的系統(tǒng)，但由于是每年進(jìn)行一次，因此很多教師、學(xué)生會忘記密碼。鑒于隱私以及安全的考慮，不能統(tǒng)一公開告知。因此這些工作開始之初，會有大量的查詢密碼申請，教師都認(rèn)識還算好，電話、微信溝通即可，學(xué)生則須要持證件到現(xiàn)場辦理查詢，非常不方便。

2 問題成因分析

文科實驗室的管理具有其特殊性。相較于理工科，文科師生信息化素養(yǎng)略欠缺，對實驗課的重視程度也不夠。而排課程序繁雜、缺乏便捷的實驗室預(yù)約方式、用戶系統(tǒng)信息查詢不便等不利因素更是會影響師生使用實驗室的積極性。究其原因，主要是由于實驗室信息化程度不高，管理手段落后，未能有效利用信息化手段實現(xiàn)實驗室的日常管理[3]，導(dǎo)致管理效率低下，管理員大量精力用于與師生間的溝通和協(xié)調(diào)、紙質(zhì)文件的收集和提交、實驗室的開關(guān)門及打掃衛(wèi)生等繁雜的事務(wù)性工作，缺乏對工作經(jīng)驗、教訓(xùn)的總結(jié)和思考，沒有及時與上級領(lǐng)導(dǎo)就實驗室管理制度的完善進(jìn)行溝通，疏于對實驗室先進(jìn)管理技術(shù)的學(xué)習(xí)、實驗室軟件應(yīng)用平臺的提升和實驗案例的更新。繁雜的重復(fù)性工作極易造成管理員的倦怠情緒，不利于實驗室的建設(shè)和發(fā)展，影響實踐教學(xué)的質(zhì)量。

3 實驗室管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及預(yù)期實現(xiàn)功能

針對我院實驗室工作現(xiàn)狀，結(jié)合學(xué)院的實際情況，通過與我校信息化建設(shè)與管理辦公室溝通，采取以信息化技術(shù)為手段[4]，輔以實踐教學(xué)管理方式的改進(jìn)，構(gòu)建實驗室信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖如圖1所示[5]。

圖1 實驗室管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

系統(tǒng)分為管理員、教師、學(xué)生三種用戶角色。管理員可以管理用戶賬號和門禁，發(fā)布公告以及定制OA流程；教師可以進(jìn)行實驗室預(yù)約；師生可以通過“信息查詢”獲得與自己相關(guān)的實踐教學(xué)信息以及實驗室安排表，還可以通過“網(wǎng)盤”及時保存資料，避免出現(xiàn)文檔被實驗室電腦的還原系統(tǒng)弄丟或者u盤落在實驗室的情況。下面就重點功能目標(biāo)進(jìn)行闡述。

3.1 實驗課排課及預(yù)約

經(jīng)過走訪調(diào)研，發(fā)現(xiàn)并沒有現(xiàn)成的實驗室排課系統(tǒng)，因為它是建立在避開理論課程安排時間基礎(chǔ)上的。系統(tǒng)需通過技術(shù)手段與教務(wù)系統(tǒng)對接，導(dǎo)入學(xué)院師生理論課程安排表，使得選課教師登錄實驗課排課系統(tǒng)后只能看到自己剩余可選的時間段，采取先到先得原則，已被選定的時間段自動對后面的教師變?yōu)椴豢蛇x項。這樣做使得教師選課變得簡單清晰，不需要反復(fù)比對自己的理論課表以及實驗課授課班級學(xué)生的理論課表，也省去了與管理員來回溝通的過程。如果有課程調(diào)整，教師也可以在系統(tǒng)中申請，備注事由，提交管理員審核。出于實驗室管理安全考慮，預(yù)約實驗室的權(quán)限只賦予教師[6]，學(xué)生如有需求，須以團(tuán)隊為單位通過任課教師申請，申請時必須備注實驗室使用事由，指定責(zé)任人，默認(rèn)是申請教師本人，也可指定其中一位學(xué)生，負(fù)責(zé)實驗室開關(guān)門、課后關(guān)閉電源、打掃實驗室等。為了便于統(tǒng)一管理，非特殊情況，常規(guī)設(shè)置每學(xué)期每位教師調(diào)課次數(shù)上限為3次。

3.2 采用智能門禁系統(tǒng)管理，提升實驗室利用率

改造實驗室門禁系統(tǒng)，通過校園卡進(jìn)行身份識別，采取兩種方式管理門禁權(quán)限：（1）管理員手動配置：添加實驗院長、實驗室主任等需要經(jīng)常出入實驗室人員的權(quán)限；（2）系統(tǒng)自動下發(fā)：師生通過管理系統(tǒng)的“信息查詢”模塊，獲取實驗室的實時使用安排。教師在預(yù)約實驗室成功后，系統(tǒng)在課程時間段內(nèi)將門禁權(quán)限下發(fā)給該教師及其指定學(xué)生的校園卡，課程結(jié)束后，權(quán)限自動釋放。通過智能門禁系統(tǒng)的啟用[7]，實現(xiàn)了實驗室晚間和周末的正常開放，有效提升實驗室利用率。

3.3 建立OA流程模板，減少紙質(zhì)臺賬

管理員通過“OA流程定制”模塊可自定義 OA流程，減少紙質(zhì)臺賬的流轉(zhuǎn)。比如將“實驗室開放項目的申報工作[8]”的流程設(shè)置為：管理員→系主任→教師→系主任→管理員→實驗院長。管理員在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)通知給系主任，轉(zhuǎn)給系里教師，教師填好電子材料后，回給系主任審核，通過后返給管理員匯總，再轉(zhuǎn)給實驗院長批示。這一系列操作都是在網(wǎng)上完成，每一個環(huán)節(jié)都設(shè)置有完成的時間節(jié)點，接收人也會同步收到系統(tǒng)發(fā)送的手機(jī)短信提醒。最終完成后，匯總材料可以通過系統(tǒng)導(dǎo)出，方便查看教師的工作量以及學(xué)生的自主個性化學(xué)分情況[9]。學(xué)院乃至學(xué)校會有許多類似的工作流程，采用這種方式，可以實現(xiàn)無紙化辦公，更利于環(huán)保，大大提高了工作效率，電子材料也便于分類存檔。

3.4 實踐教學(xué)相關(guān)信息整合

管理員將實踐教學(xué)相關(guān)系統(tǒng)的用戶信息導(dǎo)出，整理后導(dǎo)入信息化管理系統(tǒng)。通過信息整合，師生可以自助查看自己的實驗課程安排、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃、畢業(yè)設(shè)計、競賽指導(dǎo)或參與情況以及各系統(tǒng)的密碼等實踐教學(xué)信息。學(xué)期末，管理員也方便統(tǒng)計教師工作業(yè)績點，測算完成后提交系統(tǒng)，供教師查閱核對自己的工作量。這項功能實現(xiàn)了將分散的信息進(jìn)行整合，方便統(tǒng)計和查詢。

3.5 實踐教學(xué)工作管理

實驗課排課及預(yù)約、智能門禁、OA流程定制及信息整合這4點都是通過信息化技術(shù)手段實現(xiàn)的，但光有技術(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要政策的支持。通過與院領(lǐng)導(dǎo)溝通，制定相應(yīng)的實踐教學(xué)管理規(guī)定，運(yùn)用技術(shù)手段來輔助管理，明確將實驗室開放時間的任課教師定為安全責(zé)任人，在此期間實驗室出現(xiàn)安全問題，任課教師需要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，由此來強(qiáng)化師生的安全責(zé)任意識。為保證OA流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，工作材料的及時提交，管理員發(fā)布通知及收集材料均設(shè)置時間節(jié)點，過時系統(tǒng)則無法提交，非特殊情況，不接受補(bǔ)交。隨著實驗室工作的深入開展，會有更多的新問題涌現(xiàn)，這就需要管理員細(xì)心發(fā)現(xiàn)，及時與分管領(lǐng)導(dǎo)溝通，用心思考辦法來更好地應(yīng)對。只有通過技術(shù)+管理的工作模式，才能更好地提升實驗室工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，文科實驗室信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)了以信息化技術(shù)的運(yùn)用以及實驗室管理規(guī)定的改進(jìn)，不斷優(yōu)化實驗室管理流程，提高實驗室的開放利用率、提升教學(xué)質(zhì)量及服務(wù)管理水平，使得師生預(yù)約實驗課、信息查詢等更方便，實驗室工作流轉(zhuǎn)更加順暢，將管理員從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，更好地投入到優(yōu)化實踐教學(xué)體系、提升文科師生的信息化意識及素養(yǎng)的工作中[10]。